CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

人手不足は、企業の大小や雇用の正規・非正規を問わず、あらゆる業種・職種で起きていますが、なかでも飲食店、飲食料品小売、娯楽サービス業などは深刻な状況に陥っており、営業時間を短縮せざるを得ないケースも出てきています。

家庭の事情などで短時間しか働けない主婦を組み合わせることで、人手不足に対応するといった方策があります。

このような交代制の勤務のことを「シフト勤務」と言います。これは、パート・アルバイトだけでなく、24時間稼働している変則労働制の病院や工場、交通機関、宿泊施設などでも、複数の労働時間帯をパターン化して、交代制で勤務させる場合も「シフト勤務」となります。

従業員をどのように時間配置するかによって、業務を円滑に回すためだけでなく、売上にも大きな影響を与えることもあります。

今回は、「シフト勤務」について、その概要や法律上の義務、適切なスタッフの時間配置の工夫や問題点、勤怠管理について解説します。

 

シフト勤務とは?どんな法律上の義務があるのか?

「シフト勤務」とは、勤務時間が1つに固定されず、日ごと或いは一定の期間ごとに、複数の勤務時間を移動する形態である交代制勤務のことです。単にシフトということもあります。
シフト勤務はアルバイトなどでは通常よく見られる勤務形態ですが、正社員でもホテル・病院など24時間の接客やサービスが求められる職場では、このシフト勤務が欠かせません。
毎週または毎月ごとに従業員の勤務日と勤務時間を決めて業務を回す方法で、業務がストップしてしまうことがないように従業員の勤務時間をずらして(シフトして)勤務体制を作る制度を指します。

労働基準法では、通常、週5日、1日8時間の規則的な勤務を原則としていますが、「シフト勤務」を使うことによって、変則的な勤務時間での働き方が可能となります。
「シフト勤務」は、労働基準法の第32 条の2、第32 条の4等では、「変形労働時間制」として位置付けられています。
「始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、労働者を2組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項」は、就業規則の絶対的必要記載事項として定められています。
そのため、シフト勤務制を設定する場合は、必ず就業規則にその旨を明記する必要があるのです。
1ヶ月単位等の変形労働時間制を適用している事業場の場合は、その変形期間の開始前までに、その期間の労働日と労働時間(シフト表)を提示する必要があります。

 

適切なスタッフの時間配置の工夫で経費削減し、業務効率化

シフト勤務を活用することによって、複数の従業員を朝、昼、夕方、夜間などと一日を細分化した勤務時間に割り当てることができます。通常より少ない人手でもお店を回せる曜日や時間帯を把握し、人を配置することで、無駄な人件費を削減することができます。

そのため、シフト表を作成するには、事業の運営状況を売上分析に基づいて必要な人手を算出しておく必要があります。
小売店や飲食店であれば、客入りの動向を把握し、通常より人手を多く必要とする曜日や時間帯を予測するようにすることで、どの時間帯に人手が必要になってくるのかを判断する目安となります。

また、ベテランスタッフと経験が浅いスタッフを組み合わせて勤務させることで、新人を育てるための機会を増やし、仕事を任せていくことができるスタッフが多くなることで、業務がスムーズにまわり、売上に影響する効果もあります。

 

「シフト勤務」の問題点とは?

「シフト勤務」に伴う大きな問題として、従業員の健康リスクがあげられます。

シフト勤務が深夜(22:00~翌朝5:00)に係る場合や勤務時間の変動によって、不規則な生活になることも多いため、睡眠や休息のリズムが崩れ、疲労が蓄積することも考えられます。
従業員の健康リスクが心配される場合は、勤務終了時から次の勤務開始までの始業時間の間にできるだけ休息時間を確保し、労働者の心身への負担が軽減できるよう配慮するようにしましょう。

深夜勤務が平均して、月4回、あるいは週1回となった場合は、深夜業等の有害業務に常時従事する労働者に対して、6ヶ月以内ごとに1回、特定業務従事者健康診断を受診させる義務も忘れずに行うことが必要です。

また、「シフト勤務」でも、人の確保が重要な問題となります。特に土日や深夜帯のシフトなどは労働者の確保が難しい場合があります。時間の制約のある主婦や、高齢者を雇用する、副業可能な人を採用するなどで対応していくことを検討すべきでしょう。

適切な人員配置のもと、日々の売上目標に合わせた営業がおこなえるように、管理者はスタッフを確保しつつ、スタッフの希望にあわせたシフトを作成しなければいけないので、その確認作業にも手間がかかってしまうこともあります。

従業員のシフトごとに異なる勤務時間や時給のデータを支払日までの定められた期間内に、集計しなければならないため、給与担当者にとっては、その作業は、非常に煩雑なものとなります。

 

シフト勤務の勤怠管理を楽にするためには?

日によって勤務パターンが違うため、従業員の勤務時間数を把握するのは、時間がかかる集計作業を終えた後になる・・・といった場合は、勤怠管理システムを利用することで解消できます。

クラウド型の勤怠管理システムであれば、月の途中でも勤務状況をリアルタイムで管理者が確認することができます。
また、アルバイト本人に勤怠打刻をしてもらいたいと思ってもパソコンを設置するスペースがない場合には、スマホを使って、勤怠打刻が可能です。

勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」では、打刻された位置情報まで確認ができるので、スマホでの不正打刻がされていないかどうかの確認もできます。
また、シフト作成機能を利用すれば、簡単に勤務パターンの設定ができ、勤怠管理画面から複数の従業員の勤務シフトをまとめて登録することも可能です。
作成されたシフト表はPDF形式で印刷できるので、従業員への配布や壁への掲示が可能です。

この機会に、勤怠管理クラウドサービスの導入をご検討されてみては、いかがでしょうか?