工事現場・24時間勤務スタッフの勤怠管理を効率化

CLOUZA導入前の課題を教えてください

当社のオフィスは、バックオフィス機能が中心となる本社のほかに、工事現場スタッフが出社する港南事務所と、介護部門が運営する事業所（サービス付高齢者向け住宅）の3つがあり、各拠点の勤怠状況をリアルタイムに把握できないことが課題でした。以前は紙のタイムカードを使用していたので、タイムカードが本社に集まる月末になってはじめて、社員の遅刻や打刻忘れが判明していました。仮に遅刻だったとしても「打刻を忘れた」と申告されるとチェックのしようがなく、正確性、信憑性に欠ける状態でした。

さらに、労働時間の集計作業にも苦労していました。月末になるとタイムカードを集めて、約40人分の労働時間を手作業で集計する必要がありました。特に、介護部門はパートスタッフが交代制で24時間働くので、所定内労働は何時間、深夜労働は何時間と、正確に労働時間を集計する必要があります。ある時から社員・パートスタッフの数が一気に増えたことで、給与事務作業の重さに悩むようになりました。

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

一番の魅力は、課題だった勤務状況のリアルタイム把握が実現できること、労働時間の自動集計ができることでした。また、スマートフォンで打刻可能で、しかも打刻時の位置情報まで取得できる点も当社にはぴったりでした。

CLOUZAを知ったのは、当社の代表から「こんなサービスがあるよ」と教えられたことがきっかけです。アマノと言えば、勤怠管理システムやパーキングシステムのメーカーとしての実績があったので、アマノグループのサービスなら間違いないだろうと早速無料トライアルに申し込みました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

【一般社員の場合】
当社ではICカード打刻ができるTimeP@CKで打刻を行い、その勤怠データをCLOUZAに連携させる形で利用しています。

3つの事業所にそれぞれTimeP@CKを設置し、一般社員やパートスタッフはICカードで打刻、一部の管理監督者に限り、直行直帰などの際にスマートフォンアプリの打刻を認めています。スマートフォン打刻では不正がないよう、打刻場所の位置情報の確認を行うようにしています。

【管理者の場合】
本社の管理スタッフと代表は、ルーチンワークとしてCLOUZAの勤怠データ集計画面を毎日チェックしています。遅刻者はいないか、打刻忘れがないか、が主なチェック内容です。

もし打刻忘れがあれば、その日のうちに該当者に出勤時刻の確認連絡を入れています。以前は遅刻も打刻忘れも月末にしか把握できなかったので、この点は大きく変わりました。遅刻の有無が正確にわかるようになったので、これを人事考課の評価項目にすることも検討しています。

【給与計算担当者の場合】
月末になるとCLOUZAを参照しながら、給与計算システムに勤怠データを入力し、給与計算を行います。当社は給与計算システムにアマノの「TimePro-XG給与」を使用しています。

打刻と同時に勤怠データはCLOUZAに集約されているので、あとはこれを「TimePro-XG給与」に入力するだけで正確な給与計算が行えます。深夜労働など働いた時間はCLOUZAが正確に集計していますし、それに応じた給与計算も「TimePro-XG給与」が行ってくれるので、計算ミスはほとんどなくなりました。

現在は「TimePro-XG給与」への勤怠データ入力を手作業で行っていますが、ゆくゆくはCLOUZAとデータ連携をして給与計算をさらに効率化したいと考えています。

パートスタッフに関しては、CLOUZAの勤怠データをPDF出力して印刷し、給与支払い時に勤務実績として渡しています。パートスタッフは交代制の24時間勤務なので日によって勤務時間が異なります。自分がいつ、何時間働いたかを確認するためにこういった表が必要なのです。

以前は似たような表をExcelで作成していました。これが自動で出力できるようになったので、月末の給与事務はすごく楽になりました。

CLOUZA導入の効果を教えてください

以前の給与計算は、2人体制で半日ほどの時間がかかる作業でしたが、CLOUZA導入後は30分程度で終わるようになりました。手作業によるミスもほとんどなくなっています。

従業員の働き方チェックも大きく変わりました。以前は残業や夜勤の有無が月末にしか確認できませんでしたが、CLOUZA導入後は毎日オンタイムで働き方がチェックできます。離れたオフィスでも従業員の働き方が把握できるようになりました。

打刻忘れがあった時はその日のうちに本人に確認連絡を入れているので、従業員側の意識も変わったようです。以前に比べて打刻忘れが減りましたし、有給休暇の取得も手続きに従ってしっかり行ってくれるようになりました。

些細なことですが、紙のタイムカードの補充や保管の必要がなくなったのは嬉しいです。タイムカードは労働基準法で3年間の保管が義務付けられています。まとまると意外にかさばりますし、保管も廃棄も案外煩わしいものです。データはすべてCLOUZAに保存されていて、必要な時すぐに取り出せるようになったのは良いですね。

最後にCLOUZAをご評価ください。

当社のように、拠点が2つ以上ある会社や、勤怠管理を紙のタイムカードで行っている会社にはとてもお薦めできるシステムだと思います。

パートスタッフを雇用している会社にもお薦めできます。当社の場合、パートスタッフは基本4時間シフトですが、人によっては6時間シフト、8時間シフトの方もいます。そこに深夜労働も絡んでくると労働時間集計が複雑になりますが、CLOUZAならこうした作業が自動化できます。1人200円/月と利用料もリーズナブルなので、費用を気にせず全従業員にアカウントを付与できるのも良いですね。

※記載内容は取材当時のものです。