CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

 

長時間労働が社会問題と化している昨今、勤怠管理の重要性は今までにないほど高まっています。

もちろん、勤怠管理をされていない方はいらっしゃらないでしょうが、実のところどんな方法でも良いというわけではありません。

そこで今回は、そもそも勤怠管理の目的とは何か?なぜオーバーワークは生まれるのか?等という観点から適切な勤怠管理について考えてみたいと思います。

 

勤怠管理とは労務・勤務時間の最適化が目的

そもそも勤怠管理とはなんでしょうか?

勤怠管理とは一般的に、各従業員の出勤時間、退勤時間、休憩時間、出社日数等を把握して、就業規則や労働基準法等のルールを順守できているかを確認するものです。

では、勤怠管理はなんのためにするのでしょうか?

上記のようにまず、ルール順守のための目的があります。
労働基準法では休日に関する規定や休憩時間に関する規定などありますが、勤怠を適切に把握していなければ、この規定を守ることはできません。
よって、現実の労働状況を正確に把握できる勤怠管理方法を選ぶ必要があります。

さらに、勤怠管理の目的として、労務や勤怠時間の最適化があると思います。

適切な勤怠管理をすることで、誰がどのくらい仕事をしているか、が分かるようになります。
仮に特定の従業員に業務が偏りすぎていれば、人間や業務の配分を考え直す必要があるかもしれません。
したがって労務や勤怠時間の最適化を図るためには、誰がどのくらい仕事をしているか、が一目で分かるような勤怠管理を行う必要があります。

この点、勤怠管理クラウドサービスCLOUZAなら打刻情報が即座に正確に集計され、1つの画面で打刻情報や勤怠集計結果を把握できます。
また従業員の勤務データを週報月報として、PDF形式で出力することも可能です。

 

オーバーワーク(長時間労働)が生まれる背景とメカニズム

さて次に、昨今特に問題となっているオーバーワーク(長時間労働)はどんな背景で生まれるのか、を考えてみたいと思います。

まず、最も基本的な理由として、勤怠管理の不十分さが挙げられます。

従業員が日、月、年に何時間くらい働いているのかを正確に把握していなければ、会社は労働時間の把握ができません。するとオーバーワークが発生しそうだという認識自体を持てないため、労働時間を抑制することができなくなります。
また日本の場合、上司が職場にいる限り部下も職場に残るなど、周りに合わせるような暗黙の了解が存在する場合があります。 その結果、不要な残業が生まれることが考えられます。

以上のように、オーバーワークを防ぐためには、正確な勤怠管理が不可欠です。
そして労働時間が多めになった従業員には早期の退社を促すなど、周りに合わせるのではなく、個別にしっかりと対応していくことが必要です。

 

勤怠管理システム導入によって、効率的で適切な勤怠管理を実現する

上記のように、長時間労働を避けるためには、適切な勤怠管理が不可欠ですが、具体的には、どのような方法によればよいでしょうか。

例えば、表計算ソフトによって管理する方法がありますが、実はこの方法は以下のような不都合があるため、おすすめできません。

  1. 計算エラーが起こりやすい
  2. 表計算ソフトでは「関数」などの数式によって自動計算を行ないます。しかし、関数は万能ではなく、12時制と24時制が混在してしまう場合や、ミスタイプをした場合などは計算エラーが生じてしまいます。

  3. 確認作業が大変
  4. 表計算ソフトに数字を入力するのは人です。手打ちの作業がある限り、間違った数字を入力してしまったり、入力する場所ではないところに書いてしまったりなど、必ずミスは発生します。従業員が何十人、何百人といる場合は確認作業だけで多くの時間が必要となります。

  5. システムの連携ができない
  6. 表計算ソフトのデータと連携できる給与計算ソフトはほとんどありません。勤怠管理に表計算ソフトを使用している中小企業は、表計算ソフトのデータと電卓を用いて手作業で計算するか、給与計算ソフトに手打ちしているところがほとんどです。

  7. 不正・改ざんが容易
  8. 表計算ソフトは従業員が各自で手打ちするため、不正・改ざんをしようと思えば誰でも行なうことができます。

  9. データ消失の可能性がある
  10. 表計算ソフトのデータはパソコンに保管してあるため、パソコンのクラッシュ、ウイルス感染、表計算ソフトの不具合などによって大切なデータが消失してしまうことがあります。誤って必要なデータを消してしまうなどヒューマンエラーによるデータ消失も少なくありません。

この点、勤怠管理クラウドサービスCLOUZAならば、これらのデメリットをすべて解決することが可能です。

  1. 簡単に打刻できる
  2. パソコンなどの端末から専用サイトへアクセスするだけで簡単に打刻ができます。 また、タイムレコーダーアプリを導入すれば従業員のスマホがタイムレコーダーになるのでコストダウンも可能です。もう手打ち作業による計算エラーを心配する必要はありません。

  3. 計算が容易
  4. CLOUZAでは表計算ソフトのようにわざわざ関数を組む必要がありません。従業員の打刻データは即時集計されるため、計算・確認・修正の手間を大幅に省くことができるでしょう。

  5. 主要な給与計算ソフトと連携
  6. CLOUZAは主要な給与計算ソフトに対応しています。

  7. 不正打刻の防止
  8. CLOUZAはURLと認証IDを従業員に教えない限り、所定のPC以外では打刻ができません。またスマートフォンで打刻する場合は、位置情報サービスの設定をすることで打刻時の位置情報が分かるため、不正な打刻はできないようになっています。

  9. セキュリティ性能が高い
  10. CLOUZAに登録されたデータは、堅牢なデータサーバーで厳重に保管されます。万が一、パソコンやタブレットが壊れてしまった場合でもデータはしっかりとサーバーに残っているので安心です。

勤怠管理クラウドサービスCLOUZAで、効率的で適切な勤怠管理を実現されてはいかがでしょうか。