CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

人を雇っている以上、毎月発生するのが「給与計算」作業です。

会社で働く従業員の生活を支える報酬ですので、給与計算は合っていて当たり前、ミスや遅れは許されません。ミスが発生すれば、従業員の会社に対する信頼は損なわれてしまいます。

給与計算は、単に基本給と税金の計算だけではなく、従業員の勤務した時間をベースとして、法律や就業規則に基づいた残業代の計算なども必要となってきます。正しく対価を払うことは、会社が果たすべき義務です。

また、給与計算作業は、経営者、または、人事もしくは経理の部署が、毎月抱えるルーティンワークであり、その中でも勤怠集計は、手間がかかって煩雑な業務になりがちです。

今回は、給与計算におけるミス、クラウドによる勤怠管理のメリット、さらに給与計算ソフトに連携することによるメリットについて解説します。

 

なぜ給与計算には手間や費用がかかるのか?

毎月、給与計算を行っている方のうちの多くは、給与計算が大変だと感じられているのではないでしょうか?

給与計算の手順を大まかに書くと、次のようになります。

  1. 勤怠データを回収し、打刻内容に誤りがないかを確認しながら集計
  2. Excelや給与計算ソフトに入力し、各種手当、残業代など総支給額を計算
  3. 社会保険料、税金、その他の控除額を計算
  4. 総支給額から控除額を差し引き、手取り額を決定
  5. 台帳作成などの事務処理を行う
  6. 従業員へ支払い処理を行い、給与明細書を渡す
  7. 健康保険料や厚生年金保険、住民税などを納付

手書きの出勤簿やタイムレコーダー打刻による紙のタイムカード、また、入力したエクセル表で、従業員の勤怠管理を行っている場合、勤怠の締日が来た後に、それらを回収し、勤怠の集計作業を実施します。
各従業員からの提出がスムーズにいかず、回収作業に時間がかかる事もありますし、その後の集計作業も集計人数が多ければ処理する時間もかかります。
また、正社員以外に、パートやアルバイト、在宅勤務など就業形態が異なる場合の手当の支給や、勤務形態によって、直行直帰や休日出勤、振替休日や有休消化日数など、給与計算を行う中での計算ミスに対する注意すべき点が変わってきます。

些細な金額でも計算を間違えることによって、給与計算をやり直したり、翌月に金額調整を行ったりといった、手間がかかってくることになります。

税金の計算ミスがあった場合には、最悪、追徴課税をしなくてはいけない事態になりかねません。

 

給与計算ミスが起こる原因とは?

給与計算ミスが発生する原因としては、大きく分けて4つあります。

  1. 法律(労働基準法の時間や、休日に関すること等)を知らずに起こるミス
  2. 会社のルール(就業規則や賃金規程など)が決められていないことで起こるミス
  3. 会社のルール(就業規則や賃金規程など)を理解していない、また、無視をすることで起こるミス
  4. 単純な計算ミス

このような給与計算上のミスを起こさないためにはどのような対策が必要でしょうか。

自社内で、勤怠集計や給与計算を実施している場合には、給与計算を実施するにあたって、きちんとしたルールに乗っ取って、給与計算が実施されているか、また、給与計算のチェック体制が整備されているかが重要となります。
また、実際に給与を担当する人事労務担当者や経理担当者の育成や、法制度が変更された場合、法務担当者からのチェック、もし、対応する人がいない場合には、その採用も視野に入れることが必要です。

外部委託している場合には、きちんと自社内の従業員の就業形態(シフト勤務や、残業短観の計算方法など)や給与に関するルールの伝達、さらには、データを受け渡す際のセキュリティ、特にマイナンバーを扱う場合には、使用履歴の保存など、安全を担保するための対策を十分考えておく必要があります。

アマノビジネスソリューションズは給与計算アウトソーシングサービスも行っております。
ぜひこちらもご確認ください。

 

勤怠管理システム導入のメリット、さらに給与計算ソフト連携を行うメリットとは?

<クラウド勤怠システム導入メリット>

  1. タイムカード打刻時のなりすまし(代理打刻)などの不正がなくなる
  2. クラウド上に打刻したデータがあるため、人事担当者がタイムカードなど勤怠資料を物理的に回収する手間が省け、資料の保管スペース削減、回収時間削減や郵送コスト削減となる
  3. 出勤簿やタイムレコーダーで打刻された紙のタイムカードの勤怠を手計算で行う、集計作業がなくなり、業務の効率化が図れる
  4. 直行直帰が多い従業員の打刻がスマホからでもラクにできる
  5. 人事担当者は勤怠データをリアルタイムで見ることができるので、打刻忘れなどの勤怠の問題についても、すぐに把握することができ、こまめな問題対応により、締日の後に時間を取られることがなくなる
  6. リアルタイムで労働時間管理ができるため、残業時間が増加傾向の従業員に対して、月の途中で面談を実施し、事情を聞く機会を設けることも可能

ただし、個人のスマホから打刻が可能にする場合、実際の勤務地に就くよりも前に、自らのスマホで打刻するという不正が行われる可能性があるので、打刻時の位置情報設定が必要です。
また、個人所有のスマホを利用するという点においては、社内での機器の使用の規定を設けるといった対策をとることを検討すべきでしょう。

<給与計算ソフト連携によるメリット>

勤怠データが正しいければ、クラウド勤怠管理システムから、そのデータを給与計算ソフトに取り込むことで、給与計算の基本となる時間計算が自動で行われます。
(この場合、きちんと給与計算設定が給与計算ソフト上で行われていることが前提となります)

給与計算をエクセルなどの表計算ソフトで実施しているという会社を見かけることがあります。
関数を使うことで、出勤時間や退勤時間を入力し、自動的に勤務時間を算出してくれますが、計算式を設定時に、小数点以下の端数金額処理をしていなかったために、総支給額が1円違うというようなことや、毎年、変更される保険料率に気づかずに古い料率のままで、保険料を控除していたというような話を聞きます。

【関連ページ】
表計算ソフトが勤怠管理に向いていない5つの理由

 

給与計算ソフトに連携可能なCLOUZA(クラウド勤怠管理システム)の利用事例

クラウド勤怠管理システム「CLOUZA」は、主要各社の給与計算ソフト(弥生給与、PCA給与、給与奉行、給与大臣NX、給料王、給与計算freee、MFクラウド給与、A-SaaS クラウド給与システム)とデータを連携することができます。
対応していない給与計算ソフトの場合でも、データを出力し、給与計算ソフトへの取り込みが可能な形式に加工することができます。

実際に「CLOUZA」を導入している飲食店では、アルバイト・スタッフの勤怠が自動で集計されて、リアルタイムで勤務状況が把握できるので、毎月の煩雑な作業から解放されたとご評価いただいております。
また、タイムレコーダーを店内に設置する必要はなく、手軽なタブレットを利用して、お店の雰囲気を損なわずに勤怠処理ができています。
CLOUZA導入実績紹介:トラットリア・レ・サルデ様

オーナーは、今後、店舗数が増えた場合でも、楽にスタッフの時間管理ができる事を実感しています。

他に「CLOUZA」を導入した不動産会社では、勤怠管理業務にかける時間を大幅に削減することができたこと以外に、打刻時の位置情報も「CLOUZA」で管理することができるので、外出先での従業員の安否確認にも役立てられていると、営業マン主体である不動産会社においての導入効果を感じていらっしゃるそうです。

現場や外出先における勤怠管理や給与計算作業効率化をお考えの方は、ぜひ勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」をご活用ください。