CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

最近、「在宅勤務」が世間で話題になっています。育児や介護をしている従業員にとって、自宅で働ける在宅勤務は魅力的な働き方です。

しかし、在宅勤務は運用方法を誤ると、長時間労働や仕事の質の低下などデメリットばかりが目立ってしまうこともあります。

今回は、導入時の課題の1つとして挙げられる「適正な労働時間の管理」に焦点をあてつつ、ここでは在宅勤務のメリットとデメリットの回避策について解説します。

【関連ページ】

 

在宅勤務とは?時間や場所にとらわれない柔軟な働き方

「在宅勤務」とは、パソコン、インターネット、電話、ファックスなどで会社と連絡をとりながら、自宅で仕事を行うことをいいます。

国土交通省「2014年度テレワーク人口実態調査」によれば、「週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー」の数は約220万人、全労働者に占める割合は3.9%でした。
この調査が行われた時点では、在宅勤務はあまり普及していませんでしたが、最近大手企業が相次いで導入を公表したため、世間の注目を集めるようになっています。

 

自宅で仕事をする在宅勤務がもたらすメリットとデメリット

在宅勤務には、従業員と会社共に次のようなメリットがあります。

<従業員にとってのメリット>

  • 自宅で育児や介護などをしながら仕事ができる
  • 通勤にかける時間を家事や仕事に有効に使うことができる

<会社にとってのメリット>

  • 育児や介護による優秀な人材の流出を回避が期待できるオフィス管理費や通勤手当などのコスト削減が期待できる

一方で、管理者が近くにいない状態で仕事をするため次のようなデメリットが指摘されています。

<従業員にとってのデメリット>

  • 夜遅くまで仕事をしてしまい、長時間労働になりがち
  • 仕事と家事の切り替えが難しく、職場での作業と比べると仕事の能率が落ちる

<会社にとってのデメリット>

  • 労働時間の管理が困難になる
  • 仕事の進捗管理や細かい指導が困難になり、仕事の質が低下する可能性がある
  • 情報漏えいリスクが高まり、セキュリティを担保するためのシステム構築のコストがかかる

さまざまなメリットがある在宅勤務は、従業員、会社共に魅力的な制度です。

しかし、在宅勤務の導入、円滑な運用を行うには、問題が生じないように対策を立てることが必要となります。
デメリットを回避するために、在宅勤務での労働時間の管理方法について考えていきましょう。

 

在宅勤務者の労働時間管理は自主管理が基本

在宅勤務では、「管理者がその場にいないこと」「(出社・退社という概念がないため)始業、終業時刻を本人の申告に頼るしかないこと」など、通常勤務とは異なる労働時間管理が必要になります。

一般的に、在宅勤務者には、「フレックスタイム制」や「事業場外のみなし労働時間制」などが適用されます。

どのような制度が適用されるにしても、その場に管理者がいない以上、日々の労働時間は在宅勤務者が自主管理することが基本となります。

 

労働時間管理の注意点。在宅勤務者の仕事の裁量を適切かつ明確にすること

在宅勤務を進める上で、在宅勤務者に労働時間の管理を全面的に任せてしまうと、長時間労働に陥りやすいため注意が必要です。

在宅勤務者には、仕事と家事の切り替えが難しいことから、結果として労働時間が大幅に増えてしまいがちです。
また、育児・介護をしている在宅勤務者の場合、仕事に集中できなかった昼間の分を取り戻すために、夜遅くまで仕事をすることが当たり前になってしまいます。

このようなことから長時間労働に陥り、心身の健康を害してしまう在宅勤務者は少なくありません。

 

注意が必要な在宅勤務者の労働基準法

在宅勤務者に対しても、労働基準法は適用されます。

長時間労働などにより健康を害してしまった場合、会社は責任を問われます。
「自宅で仕事をしていたのだから、会社としては労働時間を管理しようがない」という言い訳は一切通用しません。

自宅で在宅勤務を行う際の留意点について考えていきましょう。

1.労働条件の明示
事業主は労働契約締結に際し、就業場所を明示する必要があります(労働基準法施行規則5条2項)。
在宅勤務の場合には、就業場所として従業員の自宅を明示する必要かせあります。
2.労働時間の把握
使用者は、労働時間を適正に管理するため、従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録しなければなりません。
(労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準・平成13.4.6基発第339号)
3.業績評価・人事管理等の取り扱い
業績評価や人事管理について、会社へ出社する従業員と異なる制度を用いるのであれば、その取扱い内容を丁寧に説明しておく必要があります。
また、就業規則の変更手続きが必要となります。(労働基準法89条2号)
4.通信費・情報通信機器等の費用負担
費用負担については、あらかじめ決めておく必要があります。
なお、在宅勤務等を行う従業員に通信費や情報通信機器等の費用負担をさせる場合には、就業規則に規定する必要があります。
5.社内教育の取扱い
在宅勤務等を行う労働者について、社内教育や研修制度に関する定めをする場合にも、当該事項について就業規則に規定しなければなりません。

 

在宅勤務管理者の労働時間を管理するポイント

在宅勤務は、通常勤務よりも厳格な労働時間管理が必要になります。
次の2つのポイントを押さえることにより、円滑に在宅勤務を管理することができるようになります。

1.始業・就業時刻の報告を含めた労働時間の管理
始業・就業時刻の報告や記録の方法を予め決めておきます。
始業・終業時刻の変更や所定時間中に業務を中断をすることを認める場合は、そのルールをあらかじめ決めることが必要です。
報告の方法(例):Eメール、電話、勤怠管理ツール(始業・終業時刻を管理できるシステム)、業務中に常時通信可能な状態
2.在籍・離席の確認
在籍・離席が確認されることによって、「勤怠の管理が難しい」という管理者の不安や、「テレワーク時に仕事をさぼっていると思われないか」「評価が下がるのでは」というテレワーク利用者である従業員の不安が軽減できます。
また、労働時間中に適正に業務が行われているかを管理することが必要な場合もあります。
企業によっては、目標管理制度が適正に運用され、テレワーク時の1日単位の業務の進捗状況の管理が必要でない場合や、職種によって必ずしも在席確認が適合しない場合もあります。
報告の方法(例):Eメール、労務管理ツール、業務中に常時電話ができる状態

 

在宅勤務におすすめする安心して利用できるシステムとは?

在宅勤務の導入、運用にあたっては、適切な労働時間管理を行うことができるシステムが必要となります。
具体的には、在宅勤務者が日々の労働時間を管理者に報告し、管理者がリアルタイムで勤怠データの確認ができるシステムが必要です。
とはいえ、在宅勤務者や管理者が勤怠管理に負担がかかるようなシステムは如何なものでしょうか?

勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」は、本人のスマホ等から業務開始・終了時刻を登録できること、また、登録したデータを管理者がリアルタイムで閲覧できることから、在宅勤務に適した労働時間管理を実現できます。

すでに在宅勤務を導入、運用方法として「社内ネットワークにログイン、ログアウトした時間を業務開始、終了時刻とする方法」を採用している企業もあります。
しかし、労務トラブルが発生した場合、労働基準監督署からは、ネットワークへのログイン・アウト以外の方法で集計した労働時間のデータの提出が求められます。

すでに在宅勤務を導入している会社も、これから導入を検討している会社も、「CLOUZA」を使ったシンプルかつ分かりやすい操作で適切な勤怠管理を行いましょう!

【関連ページ】

出典:写真素材ぱくたそ(www.pakutaso.com) モデル:暢子