4月は新入社員やアルバイトが一気に増える時期であり、人事・管理担当者にとって打刻管理がもっとも難しくなる季節でもあります。
せっかく勤怠管理システムを導入しても、「新入社員が打刻を忘れがち」と頭を悩ませている担当者もいるのではないでしょうか。
「月末の修正対応が毎回大変」、「指摘しなければ打刻もれを放置してしまうスタッフがいる」——そんな状況は、個人の意識の問題ではなく、「仕組み」を変えることで解決できます。

「勤怠管理システムを導入したのに打刻が定着しない」——そのリスクとコスト

打刻もれが積み重なると、月末の集計・修正作業に膨大な時間が取られるだけでなく、使用者としての法的義務違反にもつながりかねません。
厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月）では、労働時間は「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」が求められています。
自己申告のみに依存した管理では、未払い賃金訴訟や労働基準監督署からの是正勧告を招くリスクがあります。

出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
 

なぜ新入社員・アルバイトは打刻を忘れるのか？3つの根本原因

新入社員やアルバイトの打刻習慣の定着が進まない背景には、いくつかの共通した原因があります。
 

操作方法がわからず、打刻そのものへの心理的ハードルが高い

初めて使うシステムは、操作自体がストレスになることがあります。
ログイン手順や、どのボタンを押せばいいかが直感的に把握できないと、「どうすればいいかわからない」という状態が続いてしまいます。
入社初日にIDとパスワードを渡されるだけで操作説明がないまま放置され、最初の数日でつまずいてしまうと、打刻を後回しにする習慣がつきやすくなります。
操作の複雑さが、打刻の習慣化を妨げる最初のハードルとなってしまいます。
 

「打刻する」という行動が日常の動線に組み込まれていない

打刻を忘れるのではなく、そもそも「打刻が自分の行動の一部になっていない」ケースがあります。
これは個人の意識の問題ではなく、環境設計の問題です。
打刻端末が就業前後の動線（入口・ロッカー・休憩室など）に置かれていないと、システムの良し悪しに関わらず習慣化が進みません。
打刻端末の設置場所と打刻方法の選択が、新入社員・アルバイトの打刻習慣の定着に大きく影響します。
 

管理者が打刻もれをリアルタイムで把握できていない

管理者が締め日まで打刻もれに気づけない体制では、もれが雪だるま式に増えていきます。
発見が早ければ当日中に修正できますが、月末にまとめて対応しようとすると当事者の記憶が曖昧になり、正確な記録を残すことが困難になります。
「締め日まで気づかない」状況を放置することが、月末の集計負荷を増大させる大きな原因といえるでしょう。
 

CLOUZAの打刻画面が初めての人でも迷わない理由

こうした打刻習慣の定着の課題に対し、操作のわかりやすさを徹底的に追求したのが、アマノグループが提供するクラウド勤怠管理サービス「CLOUZA（クラウザ）」です。
初期費用0円・月額200円〜/人で利用でき、IT担当者がいない職場でも運用できるシンプルさが特長です。
なぜCLOUZAの画面は初めての人でも迷わないのでしょうか。
 

ボタンが大きくシンプルな画面設計で、教育コストをほぼゼロにできる

CLOUZAのWeb/アプリタイムレコーダーは、「出勤」「退勤」「外出」「戻り」の4つの大きなボタンで構成されています。
操作説明に時間をかけなくても直感的に使い始めることができるため、入社研修の時間を圧迫することなく打刻の習慣化を促すことができます。
また、初期設定がわずか15分程度で完了する「かんたん設定」に加え、電話・メール・チャットボットによる充実したサポート体制が整っているため、導入時の不明点もスムーズに解決できます。
 

スマホ・タブレット・PCから、その職場に合った打刻方法を選べる

職場環境や従業員の動線に合わせて打刻方法を組み合わせることで、「打刻端末が自分の動線にある」状態を作ることができます。
職場ごとに最適な端末を選ぶことが、打刻習慣の定着への最初のステップとなります。
CLOUZAでは以下のような打刻方法に対応しています。

Webタイムレコーダー（PC・タブレット）

入口や受付に設置した1台の端末で、複数のスタッフが自分の名前を選んで打刻する方法です。
店舗・施設など人が集まる場所への設置に向いています。

個人用アプリタイムレコーダー（スマホ）

各自のスマートフォンにダウンロードしたアプリから打刻する方法です。
外出が多い従業員や、個人のスマホで打刻する現場スタッフに向いています。

個人用Webタイムレコーダー（スマホ・タブレット・PC）

各自のデバイスのブラウザから打刻や勤務状況の確認、届出ができます。
自席のPCで業務を始める事務員からテレワークの従業員まで、幅広く対応しています。

ICカード・QRコード打刻（iPhone）

iPhoneをタイムレコーダーとして設置し、従業員が打刻する方法です。
ICカード打刻では、通勤に使っている交通系ICカードをそのままタッチするだけで打刻できます。
QRコード打刻では、CLOUZAの管理画面から発行したQRコードをカメラに読み込ませて打刻します。

打刻方法の詳細はこちら
 

打刻もれをその日のうちに発見・解消する仕組み

打刻習慣の定着には、従業員が自分で気づける仕組みと、管理者がリアルタイムでフォローできる仕組みの両方が必要です。CLOUZAはこの2つをシンプルな操作で実現しています。
 

従業員自身が気づける仕組み——アラートと「赤表示」で自発的な修正を促す

従業員が業務開始前・終了後に個人用Webタイムレコーダーにログインすると、打刻もれがある場合には画面上にアラートが表示されます。さらに勤務表を開くと打刻もれのある日が赤く表示されるため、自ら気づいて管理者に申告できる仕組みになっています。

アラートのイメージはこちら
 

管理者が一覧で把握できる——打ち忘れチェックリストと集計画面でリアルタイムにフォロー

管理者は「打ち忘れチェックリスト」を開くことで、打刻もれなどのエラーがある従業員を一覧で確認できます。
また集計画面（従業員ごとの勤務表）でも打刻もれが赤く表示されるため、締め日を待たずに随時フォローできます。
打刻もれを締め日にまとめて確認するのではなく、随時確認できる体制に変えるだけで、集計時の負荷が大幅に軽減します。
月末に時間外対応を強いられている管理者ほど、効果が大きいでしょう。
 

クラウド型勤怠管理システムの導入コストや機能の選び方については、こちらの記事もあわせてご覧ください。

【導入事例】CLOUZAで打刻管理が変わった企業の声

株式会社新世様（建設業・介護事業、26〜50名）——毎日の確認運用に変えたことで打刻もれが減少

株式会社新世様は以前、紙のタイムカードを月末に本社へ回収するまで、各拠点の遅刻や打刻もれを把握できない状態が続いていました。
「打刻を忘れた」と申告されても確認のしようがなく、正確性・信憑性に欠ける状態でした。
CLOUZA導入後は、管理者が集計画面を毎日チェックし、打刻もれがあれば当日中に本人へ確認連絡を入れる運用に切り替えました。
その結果、管理者が随時フォローできる体制になったことで、以前と比べて打刻もれが減少し、従業員の意識にも変化が生まれています。

株式会社新世様の導入事例詳細はこちら
 

トラットリア・レ・サルデ様（イタリア料理店、1〜25名）——かんたん操作でアルバイトスタッフに定着

トラットリア・レ・サルデ様では、以前はアルバイトスタッフが自己申告で記録した紙の出勤簿を締め日に提出する運用を取っていました。
提出もれや記載の不明瞭な箇所の確認・集計作業に膨大な時間がかかり、徹夜での作業を余儀なくされることもあったといいます。
CLOUZA導入後は、タブレットの操作に抵抗なく対応でき、簡単な教育だけでスタッフが使い始めることができました。
また「打ち忘れがあっても、その日のうちに確認することができます」と担当者が語るように、締め日集中型から随時確認型へと管理スタイルが変わり、集計業務が劇的に改善されています。

トラットリア・レ・サルデ様の導入事例詳細はこちら
 

結論：打刻の定着は、仕組みとシステム選びで決まる

新入社員・アルバイトの打刻もれが続く根本原因は、従業員のやる気や意識の問題ではなく、「操作のしやすさ」「動線設計」「即時フォロー体制」という仕組みの問題です。この3つが揃ってはじめて、打刻の習慣化が実現します。
CLOUZAは、シンプルな操作画面・打刻もれを随時確認できる機能・柔軟な打刻方法の組み合わせを低コストで提供しており、新入社員・アルバイトの打刻定着に必要な要素を網羅しています。

新入社員が増えるこの時期だからこそ、まずは30日間の無料トライアルで、運用定着の効果を実際に体感してみてください。
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CLOUZAの料金体系やコスト削減効果については、こちらの記事もあわせてご覧ください。