勤怠管理で業務効率化！システムの導入が人事・労務管理の作業時間を減らす

これまでタイムカードを使用して行っていた勤怠管理は、シンプルで誰にもわかりやすく、特に運用面で問題はありませんでしたが、そうした勤怠管理のシステムを見直すことで業務効率化が可能です。

多くの経営者や管理業務を行う方なら、定例作業を効率化し、ムダをなくして人件費を減らすことは課題のひとつ。

広く浸透しつつある勤怠管理システムによって「勤怠管理がもっと楽になる」「勤怠管理が企業の成長につながる」。といった実感をしている企業様も多くいらっしゃいます。

ムダを省く業務効率化のカギは「クラウド勤怠管理」

アベノミクス戦略においては「人材の流動的活用」が重要なポイントとされています。これは企業内でも同様で、激化する企業間競争を生き抜くためにはフレキシブルな社内人材活用が欠かせません。必要な人材を過不足なく適切な部署に配置するという、いわゆる業務効率化が求められています。

しかし、ひと言で業務効率化といっても「何から改善すればいいのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。問題があるのは分かっているけれど、実際に何が原因なのか見えてこないという状況です。原因の発見は業務効率化において最も重要かつ困難なポイントといえます。

そこで注目されているのが「クラウドの勤怠管理サービス」です。

インターネット上で勤怠管理を行えるというサービスで、現在その利便性の高さから多くの企業が業務効率化を目指して導入を始めています。従来のタイムカードからクラウドサービスに移行することで、いったいどのようなメリットが生じるのでしょうか。勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」を例に解説します。

従業員の打刻データを随時集計。労働時間の日次管理が可能。

従来のタイムカードは集計が手作業なので月次または週間で集計を行っているところがほとんどですが、「CLOUZA」では従業員の打刻データが随時集計されるため日次で勤務状況を把握することができます。

月次集計を行っている場合、締め日を迎えてからどこに人件費がかかっているのかを把握して、翌月から人員調整や業務改善などの指導を行うことになります。しかし、リアルタイムに集計できれば月の途中で臨機応変に対応することが可能です。

同じ部署でも日によって業務の量は大きく異なります。ビジネスにおいて1ヶ月の遅れは非常に大きく、翌月に対処をしても手遅れになっているケースが多々あります。月次ごとの集計ではなかなか見えなかった問題も、リアルタイムに集計されるデータを確認することによって見えてくる問題もあります。人材が足りない場合はアルバイトやパートを雇用して従業員の負担を軽減することもできますし、逆に人材を過剰に抱えているようならば人手が足りない部署に回すことも可能です。

リアルタイム管理は残業の指示・指導などにも有効

「遅くまで残業をするのは熱心な社員」と言われていたのは昔の話。残業代が欲しいためにしなくてもいい仕事をしたり、自分の仕事は終わっているのに上司や先輩が残っているから帰れないという不必要な残業によって、余計な人件費を支払っている企業が少なくありません。月次単位で集計していたらなかなか見えなかった問題も、日次で集計することで無駄な残業を正確に把握することができます。

このようにリアルタイムかつスピーディに業務改善できるのは勤怠管理クラウドサービスならではのメリットといえるでしょう。

>>給与計算ソフトとの連携や、位置情報の確認など、リアルタイム管理、日次集計以外にも多彩な機能をもつCLOUZA

外出先でのWeb打刻はもちろん、勤怠確認も可能

「CLOUZA」では、大切な勤怠記録をデータセンターで管理しています。そのためノートパソコンやタブレットなどの端末と、インターネットに接続できる環境にあれば全国どこからでもリアルタイムに勤務状況を把握することが可能です。外出先をはじめとして、事業所外、派遣先など、さまざまな場所で勤怠データを知ることができます。

そのため一人で多店舗を管理する忙しいエリアマネージャー様や、移動時間が多い管理者様などから特に好評をいただいています。もちろん携帯電話回線でも利用可能ですスマートフォン・タブレット端末用の打刻機能アプリがあるのでインターネットが使えない環境でも24時間打刻することができます。これもデータを外部に保存しているクラウドならではの機能です。

経営や会計・経理のコンサルティングにも利用できる

「CLOUZA」では、自社で利用するだけではなく社労士事務所やコンサルティング会社の顧問先などの勤怠管理システムとして導入することも可能です。

顧問先の勤怠状況をリアルタイムで把握できるため、データチェックの時間を大幅に削減可能。そのぶん給与体系や労働安全衛生面といったコンサルティングにあてる時間が増えます。またデータをやりとりする時間も大幅に削減できるため、時間やコストを減らすこともできます。

情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO27001」を取得

「CLOUZA」のデータ管理を行っているサーバーは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格「ISO27001」を取得しており、セキュリティ対策も万全です。また定期的な脆弱性テストの実施や、ウィルス対策の導入、ウィルスパターンの更新を毎日行うなど、常に最新のセキュリティ対策を行っています。社外でも使えるシステムだからこそ、安全な勤怠管理クラウドサービスを利用したいものです。