CLOUZA COLUMN
勤怠管理コラム
勤怠管理クラウドサービスは、大きく「有料」と「無料」に分けることができます。
基本的にはどれも勤怠管理ができるサービスなのですが、具体的にはどのような違いがあるのでしょうか。
コストだけで導入を決めてしまうと思わぬ落とし穴にはまってしまうかもしれません。
これから導入を決めるときは両者の違いについてしっかりと知っておく必要があります。
それぞれの料金体系を挙げながら「有料」と「無料」の違いを比較してみましょう。
勤怠管理導入前に知っておきたいシステムの「料金体系」
勤怠管理クラウドサービスを探す前に、各サービスの料金体系について知っておきましょう。サービスは基本的に「有料」と「無料」に分けることができます。それぞれにどのような特徴があるのか比較したいと思います。
- 1.有料
- サービスを利用するのに料金が必要なタイプの商品です。
導入時には初期費用及び月次費用が必要になることが多いです。従量課金制を採用しているサービスが多く、月次費用では基本料金に加えて従業員の数に応じて料金が加算されるのが一般的です。利用者の増減に応じて気軽にプランを変更できるため、定額制よりも効率的な運用ができます。
有料システムの特徴はサポートが手厚い点にあります。費用は運用費に充てられており、何かトラブルがあったときはすぐに対応してもらえるので安心です。ウイルス対策も行なわれているため、安心安全に勤怠管理を行いたい方に向いています。
- 2.無料
- サービスの利用に料金が発生しないタイプの商品です。
導入費用はもちろん、月々の利用料も無料となっています。無料である理由としては、マーケットの開拓、技術力の売り込み、ドネーション（寄付）などさまざまですが、最近はシステム内に広告を表示することで収益を得るモデルが一般的です。
バナー広告やポップアップ広告が表示される点を除けば普通の勤怠管理システムなのですが、「気が散って使いづらい」という声もあります。
無料版の勤怠管理システムを使う際に気をつけておきたいのが「データの保障」です。無料ということもあって基本的にデータの管理は自己責任となっており、トラブルが発生しても対応してくれないところがほとんどです。バックアップは常に行なっておきましょう。
また、システムとしての完成度も有料のものと比べて高いとはいえません。マニュアルが不親切であったり、動作が重い、バグが放置されていたりなど、機能面にも不安が残ります。
このほか両者の中間に位置する「一部有料」のサービスがあります。基本的なサービスは無料で使えますが、一部の機能を使う場合に料金が発生するタイプのサービスです。導入費用が無料、月額が無料、勤怠管理は無料で給与計算は有料など、種類はさまざまです。
基本的には無料のため導入しやすく、また有料ならではの手厚いサポート体制を有しているのが特徴となっています。しかし、サービスによって無料の範囲が異なるため、比較検討の際には注意する必要があるでしょう。
有料と無料どちらがいいの？
勤怠管理クラウドサービスの料金体系について紹介しましたが、有料と無料ではどちらが優れているのでしょうか。有料は料金が発生する一方で機能やセキュリティが高く、無料は気軽に使える一方でトラブルに弱いなど、それぞれ一長一短でどちらが優れているとは断言できません。それは勤怠管理システムの優劣は求めている要素によって大きく異なるからです。そこでシチュエーション別にどちらが優れているのか比較してみましょう。
- 1.とにかくコスト重視なら「無料」
- コストは安ければ安いほどいいという場合は無料版が向いています。
完全無料ならば料金は一切発生せず、一部有料であっても無料の範囲内で収められれば料金を払うことなくシステムを維持できます。
ただし、コストを優先する場合であっても「見えないコスト」には十分注意してください。無料版は有料版と比べて機能面に劣ります。
足りない機能は人力で補う必要があるので、そのぶん人件費がかかってしまうことも少なくありません。
導入費用や月額費用がないので一見すると安いように思えますが、ほかの部分に余計なコストが発生する場合があるので注意しましょう。
- 2.システム連携をしたいなら「有料」
- 勤怠管理データを給与計算ソフトなどほかのシステムと連携したい場合は有料版が向いています。
完全無料の場合は個人が作っているようなものも多く、基本的な勤怠管理はできても他のソフトウエアとの互換性を有していないものがほとんどです。
一方、有料版は商品として販売しているものなのでビジネス用途を想定したつくりになっています。
勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」では弥生給与、PCA、OBC、応研、ソリマチ、freeeなどの主要各社の給与計算ソフトとの連携ができます。業務効率化のためにシステム連携を考えている場合は有料版を中心に検討してみてはいかがでしょうか。
- 3.長期運用を考えているなら「有料」
- 勤怠管理クラウドサービスの長期運用を考えている場合、サービスの安定性について考慮する必要があります。クラウドサービスで最も恐ろしいのが「突然のサービス終了」です。
勤怠管理システムだけではなく、ストレージサービスやリモートサービスなどでも収益性がないと分かれば、突如サービスが終わることがあります。
データはサービス会社のサーバーに置かれているので、サービスの終了に伴ってデータは利用できなくなってしまいます。
有料版ならば保障制度があるので安心ですが、無料版の場合は保証外となっていることが多く、利用者はなすすべがありません。
有料版に属する勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」では、万が一の事態に備えてオンプレミス（自社運用）型の勤怠管理サービスも行なっています。継続性が担保されているという点で、安心してお使いいただけるでしょう。
本格的な運用を考えているのなら有料がおすすめ
コストダウンが求められている今、少しでも費用を抑えたいという経営者様・担当者様が多いと思います。
しかし、本格的に勤怠管理システムへの移行を考えているのならば有料版がおすすめです。
無料版と異なり月々の費用は発生しますが勤怠管理クラウドシステム「CLOUZA」を例にすると導入費用は0円、月次費用は従業員お一人あたり200円（税抜）とリーズナブルな価格設定となっています。
有料版ならではの手厚いサポートサービスが受けられるだけでなく、ウイルス対策も万全です。
また、お客様のご利用に適しているか確認していただくために「CLOUZA」には30日間無料の体験期間が設けられています。
無料期間中にはご契約されたお客様と同様のサポートを受けられるのはもちろん、登録データは通常版移行後にも使えるため、スムーズな導入が可能です。
安心かつ安定したシステム運用をお考えの方は有料版のサービスをご利用ください。
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