CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

外出先や現場における従業員の勤怠管理は、従来のアナログ方式では限界がありました。管理者は従業員の勤務状況を正確に把握することができず、また従業員は労働時間が正しく給与に反映されないなど双方にとってデメリットがありましたが、それをスムーズに解決する手段がなかったのです。しかし、クラウド方式の登場によって革命が起こりました。

外出先や現場においてアナログな勤怠管理で生じていた問題、勤怠管理をクラウド方式にすることでどのような変化が訪れたのか、分かりやすく解説していきたいと思います。

 

現場・外出先でありがちなアナログ勤怠管理の問題

まず従来のアナログ方式の勤怠管理で生じていた問題について取り上げました。それぞれにどのようなリスクがあるのか職種ごとにまとめてみました。

・営業マンにおける問題
外出することが多い営業マンは、アナログ勤怠管理と最も相性が悪い職種のひとつといえます。自宅から直行直帰する場合はタイムカードを押すことができないため、管理者は営業マンの正しい勤務時間を把握することができませんでした。
また、従業員の不正打刻が後を絶たないことから、タイムカードを押すためだけに出社・帰社をさせるという企業もあります。従業員側にとっては時間のロスであり、経営者側にとっても交通費の浪費となります。
・現場作業における問題
現場作業における勤怠管理も従来のアナログ方式では限界がありました。
現場では班長が点呼を取ったり、従業員自ら勤怠表に出退勤時間を記入する方式が一般的ですが、どちらも不正を容易に行なえるという欠点がありました。本部は正確な勤怠時間を把握することができず、給与の不正受給問題に頭を悩ませる管理者も多くいます。
・終日外出時における問題
従業員が出張やイベントなどで終日外出する場合、本人による自己申告またはメール日報など、従業員にゆだねられる勤怠管理が一般的です。不正を行おうと思えば誰でもできるだけでなく、集計作業にも手間がかかるなど多くのデメリットがあります。

主なリスクについて触れましたが、共通する問題として挙げられるのが「不正打刻」です。
遅刻したにも関わらず時間通りに出社したように細工をしたり、退社時間を遅く申告したりすることで残業代をもらうなど、従来のアナログ方式では外出先・現場の勤怠管理を適切に行なうことができませんでした。

 

現場・外出先におけるクラウド勤怠管理のメリット

従来のアナログ方式では現場・外出先の勤怠管理に限界がありましたが、クラウド勤怠管理の登場によって大きく改善されることとなります。勤怠管理クラウドシステム「CLOUZA」の機能を例に、どのような変化があったのか解説していきましょう。

1.不正打刻の防止
アナログ方式の勤怠管理では、従業員が現場にいないにも関わらず打刻することができました。しかし、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」ではこのような不正打刻はできません。Webタイムレコーダーの場合は所定のPC以外からの打刻はできず、タイムレコーダーアプリの場合はGPS(全地球測位システム)と連動しているため、どこで打刻したのか把握することができます。不正を防止するだけではなく、作業入力の効率化にも役立ちます。
2.リアルタイムで出勤状況を確認できる
クラウド方式の勤怠管理では、インターネットを経由することで日本全国どこからでもリアルタイムな出勤情報を確認することができます。どこにいても従業員が現場に出勤していなければすぐに把握が可能です。打刻漏れやミスなどもなくなり、確認の手間も省けます。
3.管理方法を統一できる
本部ではタイムレコーダーで管理、現場では出勤簿で管理、終日外出時はメールで管理など、一人の従業員に対して勤怠管理方法が複数ある場合、給与計算の際にミスが発生しやすくなります。結果的にデータ確認の時間が増えてしまい、本来の業務に集中できないという方も多いのではないでしょうか。そこで活躍するのがクラウド勤怠管理サービス「CLOUZA」です。勤怠管理を一元化すれば確認作業に割く時間を大幅に減らすことができます。
管理者の負担が少なくなるのはもちろん、業務効率化や人件費削減などにも役立ちます。

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従業員にとってもうれしいクラウド勤怠管理

外出先や現場における従来の勤怠管理システムは従業員に一任されるところが多く、その気になれば不正をすることができてしまいます。不正を防ぐために勤怠管理の手続きを厳しくすると、管理側にとっても従業員側にとっても大きな負担となってしまいます。

クラウド方式の勤怠管理は「不正打刻の防止」「出勤状況のリアルタイム把握」「管理方法の一元化」など経営者・管理側のメリットが多いように見えますが、外出先・現場であっても気軽に打刻できることから、従業員においても「時間の節約」という大きなメリットとなります。

勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」ではパソコンはもちろん、タブレットやスマホを利用した打刻も可能です。特別な設備は必要ありません。外出先や現場における勤怠管理の改善をお考えの方は、ぜひクラウド方式の勤怠管理を選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。