再確認！社員の労働時間を管理・把握するのためのガイドラインをご存じですか？

平成29年1月20日、厚生労働省は労働時間を適正に把握するためのガイドラインを新たに策定し、発表しました。

正確な名称は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」です。
とは言ってもこのガイドラインは全く新たに策定されたものではなく、既に発表されている「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」という通達に沿うもので、その内容をさらに拡げて掘り下げる内容になっています。

労働者の勤怠管理を正しく行い、労働時間を適正に把握することは使用者（仮に会社とお考えください）の義務であり、本ガイドラインはその具体的な拠り所となるものですが、内容については給与計算担当者、総務責任者の方も含めて意外に知られていないことが見受けられます。

労働時間管理、勤怠管理を行う上で、非常に重要な根拠となるガイドラインですので、これからその趣旨や内容について、詳しくご説明します。

ガイドラインの趣旨

労働基準法においては、会社は労働者の労働時間を適切に管理する義務があります。
しかし現状では、労働時間を自己申告制とし、運用が不適切であることなどにより、違法な長時間労働が行われ、賃金が未払いとなるなどの事例が多発しています。このため、会社がとるべき措置を具体的にわかりやすく説明するため、このガイドラインが策定されました。

ガイドラインの適用範囲

いわゆる管理監督者、みなし労働時間制が適用される労働者以外のすべての人が対象となるとお考えください。
注意すべきなのは、「課長は管理監督者だから」「専門業務型裁量労働制適用者だから」など、名目上の肩書きや分類で安易に適用外と判断しないようにしてください。

仮に管理監督者、みなし労働時間制が適正に運用されている場合でも、会社は労働者の健康確保を図る必要がありますので、適正な労働時間管理を負う義務は残されています。

そもそも労働時間とは

新ガイドラインでは、労働時間そのものの考え方について、あらためて明記されました。

会社の指揮命令下にある時間で、労働契約や就業規則で決められるものではなく、実態として労働者の行為が会社から義務付けられているものであれば、全て労働時間として扱われます。

例えば指定の制服に着替える時間、朝礼の時間、会社の指示待ちで待機する時間、参加が義務付けられている研修などです。この労働時間を正しく集計し、勤怠管理を行っていくのです。

それでは会社がすべきことは？

それでは具体的に会社はどのように労働時間を把握し、管理すれば良いのでしょうか。
ガイドラインに沿って主なポイントをご説明します。

1.会社は、労働時間を適正に把握するため、労働者の日ごとの始業・終業の時刻を確認し、記録すること。

単に何時間働いたかではなく、何時に仕事を始め何時に仕事を終えたかを、休憩時間も含めて労働日ごとに確認・記録します。労働時間はこれをもとに把握・確定します。

2.始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること

• 会社（例えば勤怠管理を行う人）が自ら現認することにより確認し、適正に記録すること
• タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

 

この2つが原則の労働時間把握の方法です。会社（所属長あるいは勤怠管理者）が目で見て確認する、あるいはタイムカードなどの客観的な記録をもとに確認します。
新ガイドラインでは、パソコンの使用時間記録も客観的記録であると具体的に追加されました。ただパソコンの記録だけを鵜呑みにすることも、実務的には無理があるかもしれません。
例えば仕事の前後でネットサーフィンをしている、電源を切らずに帰ってしまった、など、労働者が会社のパソコンを適正に利用しているかの管理・徹底も必要でしょう。

3.2の方法によることなく、自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行わざるを得ない場合は、以下の措置をとること。

• 労働者に対して、労働時間を正しく記録し、自己申告を行うよう十分な説明をする
• 労働時間の管理者に対して、自己申告制の適正な運用と会社がとるべき措置について十分な説明をする
• 自己申告した時間と、実際の労働時間が合致しているか、必要に応じて実態調査を行い、労働時間の補正を行う
• 自己申告した時間を超えて事業所内にいる時間について、その理由等を労働者に報告させる場合には、その報告が適正に行われているか確認する
• 申告の時間に上限を設けるなど、適正な自己申告を妨げる行為をしない

 

自己申告制は原則の方法ではなく、やむを得ない場合としています。そして自己申告制による労働時間の把握について、申告を行う本人に正しい申告をすること、管理をする者にもガイドラインに沿った適正な運用をするよう求めています。
さらに、自己申告した時間と会社が記録した時間に差が無いか、必要に応じて実態調査をし、労働時間を補正するよう明示されています。
また、自己申告した時間を超えているにもかかわらず会社に残っている時間が見受けられる場合には、なぜそうした実態があるのか報告をさせ、その報告が適正なものか確認するよう求めいています。
労働時間ではないと報告されていても、実際は指揮命令を受けて従事しているものであれば、労働時間として扱わなくてはなりません。
また申告する残業時間に上限を設ける、36協定で協定する延長時間を実際は超えているにもかかわらず、あたかも超えていないかのような記録をする行為が、会社の中で習慣となっていないか注意を促しています。

4.賃金台帳を適正に整えること

会社は労働者ごとに労働時間に関する事項を適正に記入し、記録しなければなりません。これが、ひとつひとつの勤怠管理の積み重ねです。
具体的には労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数等です。
これら勤怠項目を正確に記録、集計、管理し、適正な賃金の支払に結び付けることを求めています。

5.労働時間の記録に関する書類を3年間保存しなければならないこと

賃金台帳はもちろんのこと、会社が自ら始業・終業時刻を記録したもの、タイムカード等を3年間保存します。3年の起算は最後の記載がなされた日からです。

終わりに

いかがでしょうか。
適正な労働時間の把握と管理、場合によってその改善が、非常に重要視され、かなり具体的な内容に踏み込んでいるガイドラインであることがご理解いただけたかと思います。
昨今は労働基準監督署による事業所の調査も非常に多くみられるところですが、調査後監督署への改善状況報告を、このガイドラインに沿った形で報告させる指導が増えています。

労働者の申告する労働時間と、会社が記録する労働時間に乖離がある場合には、これまで以上に会社の管理と運用に責任が求められていることを感じ取ってください。
そして、日々の勤怠管理においては、ガイドラインに沿った適切な勤怠システムの導入、構築をしましょう。