年末調整とは？目的や必要書類、作成から提出までの流れを分かりやすく解説します

年末調整は、正社員、アルバイト、パートなど、会社が雇用する従業員の給与に関係し、会社が毎年手続きしている作業です。
従業員から様々な書類を集め、従業員が本来納めるべき税額を計算し、書類を作成して税務署や市区町村へ提出しています。

会社の担当者は年末調整が一体どのような流れで手続きされているのか体系的に理解されていますでしょうか。
年末調整の時期が近づいていますので、今回は年末調整の目的や計算方法、必要書類、作成から提出までの流れを解説します。

年末調整とは

給与を支払う際は、所得税や復興特別所得税の源泉徴収（いわゆる天引き）を行っています。
1年間に源泉徴収した所得税とその人が納めるべき所得税は必ず一致するわけではありません。

源泉徴収額はあくまで概算のため、各人の生活事情に応じた所得控除は考慮されていませんので、本来その人が納めるべき所得税を再計算する必要があります。
源泉徴収額と正確な所得税額を比較し、給与を受け取った人が税金を多く払っていた場合は差額を返金し、不足している場合はその分を徴収する調整作業を基本的にその年の最後である12月に行うため、「年末調整」と言われています。

ただし、次のケースに該当する人は、その年中の給与を受け取らなくなるタイミングで税額の調整を行い、過不足額の清算を行います。

• 海外転勤によって出国し、非居住者となった人
• 死亡により退職した人
• 12月に支給されるべき給与などの支払いを事前に受け取って退職した人
• パートタイマーなどの退職者で、その年中に支払いを受ける給与総額が103万円以下の人で、その年中に他社から給与を支給される見込みがない人

>>国税庁　年末調整のしかた

年末調整を適切に行わなかった場合の罰則

年末調整は、基本的には会社側の義務です。
もし年末調整を行わなかった場合は、以下のペナルティが課せられます。

年末調整を行わず、従業員から適切な金額を徴収しなかった場合

1年以下の懲役または50万円以下の罰金

年末調整を行ったが、その徴収額を納付しなかった場合

10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金、またはその両方

なお、年末調整をして納税したが、その納付金額が少なかった場合、会社に「過少申告加算税」や「延滞税」が別途かかります。

年末調整の計算の流れ

年末調整を行うために、会社は毎年11月頃から従業員に、書類の提出や申込書の記入をお願いします。
回収後は提出書類に基づき年末調整の計算を行い、12月もしくは1月の給与で過不足額の調整をします。
最後に、税務署に従業員の所得税を納めるという流れです。
計算方法の具体的な流れは以下のとおりです。

1. その年の1月1日から12月31日までの間に支払うべきことが確定した給与の合計額から給与所得控除の額を差し引きます
2. 扶養控除などの所得控除の金額を計算し、その額を差し引きます
3. 2で計算した金額の1,000円未満を切り捨て、該当する所得税率を掛けて税額を計算します
4. 住宅借入金特別控除などの税額控除がある場合には3.の税額からこれを差し引きます
5. 4で計算した金額に102.1%を掛けて100円未満を切り捨てた金額がその人が納めるべき所得税額です

（ 収入 － 必要経費 － 所得控除 ）× 所得税率 ＝ 所得税
　所得税 － 税額控除 ＝ 納付税額

支払うべき給与の額は会社で把握しているので、従業員に確認しなければならないのは扶養控除などの所得控除の内容と住宅借入金特別控除などの税額控除の項目です。
これらは従業員に書類を準備してもらう必要があります。

年末調整は所得税の金額を計算しますが、この結果は住民税にも連動します。
正しく計算しないと住民税額にも影響しますので留意しましょう。

年末調整の所得控除の手続きに必要な書類

1.給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

会社から給与の支払いを受けている従業員（以下、給与所得者）が、配偶者控除、扶養控除、障害者控除、寡婦控除、寡夫控除、勤労学生控除といった各種所得控除の適用を受ける場合に記入が必要な書類です。
上記の所得控除がいずれも適用されない場合も、氏名、住所、マイナンバーなどを記入して会社に提出するのが一般的です。

>>国税庁　給与所得者の扶養控除等の（異動）申告

2.給与所得者の配偶者控除等申告書

給与所得者が、配偶者控除または配偶者特別控除の適用を受ける場合に記入が必要な書類です。
これまで、給与所得者の配偶者控除等申告書という書類はありませんでしたが、平成30年4月からの配偶者控除の法改正によって、平成30年から新たに提出が必要となりました。
>>国税庁　給与所得者の配偶者控除等の申告

3.給与所得者の保険料控除申告書

給与所得者が、生命保険料控除、地震保険料控除、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除といった各種保険料控除の適用を受ける場合に記入が必要な書類です。
毎年秋頃に、従業員本人が加入している保険会社などから郵送されてくる保険料控除証明書を申告書に添付して提出してもらいます。

>>国税庁　給与所得者の保険料控除の申告

まとめ

今回は年末調整の概要を解説しましたが、いかがでしたでしょうか。
年末調整をスムーズに行うには、会社は従業員に対し、早めに書類提出のアナウンスをすることが大切です。

また、従業員は本人が受けるべき控除の書類を漏れなく準備し、提出することが、最終的には本人のためになることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
年末調整に何が必要で、何をやるべきかをきちんと把握し年末調整を適切に行い、従業員が安心して働けるようにしていきましょう。