CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

 

最近では、長時間労働が社会問題となっています。

長時間労働を防ぐためには、適切な勤怠管理が欠かせません。

勤怠管理の方法として、タイムカードを使用されていることも多いと思いますが、実はタイムカードには様々な弱点や非効率な点があります。
そこで、今回はそういったタイムカードの性質及び、それを克服できる勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」の有用性についてお伝えします。

 

勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」のを導入して得られるメリット7つ

まずは、CLOUZAのメリットについてお伝えしたいと思います。

メリット1:スマホやタブレットからいつでもどこでも入力可能です
出勤や退勤の打刻は、ダウンロード無料のアプリから可能です。したがって、アプリをダウンロードしていただければ、スマホやタブレットから24時間どこにいても打刻が可能となります。

メリット2:導入費用がかかりません
勤怠管理システムを導入するには費用が多くかかることも少なくありませんが、前述のアプリによって、従業員のスマホや会社のタブレット等をタイムレコーダー代わりにすることができるため、コストがかかりません。

メリット3:従業員の打刻データは即時集計されます
打刻データは即時に集計されるため、面倒な計算は必要ありません。社内にいなくてもタブレット、PCから集計データをご確認いただけます。

メリット4:インターネット経由で日本全国どこからでもリアルタイムな勤務状況を確認できます

メリット5:管理画面から日々の打刻データを確認/変更できます

メリット6:給与ソフトと簡単に連動させることができます
主要各社の給与計算ソフトと簡単に連動させることができるため、給与計算の手間をかなり減らすことができます。

メリット7:従業員の勤務データを週報月報として、PDF形式で出力することが可能です
どの従業員がどれだけ働いているのか、一目で分かります。

 

勤怠管理でタイムカードを使う目的と実用性

次に、タイムカードによる勤怠管理について考えてみたいと思います。

タイムカードを使う目的は正確に勤怠管理を行うためですね。
しかし、実のところタイムカードには、以下のような不正打刻のリスクがあります。

  1. 職場の同僚に打刻してもらうパターン
  2. 遅刻しそうなとき、すでに出社している同僚に自分のタイムカードを打刻してもらう、あるいは、残業代を増やすために自分よりも遅く退社する同僚にタイムカードを打刻してもらう等の不正行為です。いずれの場合も、会社は、実際には働いていない時間の分まで賃金を支払うことになります。

  3. 従業員が退社時間よりも前にタイムカードを打刻してしまうパターン
  4. 会社が定めた残業時間の上限を超えそうなときに、タイムカードに「退社」の打刻をしてから仕事を続けるパターンです。従業員が自分の判断で行う場合と、上長の指示により行われる場合の2通りがあります。後日、その従業員から「本当の退社時間を申告するので残業代を支払ってほしい」という請求が行われたり、その従業員が健康を害した場合に「違法な残業を強制された」という訴訟を起こされたりするリスクがあります。

これに対して、以下のような対策がよく取られます。

  1. 不正打刻を制裁の対象として、就業規則にその旨を明示する
  2. 不正打刻に関する内部通報制度を設ける
  3. 人事部が職場を巡回し、正しく打刻されているかどうかの抜き打ち検査を行う

しかし、「1.制裁対象とする方法」や「2.内部通報制度を設ける方法」は、昔から行われてきましたが、あまり効果は認められません。不正打刻は、同僚同士の仲間うちで行われていたり、職場ぐるみで行われていたりすることが多いため、制裁措置や内部通報等を講じても効果が不十分です。

「3.抜き打ち検査」は、ある程度の効果は期待できます。ただし、これを行うと、「会社から信用されていない」と感じた従業員がモチベーションを低下させるという弊害が出てきてしまいます。したがって、抜き打ち検査はたまにしか行うことができず、それでは不正打刻を解消するまでには至らないのです。

以上のように、タイムカードでは、「正確な勤怠管理」という目的を達せられないことがあります。

そもそも、タイムカードによる勤怠管理は、「他人の打刻ができてしまう」「日々の労働時間をリアルタイムで集計できない」という、2つの弱点を抱えており、その弱点が不正打刻を発生させる要因になっています。
したがって、不正打刻を解消するためには、タイムカードの弱点を克服できる、新しい勤怠管理に移行しなければなりません。

 

タイムカードのデータから給与計算・人事考課を反映させるのは大変

前述のように、タイムカードを用いる場合、日々の労働時間をリアルタイムで集計できないという弱点があります。
具体的には、基本的にタイムカードに打刻された労働時間を集計し、手入力で給与計算ソフト等に入力することになります。

しかし手入力では多くの時間がかかりますし、誤入力のリスクもあります。

その点「CLOUZA」なら、自動で簡単に労働時間を計算することができる上、給与計算ソフト等と簡単に連携することができます。
したがって、時間の節約になりますし、ヒューマンエラーも発生しません。

また、タイムカードだと誰がどれだけ働いているのかがとても見づらいため、勤務態様を人事考課に反映するのも一苦労です。
その点、「CLOUZA」なら1つの画面で打刻情報や勤怠集計結果を把握できます。

 

フレックス、裁量制、変形労働、役員報酬はタイムカードでは測りにくい

裁量制や変形労働といった、変則的な労働形態はタイムカードでの勤怠管理が困難です。
また、役員報酬についても、タイムカードでは管理しにくいものですね。

これに対し、「CLOUZA」の上位サービスである「CYBER XEED就業」では、これらについても対応可能となっています。

ご興味がありましたら、「CYBER XEED就業」についてもご検討ください。