CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

「どうやって、社員の労働時間を管理すればいいのだろうか・・・?」

新しい勤務形態や労働法、従業員数の増加や業務形態の変化などで、紙ベースやエクセルによる勤怠管理では、それにかかる作業時間や経費など多くの課題が発生します。
実際に勤怠管理についての必要性は認識しているが、それにかける時間や費用は抑えたい・・・。
会社の成長と共に従業員数が増えてくると、ますます勤怠管理は大きな悩みの種となってきます。

勤怠を効率的に管理するために、勤怠管理をパソコンでシステム化したいとお考えの経営者、人事労務担当者に、勤怠管理クラウドサービスとコストについて解説します。

 

クラウド勤怠管理は低コストで導入可能!中小企業やベンチャー企業におススメです!

紙を使用して勤怠管理をする場合、出勤時・退勤時・休憩時などの際に、紙の出勤簿に時刻を書き入れて勤務時間等を記録するのが一般的な方法です。
この場合、月に一度、勤怠の締め日が過ぎてから、事務担当者が従業員全員の出勤簿を回収し、出勤簿上のデータをエクセルなどに入力して勤務時間の集計をすることになります。

毎月の集計が手作業で行われるため、集計のための時間がかかり、集計ミスが発生する可能性がありますし、紙を保管するコストがかかるなど課題がたくさんあります。
タイムレコーダーに関しましても上記と同じと言えます。

EXCELで従業員が各自の勤怠時間を入力した場合でも、勤怠締め日後に、データの回収、入力記録のチェック作業が発生するので、業務が集中し忙しくなるのは同じです。
また、本人の自己申告作業によるため、毎日、勤怠を入力せずに、まとめて入力ししまうなど、その入力された時間の正確性が問題になることもあります。

自社に合わせた勤怠管理システムを開発する、もしくは、開発をシステム会社に依頼するとかなりのコストがかかります。また、勤怠管理用のソフトウェアを購入して自社のサーバーへの設定する場合も、時間やコストがかかるため、結果として、導入を諦めてしまいがちです。
そこで、最近では、簡単に導入設定ができ、低価格で利用できる勤怠管理クラウドサービスを利用する企業が増えてきています。

クラウドとは、今までは手元のパソコンでしか利用できなかったデータやソフトウェアが、ネットワーク経由で利用できるようになるサービスのことで、いつでも、どこでもパソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスが可能です。
クラウドサービスを利用すれば、自社内に専用サーバーの設置やソフトウェアを購入する必要はありません。
中小企業やベンチャー企業であればこそ、勤怠管理クラウドサービスを使うメリットは大いにあると言えます。
よろしければ、「クラウドだからできる低コスト勤怠管理」も併せてご確認ください。

 

パソコンで日々の勤務時間をデータ化・集計はもちろん!バージョンアップやメンテナンスまで

勤怠管理クラウドサービスでは、パソコンやスマートフォン等をタイムレコーダーとして利用できるので、出勤時・退勤時を画面上のボタンをクリックするだけで打刻が完了します。
労働時間を分刻みで管理でき、勤務時間や残業時間の状況がリアルタイムで自動集計されるので、勤怠状況を従業員本人だけでなく、管理する上司も瞬時に把握できるようになります。
場所を選ばず、オンラインで打刻ができるため、打刻のためにオフィスに立ち寄る必要がなくなるとともに、在宅勤務にも対応できるなど、多様な働き方が可能となります。

紙やタイムレコーダーを使用する方法と最も異なる点は、勤怠集計の際の人件費があまりかからないということと、労働時間の記録はクラウド上に保管されるので、保管するための場所や経費もかからないことです。

打刻漏れ・間違いは、現場責任者や給与担当者が月の途中でチェックできるので、勤怠締め日まで待つ必要がなく、今までのようにタイムカードを締めてから作業していた時間が短縮できます。 また、自動で集計された勤怠データを給与計算ソフトに取り込めるので、給与計算作業の作業者の作業効率化がアップします。

勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」で簡単に集計できる機能につきましては、こちらをご覧ください。

クラウドサービスの保守・メンテナンスについては、自社で行う必要がなく、運営元が管理しますので、そのためにかかる時間や人件費も抑えられます。

 

勤怠管理システムは無料・フリーソフトで十分?有料ツール・ソフトと比較

無料の勤怠管理クラウドサービスは、初期費用や月額の使用料などの運営費が、一切かからないサービスであり、無料となる理由はさまざまですが、サイト内でのバナー広告で収益を上げるモデルも少なくありません。

無料の場合、「打刻された勤怠データに関する保証」がほとんどのサービスで十分に提供されないため、ある日、サービス自体が突然終了してしまうことも考えられます。
こまめにデータのバックアップを行う必要がありますが、いきなりサービスが終了した場合、その月の勤怠データがないので、給与計算ができなってしまうということが考えられます。
また、無料でシステムが提供されるため十分なサポート体制がとられておらず、聞きたいことが聞けず、結局、導入しても使えない・・・という結果になることもあり得ます。

有料の勤怠管理クラウドサービスは、無料と比べてコストがかかるというのがデメリットと言えますが、実際に1名あたりにかかる費用の相場は1名あたり200円~と安く設定されています。
有料である分、他にも充実したサポートと豊富な機能を備えており、無料に比べ業務効率の点で大きく貢献できるものと言えるでしょう。
長期的に使用することを考えた場合、機能・サポート面において安心感のある有料の勤怠管理システムの導入をオススメします。

詳しくは「有料?それとも無料?勤怠管理クラウドサービスの料金体系とその違いについて」をご確認ください。