CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

最近、よく耳にするようになった「クラウド」ということば。「クラウド」とは、簡単にいえば、データをパソコンやスマートフォンなどに保存するのではなく、インターネット上で保存したり処理をしたりする新しいサービスのことです。勤怠管理システムにおいても従来のパッケージソフトからクラウドサービスに移行しつつあり、すでにさまざまなサービスが提供されています。では、勤怠管理をクラウド化することで具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

 

必要な機能をコストを抑えて使う

勤怠管理システムを導入しようと思った時、「打刻と集計だけできれば」と思っている方が市販のパッケージソフトを見ると、機能の多さにびっくりされるのではないでしょうか。

パッケージソフトは高機能であるぶん、値段も高い傾向にあります。
また、店舗拡大等で複数のパソコンにソフトをインストールしたいときには、再びライセンスを購入しなくてはならないなど維持にも費用がかかります。
上記のようなことから、「うちの規模ではここまでの機能は必要ないし、逆に割高になってしまう」と考えられ、従来の紙のタイムカードやエクセル表での勤怠管理のままになっている方も少なくありません。

クラウドサービスの場合は、集計などの処理をサーバー上で行うため、パソコンやタブレットにブラウザがインストールされていれば特に必要なソフトやライセンスはありません。

当社の勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」のように、機能を抑えた分、初期費用が0円。月額費用も一部の機能を除いては5名まで0円で使えるなど、無料で使える勤怠管理システムもあります。また、クラウドサービスですので、バージョンアップやメンテナンスに対しての追加費用は一切かかりません。

ソフトウェア関係の費用に悩まされていた経営者様・担当者様も多いと思いますが、コスト削減を考えている場合はクラウドサービスに検討してみるのも1つの方法です。

 

既存の設備が流用できる

新しいシステムを導入するときに気になるのが設備にかかるコストの問題です。便利なシステムであっても、導入費用(イニシャルコスト)によってはなかなか利用できないことがあります。

しかし、クラウドサービスならば既存の設備をそのまま利用できます。

当社の「CLOUZA」は、出勤・退勤の打刻が今使用しているパソコン・タブレット・スマートフォンからできます。
社員証や交通系ICカードなどを流用したい場合は、iPadとFeliCaを組み合わせて打刻することが可能です。
無料アプリをダウンロードすれば従業員個人のスマートフォンが勤怠管理機器に早変わり。
これによりシステム導入費を大幅に削減することが可能です。スマートフォンではGPS機能を利用して位置情報を取得できるため、マップを利用した勤怠管理ができるようになります。
外出先やタイムレコーダーを設置できないような場所であっても打刻できるので、より正確に従業員の勤怠状況を把握できるようになるでしょう。

このように既存の機器をそのまま流用できるのはクラウドサービスならではの魅力といえます。

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使った分だけ課金

ビジネスの場ではせっかく新しいシステムを導入したのに「従業員が減ったのでライセンスが余ってしまった」「少人数になったので以前のような勤怠管理は不要になった」などの理由で、結局利用しなくなったというケースが珍しくありません。
勤怠管理システムを導入したいと考えていらっしゃる方の中には、上記のようなことを考えていらっしゃる方もいるのではないでしょか。

クラウドサービスといってもさまざまな利用形態がありますが、勤怠管理システムは一般的に「SaaS」(サース)というサービスに該当します。簡単にいってしまうとソフトウェアをネットワーク上で利用することです。SaaSはユーザー数や利用量に応じた課金制が一般的です。
電気や水道と似たようなシステムからユーティリティー型料金とも呼ばれます。

たとえば「CLOUZA」では、通常版(6名以上またはフル機能を使用)の場合、月額費用200円(税抜)×打刻人数(タイムレコーダー機能を実際に利用した人数)となっており、人数が5名以下になったり、フル機能を使用しない場合は、無料版に切り替えることも可能です。

従業員の増減などお客様の状況に応じて、柔軟にご利用いただけます。

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