最近では、長時間労働を是正することが、企業の社会的責務であると考えられています。
その中で、従業員の労働時間を適切に把握して、長時間労働を防止するため、正しく勤怠管理を行うことは今まで以上に重要となってきます。

ただ、経営者の方に勤怠管理について尋ねると、「単純に従業員の自己申告に任せている。」とおっしゃる方が少なくありません。
ですが実のところ、自己申告による勤怠管理は原則として認められないことになっています。

そこで今回は、正しい勤怠管理にはどんな方法があるか、そして自己申告による勤怠管理が認められるためにはどんな条件が必要かについて、お伝えしたいと思います。
また勤怠管理の前提として労働時間とは何か、についても簡単に触れておきます。

労働時間とは

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいいます。
たとえば、以下のような時間は、労働時間に該当します。

• 使用者の指示により、就業を命じられた業務に必要な準備行為（着用を義務付けられた所定の服装への着替え等）や業務終了後の業務に関連した後始末（清掃等）を事業場内において行った時間
• 使用者の指示があった場合には即時に業務に従事することを求められており、労働から離れることが保障されていない状態で待機等している時間（いわゆる「手待時間」）
• 参加することが業務上義務づけられている研修・教育訓練の受講や、使用者の指示により業務に必要な学習等を行っていた時間

勤怠管理の原則的な方法

さて、以上のような労働時間を含めて、使用者には従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適切に記録する義務があります。
この方法として、厚生労働省のガイドラインによれば、原則的には2つの方法のいずれかを採用すべきであるとされています。

1つは、使用者が自ら現認することにより確認し、適切に記録する方法です。
「自ら現認する」とは、使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接、各従業員の始業時刻や終業時刻を確認することです。
確認した始業時刻や終業時刻については、該当労働者からも確認することが望ましいとされています。

もう1つは、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として、確認し、適切に記録する方法です。

なお、どのような方法を採用するにせよ、会社は「出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならない」とされています。

やむを得ず自己申告制で勤怠管理を行う場合

上記のように、単純な自己申告制は勤怠管理の方法として認められません。
自己申告制の例としては、エクセル等で、各従業員が、出社時間、退社時間等自分の労働時間を自分で記入する方法などが考えられます。

自己申告制が原則として認められない理由は、自己申告による勤怠管理では、従業員が実際の労働時間よりも少なく申告せざるを得ないような場合が考えられるからです。
例えば、申告できる労働時間の上限が決められているような場合です。

ただし、上記2つの方法が採用できない場合、一定の措置を取って適切な勤怠管理がなされるようにすれば、自己申告制が認められるとされています。その措置とは以下の通りです。

• 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
• 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
• 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること

おすすめの勤怠管理方法

以上の方法のうち、使用者が自ら現認する方法は、使用者や労働時間管理者にとって大きな負担になりかねません。
また、自己申告制は一見簡易ですが、以上のように様々な措置を取らなければなりません。
客観的な記録を基礎として勤怠管理をする方法が望ましいですが、大掛かりな勤怠管理システムの導入には初期のコストがかかります。

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