CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

従来の勤怠管理の手法では、毎月、給与の締め日以降に1ヶ月分をまとめて集計する方法が一般的です。しかし、クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理をリアルタイムで行うことができるようになります。ここでは「勤怠管理をリアルタイム化する」ということが今日的な経営でいかに重要であり、メリットが多いことなのかを検証していきましょう。

 

本部での集計が容易になる

多店舗展開する飲食店や小売店、あるいはエリアに密着した営業拠点を持つサービス業などでは、勤怠管理は拠点ごとに管理者がタイムカードを管理し、給与の締め日ごとに集計データを作成して本部に送るのが一般的です。

本部では「勤務実態と矛盾しないか」「勤務時間は適切か」「修正があった場合は正しく修正されているか」といったチェックが行われており、不備やミスがあった場合は現場に問い合わせて確認をするなど、かなり時間を要する作業になります。アルバイトやパートの多い職場などでは勤務時間やシフトがまちまちで、集計作業はさらに煩雑なものになるでしょう。

これに対して当社の「CLOUZA」などの勤怠管理クラウドサービスを導入した場合、上記のような面倒なデータのやりとりがなくなります。離れていてもリアルタイムにデータが見られるようになり、従業員が打刻すると同時にそのデータはクラウド上に記録され、本社ですぐに閲覧することができるのです。今まで締め日のギリギリに行われていたような確認・修正が、毎日少しずつできるようになるため、今まで以上に勤怠管理がスムーズになります。

もし打刻ミスが発生した場合でも、直接の管理者以外にも管理権限を持つ上長などがシステム上のデータを修正することが可能です。ミスがあるたびに何度も問い合わせをしたり、データをやりとりする時間を省けるので、業務効率化にも役立ちます。

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出勤・退勤の打刻忘れをリアルタイムに把握

また現場においても勤怠状況を一覧としてリアルタイムにチェックできるため、出勤・退勤の打刻忘れをすぐに把握することができます。きちんと打刻されていない場合はエラーが出るので一目瞭然です。

従来のタイムカードならば締め日になってから打刻忘れが判明し、その日の状況などをさかのぼって調べたりするなど非常に手間がかかりますが、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」ならその日のうちに確認することが可能です。

もともと勤怠管理のチェックは生産性が高い仕事とはいえません。リアルタイムにデータを確認できれば、締め日に余計な作業が集中しなくなるのはもちろん、確認・修正にかかる時間も節約できます。忙しい現場においても多くのメリットがあるといえるでしょう。

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経営データとしても役立つ勤怠管理クラウドサービス

リアルタイムにデータが確認できる勤怠管理は、さらに一歩踏み込んで労務費の詳細な分析ツールとしても利用可能です。ほかのデータと組み合わせることで貴重な経営データを手に入れる助けにもなります。

例えば、ある部門の従業員一人あたりの時間外労働時間と生産性を照合して「時間外労働にかかる労務費の伸びが生産高に比例しているかどうか」「業務量の増加が人件費にどれだけ影響しているか」を測定することもできるでしょう。新たな仕事を受注する際、それにどれくらいの労働力が必要で、労務費コストがどれくらいかを試算することも可能です。人件費の予算配分をそれぞれのシーンで分析・管理できるのはリアルタイム勤怠管理サービスならではのメリットといえるでしょう。

また勤怠管理クラウドサービスは、「残業時間の管理」にも役立ちます。残業時間に対して生産性が見合っていない場合は、無駄な残業を放置している可能性があります。1ヶ月単位や週単位で集計した場合はなかなか分からないかもしれませんが、一日単位で比較検証すれば無駄なコストがよく見えてきます。人件費の業務改善を目指している企業が勤怠管理クラウドサービスを導入しはじめているのは、背景としてこういった理由があるためです。

日々の売り上げや人件費の変動が激しい企業ではこうしたデータを統計から割り出すことは非常に困難です。しかし、勤怠管理システムを使えば比較的簡単に「経営に役立つ、生きたデータ」が抽出可能になるでしょう。これは何よりもスピードと効率を求められる今日の企業経営にとって、重要な武器となるといえます。

勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」では指定した日の打刻情報を一覧で確認可能です。拠点や所属、集計方法などが絞り込むことができるため、データの比較も容易です。修正したい場合は「前々月」「前月」「当月」「翌月」分のデータ変更が可能で、確定することで打刻データや時間数を変更不可の状態にすることもできます。使用しない項目は非表示にするなど、ユーザーごとにカスタマイズできるのも魅力です。

勤怠管理システムというとコスト削減ツールとして注目されがちですが、このように経営管理ソフトとして利用できるところもメリットといえます。勤怠管理システムとしてはもちろん、経営に役立つデータも抽出できる「CLOUZA」。業務の改善を視野に入れている企業にもおすすめです。