今こそ勤怠管理の見直しを！タイムカードの不正打刻解消法とは？

タイムレコーダーによる勤怠管理では、「不正打刻」が行われることがあります。これまでも、多くの会社で様々な不正打刻解消法が行われてきましたが、「これだ」という方法は見つかりませんでした。しかし、今では、不正打刻の解消に大きな効果をあげる方法が開発されています。それは、どのような方法なのでしょうか？

タイムカードの不正打刻　～そのパターンとリスク～

まず、タイムカードの不正打刻には、どのようなパターンがあるのか整理してみましょう。

1.職場の同僚に打刻してもらうパターン

遅刻しそうなとき、すでに出社している同僚に自分のタイムカードを打刻してもらう、あるいは、残業代を増やすために自分よりも遅く退社する同僚にタイムカードを打刻してもらう等の不正行為です。
いずれの場合も、会社は、実際には働いていない時間の分まで賃金を支払うことになります。

2.従業員が退社時間よりも前にタイムカードを打刻してしまうパターン

会社が定めた残業時間の上限を超えそうなときに、タイムカードに「退社」の打刻をしてから仕事を続けるパターンです。
従業員が自分の判断で行う場合と、上長の指示により行われる場合の2通りがあります。
後日、その従業員から「本当の退社時間を申告するので残業代を支払ってほしい」という請求が行われたり、その従業員が健康を害した場合に「違法な残業を強制された」という訴訟を起こされたりするリスクがあります。

1.のパターンは、タイムカードで勤怠管理を行っている会社では、昔から問題になっていた不正打刻です。
近年、携帯電話で同僚同士が直接連絡をとりあえるようになったため、容易に不正を行うことができ、これまで以上に人事担当者を悩ませる問題になっています。

2.のパターンは、最近、頻繁に問題にされるものです。
この不正打刻が行われると、会社は、本当の退社時間を記録に残していない状態になります。
そこで過重労働が絡むトラブルが発生すると、会社は、長時間労働をさせていたことに加えて、正確な労働時間を把握していなかったことも労働基準監督署から指摘され、使用者責任が問われる大問題になってしまいます。

これまでの不正打刻の解消方法は、あまり効果がない

不正打刻を解消する方法として、これまでは次のような取り組みが行われてきました。

1. 不正打刻を制裁の対象として、就業規則にその旨を明示する
2. 不正打刻に関する内部通報制度を設ける
3. 人事部が職場を巡回し、正しく打刻されているかどうかの抜き打ち検査を行う

「1.制裁対象とする方法」や「2.内部通報制度を設ける方法」は、昔から行われてきましたが、あまり効果は認められません。不正打刻は、同僚同士の仲間うちで行われていたり、職場ぐるみで行われていたりすることが多いため、制裁措置や内部通報等を講じても効果が不十分です。

「3.抜き打ち検査」は、ある程度の効果は期待できます。
しかし、これを行うと、「会社から信用されていない」と感じた従業員がモチベーションを低下させるという弊害が出てきてしまいます。
したがって、抜き打ち検査はたまにしか行うことができず、それでは不正打刻を解消するまでには至らないのです。

タイムカードの弱点を克服する、新しい勤怠管理

このように、これまでの方法では、不正打刻を抜本的に解消することはできませんでした。

そもそも、タイムカードによる勤怠管理は、「他人の打刻ができてしまう」「日々の労働時間をリアルタイムで集計できない」という、2つの弱点を抱えており、その弱点が不正打刻を発生させる要因になっています。
したがって、不正打刻を解消するためには、タイムカードの弱点を克服できる、新しい勤怠管理に移行しなければなりません。

1つめの弱点を克服するには、例えば、本人のＩＤカードやスマホから出社・退社時刻を登録する仕組みへ移行することが必要です。

2つめの弱点を克服するには、たとえば、日々の出退社の時刻をデータとして情報システムなどに取り込み、リアルタイムで集計し、職場で残業時間を閲覧できる仕組みに移行することが必要です。

実は、タイムカードに退社の打刻をしてから残業する「隠れ残業」は、勤怠の締め日近くになったら労使協定で定めた残業時間の上限を超えてしまうことに気がついた上長または本人が、不正行為と分かっていながらも仕方なく行う、というケースがたいへん多いのです。
職場で日々の労働時間をリアルタイムでチェックし、普段から残業時間の上限を超えないように注意していれば、隠れ残業は大幅に減り、不正打刻は解消されます。

そこでおすすめしたいのが、勤怠管理クラウドサービスを使うこと。
なかでも「CLOUZA」は、本人のＩＤカードやスマホから出社・退社時刻を登録すること、そして打刻したデータをリアルタイムで集計、閲覧することが可能であり、タイムカードが抱える弱点を克服した、新しい勤怠管理を実現します。

皆さんの会社も、タイムカードの不正打刻によって、賃金の水増し請求が行われている状態、あるいは、従業員の労働時間を適正に把握できていない状態に陥っているかもしれません。
今こそ、「CLOUZA」を活用して、勤怠管理を見直していくことをおすすめします。