CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

パソコンで勤怠管理を行なう際は専用のソフトウエアが必要になるのですが、Excel(エクセル)などの表計算ソフトで代用している企業も少なくありません。

表計算ソフトはパソコンを業務に使用している企業ならばほぼ導入されているソフトウエアで、誰でもすぐに利用できるのが最大のメリットです。関数を使うと出勤時間や退勤時間を入力するだけで自動的に勤務時間を算出してくれます。カスタマイズが簡単なことから自社の勤務形態に沿った集計表を自由に作成できることが最大の特徴です。

また、表計算ソフトはパソコンを購入したときにプリインストールされている場合も多く、経費の削減にもなります。
ただし、あくまで表計算ソフトであるため、勤怠管理に特化されたソフトではありません。

今回は表計算ソフトが勤怠管理に向いていない5つの理由について、解説していきましょう。

 

表計算ソフトが勤怠管理に向かない5つの理由

表計算ソフトが勤怠管理に向かない理由は主に5つあります。それぞれの注意点について具体的に解説していきます。勤怠管理システムに表計算ソフトを導入している方はもちろん、これから導入を考えている方は以下の点に注意してください。

  1. 計算エラーが起こりやすい
    表計算ソフトでは「関数」などの数式によって自動計算を行ないます。しかし、関数は万能ではなく、12時制と24時制が混在してしまう場合や、ミスタイプをした場合などは計算エラーが生じてしまいます。複雑な関数を使用しているときはエラーも起こりやすいため、半自動で計算を行なうためには関数を組む人だけではなく、使う人にとっても相応の知識が求められます。
  2. 確認作業が大変
    表計算ソフトに数字を入力するのは人です。手打ちの作業がある限り、間違った数字を入力してしまったり、入力する場所ではないところに書いてしまったりなど、必ずミスは発生します。従業員が何十人、何百人といる場合は確認作業だけで多くの時間が必要となります。勤怠管理を容易にするはずが、総合的に見るとかえって時間がかかってしまう場合も多いようです。
  3. システムの連携ができない
    表計算ソフトのデータと連携できる給与計算ソフトはほとんどありません。勤怠管理に表計算ソフトを使用している中小企業は、表計算ソフトのデータと電卓を用いて手作業で計算するか、給与計算ソフトに手打ちしているところがほとんどです。労働者にとっては楽かもしれませんが、給与計算の担当者や経営者の負担は計り知れません。
  4. 不正・改ざんが容易
    表計算ソフトは従業員が各自で手打ちするため、不正・改ざんをしようと思えば誰でも行なうことができます。遅刻しそうな人に代わって他の人が打刻をするなど、不正打刻が後を絶ちません。このような不正行為は給料の過払い問題に発展するだけではなく、職場におけるモラルの低下、業務効率の悪化など、さまざまな弊害をもたらします。また、毎日入力せず月末にまとめて入力する従業員もいるため、正確な記録とは言えません。
  5. データ消失の可能性がある
    表計算ソフトのデータはパソコンに保管してあるため、パソコンのクラッシュ、ウイルス感染、表計算ソフトの不具合などによって大切なデータが消失してしまうことがあります。誤って必要なデータを消してしまうなどヒューマンエラーによるデータ消失も少なくありません。

このように表計算ソフトは導入が容易である一方、多くのデメリットが存在します。カスタマイズできる自由度も魅力ですが、本格的に勤怠管理を行なう場合には余計な工数が多くかかり、リスクも大きくなってしまいます。

 

勤怠管理クラウドサービスCLOUZAなら安心

表計算ソフトでの勤怠管理には「計算エラーが起こりやすい」「確認作業が大変」「システムの連携ができない」「不正・改ざんが容易」「データ消失の可能性がある」など多くのリスクがあります。しかし、勤怠管理クラウドサービスCLOUZAならば、これらのデメリットをすべて解決することが可能です。

  1. 簡単に打刻できる
    パソコンなどの端末から専用サイトへアクセスするだけで簡単に打刻ができます。タイムレコーダーアプリを導入すれば従業員のスマホがタイムレコーダーになるのでコストダウンも可能です。もう手打ち作業による計算エラーを心配する必要はありません。
  2. 計算が容易
    CLOUZAでは表計算ソフトのようにわざわざ関数を組む必要がありません。従業員の打刻データは即時集計されるため、エラーが生じた場合にも即時対応できます。計算・確認・修正の手間を大幅に省くことができるでしょう。
  3. 主要な給与計算ソフトと連携
    勤怠管理クラウドサービスCLOUZAは主要な給与計算ソフトに対応しています。連携可能なソフトウエアは弥生給与、PCA給与、給与奉行、給与大臣NX、給料王、給与計算freee、MFクラウド給与の計7つです。汎用データもアウトプットすることができるため、動作確認ができていないソフトウエアでも加工して取り込むことができます。
  4. 不正打刻の防止
    CLOUZA はURLと認証IDを従業員に教えない限り、所定のPC以外では打刻ができません。またスマートフォンで打刻する場合は、位置情報サービスの設定をすることで打刻時の位置情報が分かるため、不正な打刻はできないようになっています。
  5. セキュリティ性能が高い
    CLOUZAに登録されたデータは、堅牢なデータサーバーで厳重に保管されます。万が一、パソコンやタブレットが壊れてしまった場合でもデータはしっかりとサーバーに残っているので安心です。

CLOUZAの操作方法はシンプルかつ分かりやすいようになっており、初めて勤怠管理システムを導入する方や、パソコンやスマートデバイスが不慣れな方でも簡単にご利用いただけます。

 

効率的な勤怠管理を目指すならCLOUZA

表計算ソフトは勤怠管理として使うこともできますが、専用のソフトウエアに比べると機能が数段劣ります。 表計算ソフトによる勤怠管理に限界を感じている方や、これから本格的に勤怠管理システムを導入したい方は「CLOUZA」をお試しください。