「夜勤スタッフの深夜割増が本当に正確に計算できているか」「多職種混在のシフトをExcelで管理し続けて、法的に問題はないか」——スタッフ10〜30名のクリニックで院長・事務長が勤怠管理を一手に担っていると、こうした不安を抱えながら月末の集計作業に追われているケースは少なくありません。

こうした課題は、クリニックの実態に合った勤怠管理システムを選ぶことで解消できます。
しかしシステムによって機能や料金体系は異なるため、選ぶ際に確認すべきポイントを押さえておかないと、導入後に使いにくさを感じるケースもあります。

本記事では、病院・クリニックが勤怠管理システムを選ぶ際のチェックポイントと、課題を解決する具体的な方法を解説します。

病院・クリニックの勤怠管理が特に難しい3つの事情

勤怠管理システム選びを始める前に、まず病院・クリニック固有の課題を整理します。
 

夜勤や、日付をまたぐシフトの計算ミスが招くリスク

夜勤シフトは21時開始〜翌9時終了のように日付をまたぐケースが多く、22時〜翌5時の深夜帯（25%以上の割増賃金対象）の集計を手作業で行うと計算ミスが生じやすくなります。

さらに月60時間を超える時間外労働には50%以上の割増賃金が必要で、計算誤りは未払い賃金リスクに直結します。
集計ミスによる未払い賃金は、残業代訴訟や労働基準監督署の是正勧告につながるリスクがあります。
紙の出勤簿やExcelでの管理を続けている場合は、特に注意が必要です。
 

医師・看護師・受付・医療事務が混在する多職種シフトの複雑さ

10〜30名規模のクリニックでは、医師・看護師・受付・医療事務、社員・パートといった様々な職種や雇用形態が混在しています。
雇用形態ごとに所定労働時間が異なるため、一律の管理方法では対応が難しくなります。

また、パートスタッフへの有休の「比例付与」や、「年5日取得させる義務（2019年施行）」への対応は、スタッフ数が増えるほど手作業での管理に限界が生じます。
多様な雇用形態にも柔軟に対応できるシステムかどうかが、選定の重要な基準となります。
 

2024年4月からの「医師の働き方改革」で管理責任が明確化

医師の働き方改革により、医師の時間外・休日労働の上限規制が適用され、医療機関には「客観的な方法」による労働時間の把握義務が生じました。
この規制は医師だけでなく、看護師・スタッフ全員の勤怠管理体制を見直す契機となっています。

手書き出勤簿・自己申告のみによる管理は「客観的な方法」にあたらないと指摘されるリスクがあります。
病院・クリニックが勤怠管理システムを導入する必要性は、法的な観点からもこれまで以上に高まっています。

出典：厚生労働省「医師の働き方改革の概要」
出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
 

失敗しないための5つのチェックポイント

多くの勤怠管理システムがありますが、病院・クリニックでは選定時に以下の5点を必ず確認しましょう。
 

夜勤・変則シフトを正確に処理・集計できるか

深夜帯（22時〜翌5時）は割増賃金が発生するため、夜勤で日付をまたぐ場合でも深夜帯に何時間働いたかを自動集計できることが重要です。

また、日によって早番・遅番・夜勤など勤務パターンが変わる場合でも、それぞれの打刻データから労働時間を正確に算出できるかを確認しましょう。

手動での修正が必要なシステムでは、導入しても計算ミスのリスクを解消できません。
集計精度が低いと、未払い賃金トラブルやスタッフとの信頼関係の損失につながるおそれがあります。
 

有休の自動付与・残日数管理に対応しているか

パートを含む多職種スタッフの有休（比例付与を含む）を自動で付与・管理できると、法令対応の手間が大幅に軽減されます。
年5日取得義務への対応状況もシステム上で確認できるかどうかを選定基準に加えると、法的リスクを抑えた運用が可能になります。
 

自院の環境に合った打刻方法に対応しているか

スマートフォン・タブレット・PCなど、複数の打刻方法に対応しているかを確認しましょう。

スタッフの勤務スタイルや院内の設備に合わない打刻方法では、現場での定着が難しくなります。
ナースステーションや受付のように設置スペースが限られる場所でも問題なく運用できる打刻方式かどうかも、確認ポイントのひとつです。
 

導入時の初期費用と月額費用は明確か

月額費用だけでなく、打刻端末の購入費や初期導入支援費なども含めたトータルコストで比較することが重要です。
料金体系が複雑なシステムは、導入後に想定外のコストが発生するケースもあります。
見積もりの段階で総額をしっかりと確認しておきましょう。
 

初期設定から運用定着までのサポート体制は整っているか

導入直後の設定作業や、運用開始後に生じる疑問に対して、電話・メール等で迅速に対応してもらえるかを確認しましょう。
病院・クリニックではIT専任担当者がいないケースがほとんどです。
充実したサポート体制は、導入後の現場定着を左右するカギといえます。
 

クリニックの勤怠管理課題を解決する5つの機能

上記の選定基準を満たす選択肢のひとつが、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA（クラウザ）」です。
CLOUZAがクリニックの課題を解決できる理由を5つご紹介します。
 

シフトパターン登録で夜勤・変則勤務の自動集計を実現

CLOUZAにあらかじめ勤務パターンを登録しておくと、日付をまたぐ夜勤シフトでも打刻データをもとに勤務実績が自動集計されます。
深夜帯の労働時間数も集計できるため、夜勤手当・深夜加算の根拠データを正確に把握できます。

シフト外の早出・残業の発生もリアルタイムに確認できるため、給与計算前の手動修正作業を大幅に削減できます。

勤務シフト登録の詳細はこちら
 

有休管理オプションで有休の自動付与・取得日数管理を実現

年次有給休暇管理（オプション機能）を利用すると、パートを含むスタッフごとの有休を自動で付与・管理できます。

有休の年5日取得義務への対応状況もシステム上で確認できるため、抜けもれのリスクを防ぎます。さらに、取得状況を通知することで、従業員自身も計画的に休暇を取得しやすくなるというメリットがあります。

有休管理が必要になったタイミングでオプションを追加できる仕組みのため、段階的な導入を検討するクリニックにとって導入しやすくなっています。

年次有給休暇管理（オプション機能）の詳細はこちら
 

既存のスマホ・タブレット・PCがそのまま打刻機に

専用端末の購入・設置は不要です。
院内の共有タブレットや受付のPCを活用でき、スタッフ個人のスマートフォンにも対応しています。

ICカードによる打刻にも対応しているため、院内のさまざまな環境に合わせた打刻方法を選べます。
既存の設備をそのまま活かせることで、導入時の初期費用を最小限に抑えられます。

スマートフォン・タブレットの活用方法はこちら
 

初期費用0円・シンプルな料金体系で費用の見通しが立てやすい

CLOUZAは初期費用0円、月額200円〜/人というシンプルな料金体系を採用しており、スタッフ数に応じた費用の見通しを立てやすい点が特長です。

有休管理などが必要になったタイミングでオプションを追加できるため、初期の費用負担を抑えながら段階的に機能を拡充できます。
稟議を通す際にも、費用の根拠をわかりやすく説明できる体系です。
 

IT担当者不在のクリニックを支えるサポート体制

CLOUZAは電話・メール・チャットボットによるサポート体制を備えており、設定方法や運用の疑問を業務の合間にすぐ解決できます。

初期設定も最短15分の「かんたん設定」で完了するため、IT専任担当者がいないクリニックでも安心して導入・運用を始められます。
困ったときにすぐ相談できる環境が、導入後の現場定着をしっかりと支えます。

CLOUZAをクリニックでどのように活用するか、詳しくは以下の記事もあわせてご覧ください。

導入事例：クリニックの勤怠管理はどう変わったか

松田歯科医院様（医療・歯科クリニック、1〜25名）

松田歯科医院様では以前、「午前診のみ」「午後診のみ」「土曜日午前のみ」など、スタッフごとに異なる複雑な勤務パターンをExcelで手集計していました。
診察が終わった後も院内に残って出勤簿と向き合う日が続き、院長の貴重な時間が事務作業に費やされている状況でした。

CLOUZA導入後は、複数の勤務パターンをシステムに登録することで、変則的なシフトにも柔軟に対応できるようになりました。
クラウドサービスのため、院長が自宅から打刻もれの確認や勤怠締め作業を行えるようになり、診察終了後に院内へ残る必要がなくなっています。

松田歯科医院様の導入事例詳細はこちら
 

株式会社傍楽会様（医療・福祉、障害福祉サービス、1〜25名）

株式会社傍楽会様では以前、看護職員・リハビリ職員・生活支援員・調理員など多職種のスタッフが混在するなかで、打刻もれや修正の対応が担当者1人に集中していました。
月末の勤怠締めから給与明細の作成まで毎月半日ほどの作業時間がかかり、本来注力すべき利用者への対人ケアを圧迫している状況でした。

CLOUZA導入後は、スタッフが自分のスマートフォンから打刻もれに気づき、その場でワークフロー機能（オプション）を使って修正申請できる運用に切り替えました。
修正対応が現場で完結するようになった結果、毎月の勤怠締め・給与明細作成にかかる時間が「半日」から「約1時間」に短縮されています。

株式会社傍楽会様の導入事例詳細はこちら
 

多機能システムとシンプルなシステム、クリニックに合うのはどちら？

多機能・高額なシステムは、IT担当者が常駐する大病院には適している一方、10〜30名規模のクリニックでは「多機能すぎて使いこなせない」「初期設定が複雑でつまずく」というリスクがあります。
必要な機能を過不足なく備えていて、現場で確実に運用できるシステムかどうかが、クリニックの選定基準として最も重要な視点です。

CLOUZAは初期費用0円、月額200円〜/人というリーズナブルな料金体系で、必要最低限の設定がわずか15分で完了する「かんたん設定」を搭載しています。
電話・メール・チャットボットによる充実したサポートが、多忙なクリニック業務の合間でも安心な運用を支えます。

介護・福祉施設での勤怠管理システム選びについては、以下の記事もあわせてご覧ください。

まとめ：まず、自院の課題を5つのチェックポイントで整理することから

「夜勤対応の自動集計」「有休管理」「打刻方法の適合性」「費用の明確さ」「サポート体制」の5点を軸に、自院の運用実態に合ったシステムを選ぶことが導入成功のカギです。

病院・クリニック向けの勤怠管理システムとして、CLOUZAはこれらの要件をシンプルかつコストを抑えて満たせる選択肢のひとつです。
まずは30日間の無料トライアルで、CLOUZAが自院のシフト管理と勤怠集計にどう適合するかを体感してみてください。

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