スマホで勤怠管理！在宅勤務やテレワークの場所に依存しない労務管理を実現

「在宅勤務者の勤怠状況を把握しづらい・・・」
「本当に働いてるのかな？メール報告だけだと不安。」

最近では様々な境遇にある従業員が、それぞれ力を発揮して働けることが重要な時代となってきました。
その中で在宅勤務やテレワークは、介護や子育てなどをしながらでも働けるという点で、注目を集めています。
しかし、在宅勤務では、会社が従業員の行動を把握しづらいため勤怠管理が難しくなり、管理者にとっては上記のような不安が常につきまといます。

そこで、今回は在宅勤務を中心としたテレワークの概要、在宅勤務のメリット・デメリット、在宅勤務の導入方法、勤怠管理の仕方についてお話します。
最後に、スマホやネットを使った効率的な勤怠管理方法を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

在宅勤務やテレワークとは？混同されがちなテレワークの3タイプ

そもそもテレワークとは、パソコンなどITを活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。
よく在宅勤務とテレワークが同じものとみなされることがありますが、厳密にはテレワークのくくりの中に在宅勤務が含まれます。
在宅勤務を含めたテレワークには、主に以下の3種類があります。

1.在宅勤務

パソコン、インターネット、電話、ファクスなどで会社と連絡をとりながら、自宅で働く方法。

2.サテライトオフィス勤務

メインのオフィスで全員が一堂に会するのではなく、いくつかの小規模なオフィスを設けて、そのうち従業員にとって利用しやすいオフィスで働く方法。

3.モバイルワーク

顧客先や移動中にノートパソコンや携帯電話などを利用して、働く方法。

今日はこの中でも、労働者が仕事と生活の調和を図りながら、その能力を発揮することができると期待されている、在宅勤務についてお話しします。

在宅勤務が従業員と会社にもたらすメリットとデメリットの解消方法

在宅勤務は従業員に対して、以下のようなメリットをもたらします。

1. 育児や介護、病気の治療などをしながら働くことができる。
2. 通勤時間の削減などにより、自由に使える時間が増える。
3. 交通費などのコストを削減することができる。

また、在宅勤務は会社にも以下のようなメリットがあります。

1. 在宅勤務を導入することで、求職者からの人気が向上し、優秀な人材を確保することができる。
2. ワークライフバランスを図り、社会的責任を果たしている企業だと見られる。
3. 通勤手当などのコストを削減することができる。

一方で、同制度には以下のようなデメリットがあります。

1. 周りの目がないことで、従業員の仕事に対する集中力が低下する。
2. 勤怠管理が難しい。

1つ目のデメリットを解決するためには、会社と従業員間で在宅勤務について良く話し合うことが大切です。
期限を決めて成果物を納品される、メールや電話、スカイプなどで定時連絡を入れるなど予め決めておくこと、そしてこまめな報連相をすることをおすすめします。
また、期限内に成果物が納品できないや定時連絡が遅れるなど、在宅勤務がうまく運用できなそうな従業員さんはそもそも在宅勤務の対象としない、という方法もあります。
2つ目の課題は、後述するように、場所を選ばずスマートフォンからでも打刻できるクラウド勤怠管理「CLOUZA」によって解決することができます。

在宅勤務の制度を導入する方法

在宅勤務を導入するには、まずは制度として、就業規則に在宅勤務に関する規程を設ける必要があります。
または就業規則は変えず、付則として在宅勤務規程を作成する方法もあります。
中身として、例えば、以下の項目が考えられます。

・在宅勤務に関する勤務規程（実施要領）

在宅勤務の目的、対象者、対象業務、利用頻度、申請の手続き方法、業務命令の出し方、在宅勤務者の評価方法など。

・連絡体制

テレワーク勤務時の連絡方法、災害時の行動や緊急連絡方法など。

・情報セキュリティ

情報セキュリティの規則を決める。特に、情報の持ち出しルール、パソコンの取り扱いルールには注意が必要。

このように、在宅勤務制度を導入するためには、いくつかのルールを設ける必要があります。

新たに雇用する人に在宅勤務をしてもらう場合は、労働契約を結ぶ際に就業の場所が自宅となることがある旨、書面で明示する必要がありますので、労働条件通知書などに明記しましょう。
またすでに雇っている従業員に在宅勤務をしてもらう場合は、できる限り労働契約の変更を書面で確認することが望ましいです。

在宅勤務の従業員をネットやスマホで場所を選ばず勤怠管理する方法

在宅勤務であっても原則として、労働は1日8時間、週40時間という労働基準法の規定が適用されます。
また在宅勤務でも、1ヶ月単位の変形労働時間制、1年単位の変形労働時間制、フレックスタイム制などを活用することもできます。

さらに「事業場外労働によるみなし労働時間制」を採用することもできるとされていますが、そのためには以下3つの要件を満たす必要があります。

• その業務が、寝起きするなど私生活を営む自宅で行われること。
• その業務に用いる情報通信機器が、使用者の指示により常時通信可能な状態におくこととされていないこと。
• その業務が、随時使用者の具体的な指示に基づいて行われないこと。

事業外みなし労働を用いない場合は、当然勤怠管理が必要です。
また「所定時間働いたとみなされる」事業外みなし労働を用いる場合であっても、従業員の健康確保のため、「労働時間の状況」を把握しなければなりません。
そうすると結局、会社は従業員の労働時間を管理しなければなりませんが、在宅勤務はその性質上、勤怠管理が難しくなりがちです。

そこで、在宅勤務形態で働く従業員の労働時間を管理するためには、インターネットにアクセスして打刻するクラウド勤怠管理「CLOUZA」をおすすめします。

「CLOUZA」ならパソコンやタブレット端末からはもちろん、従業員個人のスマートフォンからでも無料アプリを利用して打刻することができます。新たなシステムを導入するコストをかけることなく、従業員の自宅から簡単に打刻が可能です。
また、従業員の打刻した結果は、インターネット経由で日本全国どこからでもリアルタイムに確認することができます。 これにより、在宅勤務者の勤怠管理を簡単に効率化できます。

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