2026年6月24日　更新

月末の給与締め日が近づくたびに、紙の出勤簿やタイムカードの回収・目視でのチェック・手計算という作業が経理・総務担当者の前に立ちはだかります。
普段は問題ないのに、月末が毎回しんどい——その原因は紙・手作業管理の構造そのものにあります。

本記事では、手作業管理が抱える3つの課題を整理したうえで、勤怠管理システムを導入することで得られる4つのメリット、そしてアナログ管理に慣れたスタッフでも無理なく移行できる仕組みについて解説します。

紙・手作業による勤怠管理の3つの課題

月末集計にかかる工数と人件費のロス

紙の出勤簿やタイムカードの回収・目視でのチェック・集計という作業は、管理者と担当者の双方の時間を毎月消費します。
たとえば従業員50名規模の企業で、労働コストを時給1,500円と仮定して試算してみましょう。

• 班長4名 × 2時間 × 1,500円 ＝ 12,000円
• 集計担当2名 × 4時間 × 1,500円 ＝ 12,000円
• 合計：月約24,000円（年間約288,000円）

毎月24,000円、年間290,000円近くの人件費が、集計作業だけに消えている計算になります。
紙の資料を集めて計算する作業にこれだけのコストが積み上がっているという事実は、意外と見過ごされがちです。
 

自己申告のみの管理は法的リスクになる

「手書きの出勤簿にサインさせている」「本人が記入した勤務表を提出させている」——こうした自己申告のみの管理には、実は法的なリスクがあります。

厚生労働省のガイドラインでは、労働時間の把握は原則として、タイムカード・ICカード・PCのログなど客観的な記録によることが求められています。手書きの出勤簿による自己申告だけの管理は、是正勧告の対象となる可能性があります。

出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
 

タイムカードの保管が物理スペースを圧迫する

労働基準法第109条により、タイムカード等の労働関係書類は原則5年間の保存が義務づけられています（附則第143条による経過措置として、当分の間は3年）。

従業員50名の企業で試算すると、50名×12ヶ月×3年で1,800枚ものタイムカードを保管しなければなりません。書類の多いオフィスでは、キャビネット1台が実質的にタイムカード専用となり、他の重要書類の置き場所を圧迫することになります。

出典：労働基準法第109条・附則第143条（e-Gov法令検索）
 

勤怠管理システムを導入する4つのメリット

こうした課題をまとめて解決できるのが、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA（クラウザ）」です。
CLOUZAを導入することで得られる主なメリットは、以下の4つです。
 

集計作業にかかる時間を大幅に削減できる

打刻データはリアルタイムで自動集計されます。
月末に手作業で行っていた集計が不要になり、月中の任意のタイミングで「今月の残業時間は何時間か」をすぐに確認できるようになります。

CLOUZAは、シフト制の職場にも対応しています。
日によって勤務時間が異なる場合でも、早番・遅番・夜勤のように、あらかじめシフトパターンを設定しておくと、その日のシフトに応じて遅刻・早退や残業時間を自動で集計します。複数のシフトパターンが混在する職場でも手計算によるミスが生じにくくなります。

勤務データ確認の詳細はこちら
 

オフィス外でも「客観的な記録」を残せる

労働時間の把握には客観的な記録が求められています。
テレワークや直行直帰など、オフィスにいない時間帯の打刻をどう管理するかは、中小企業が見落としがちなポイントです。

CLOUZAはPC・タブレット・スマートフォンから打刻できるため、勤務場所を問わず客観的な打刻記録を残すことができます。
交通系ICカードとiPhoneを組み合わせた打刻にも対応しています。

なお、「外出先からの打刻では不正打刻が心配」という場合は、GPS機能を使って打刻時の場所を地図上で確認できます。

打刻方法の詳細はこちら
位置情報取得の詳細はこちら
 

給与ソフト連携で転記ミスをなくす

集計した勤怠データは、弥生・フリー・マネーフォワードなど主要10社以上の給与計算ソフトへ加工せずに取り込めます。
月末に集計結果を給与ソフトへ手入力する作業が不要になり、ミスと工数を同時に削減できます。

給与ソフト連携の詳細はこちら
 

打刻データが経営判断に使えるデータになる

今までは保管資料だったタイムカードが、クラウド上でリアルタイムに集計・可視化されることで、経営データとして機能します。
「今月の労務費の推移はどうなっているか」、「先月と比較して残業は増えているか」といった問いに、月中でもすぐに答えられるようになります。

また、クラウド上でデータ管理が完結するため、紙の資料を物理的に保管するスペースが完全に不要になります。

CLOUZAのデータ保存期間は60ヶ月のため、法定保存期間も問題なく満たせます。
 

紙からの移行をスムーズにするWebタイムレコーダー

「システムへの切り替えは考えているが、スタッフが使いこなせるか不安」——。
CLOUZAのWebタイムレコーダーは、まさにこの不安を解消するために設計されています。

画面上にタイムカードが並ぶように従業員の名前が表示され、自分の名前を選んでボタンを押すだけで打刻が完了します。
紙のタイムカードで「自分のカードを取り出して打刻する」感覚に近く、従来のやり方に慣れた従業員でも違和感なく使い始められます。

既存のPCやタブレットがそのまま打刻機になるため、専用端末を新たに購入するコストも不要です。
初期設定は最短15分で完了し、操作でわからないことがあれば電話・メール・チャットボットによるサポートが対応します。

Webタイムレコーダーの詳細はこちら
かんたん設定の詳細はこちら

勤怠管理システムの選定基準や、中小企業が導入前に確認すべき機能について詳しく知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

CLOUZAで月末の集計による徹夜をなくした事例

トラットリア・レ・サルデ様（飲食業・1〜25名）

イタリア・シチリア料理を提供するトラットリア・レ・サルデ様では、以前はアルバイトスタッフが自己申告で記入した出勤簿を締め日に提出する形で勤怠管理を行っていました。
しかし提出もれや記入ミスが頻発し、集計のたびにスタッフへの確認作業が発生。
手計算での集計も重なり、給与支払日までの日数に余裕がないときは徹夜で作業することも少なくなかったといいます。

CLOUZAを導入後は、出退勤の打刻データが自動集計されるため、手計算の作業が不要になりました。
打刻もれはその日のうちに確認できるようになり、締め日に集中していた確認・集計作業が月中に分散。
集計結果を確認すればそのまま給与計算に流せるようになり、深夜まで作業することがなくなりました。
また、打刻端末はレジ横に置いたタブレット1台のみで、省スペースでの導入を実現しています。

トラットリア・レ・サルデ様の導入事例詳細はこちら
 

まとめ：まず30日間の無料トライアルで、月末の集計作業がどれほど変わるか体感してください

紙管理が抱える課題——集計工数のロス、法的リスク、保管スペースの圧迫——は、毎月の締め処理のたびに繰り返し現れます。
勤怠管理システムの導入は、これらをまとめて解消する最短ルートです。

CLOUZAは初期費用0円、月額200円〜/人で、既存のパソコンやタブレットからすぐに使い始められます。

クラウド型勤怠管理に切り替えることで、コスト面でどのようなメリットがあるのか、詳しく知りたい方はこちらの記事もあわせてご覧ください。 

まずは30日間の無料トライアルで、月末の集計にかかる時間がどれほど変わるかをご体感ください。

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