CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

会社には社員の労働時間を適正に把握する法的な義務があります。そのため多くの企業ではタイムカードや勤怠管理システムを導入して、社員の労働時間をできるだけ正確に把握しようと努めています。
しかし一方でタイムカードを悪用した社員の遅刻、欠勤の不正や管理者による部下の残業時間の偽装など勤怠を巡る問題は少なくありません。
どうしてこのようなことが起きるのでしょうか?

今回は労働時間の適正な把握の仕方に関連させて、タイムカードや勤怠システムの不正が発生する理由について考え、その防止法について解説します。

 

労働時間の把握はなぜ法的義務なのか

社員の労働時間を適正に把握することは非常に重要です。
残業代などの賃金を支払うための基礎資料としてだけでなく、過重労働による社員の心身の不調やメンタル疾患の予防、ひいては過労死・過労自殺を防ぐための手立てになるからです。

会社は社員に対して、その労働(時間)に応じた賃金を一定の支払期日に全額支払う義務があります(労働基準法11条、24条)。
もし労働時間を適正に把握せずに賃金の未払いを生じさせると、それだけで労働基準法違反を問われます。
また会社には、労働者がケガをしたり、長時間労働で健康を害したりしないように配慮する安全配慮義務があります(労働契約法5条)。

このように労働時間を適正に把握することは、コンプライアンス上も非常に重要です。
しかし社員や管理職の中には、そのようなことを理解せず、目先の利益のためにタイムカードの打刻時刻を不正したり、自己保身のために部下の勤怠を勝手に改ざんしたりする者もいます。

では、労働時間を会社が把握する意義を社員や管理職にきちんと説明すれば、打刻の不正や勤怠の改ざんは起きないのでしょうか?
そこで不正を防止する方法については別の仕組みを検討する必要があります。

 

勤怠を偽装した場合の法的な処罰について

タイムカード関連で多い不正は、タイムカードの打刻時間の改ざんです。

社員の不正防止については、服務規律(就業規則)を定め、懲戒規定を整備することがまず基本となります。労働時間を偽装して賃金を不正に詐取する行為は、詐欺(刑法246条1項)の要件を満たします。刑事責任を問われることもある点を、普段から社員の頭に刷り込んでおくことも効果的な防止策です。

改善策としてICカード対応のタイムレコーダーや勤怠クラウドサービスを導入することです。打刻時間がそのままコンピューターに転送され、個人別に記録され、ロックされるので不正をする余地が大幅に小さくなります。

管理職が部下の残業時間を減らすために勤怠を偽装することもあります。これに対しては、上司が勝手に打刻時間を修正できないように勤怠クラウドサービス等のシステム上でロックをかけることで防止できます。

ただし管理職が意図的に部下に圧力をかけ、残業時間を過少申告させている場合は対応が難しくなります。また部下が会社や上司の方針を察して、自ら過少申告することもあります。タイムカードを押してから、深夜まで居残り残業を行う社員は今でも多いのではないでしょうか。

在社時間を実際よりも少なく見せることで、残業時間を過少申告する行為をサービス残業といいますが、サービス残業は犯罪行為ですので、決して行ってはなりません。

残業時間については、割増賃金の支払いが義務づけられており(労働基準法37条1項)、この義務を怠っている場合は労働基準監督署から是正勧告を受けます。

さらに管理職が残業時間を減らするためにタイムカードを改ざんしたことや、打刻時間を偽装させていたことが、労働基準監督署等の調査で発覚した場合、事案が悪質であるとして会社や管理職が書類送検されることも十分ありえます。

割増賃金の支払い義務違反であれば、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金(労働基準法119条1項)です。またタイムカードや賃金台帳などの改ざんであれば、30万円以下の罰金(労働基準法120条4項)となります。

サービス残業をさせないためには、管理職教育を徹底することが第一です。
さらに経営者や人事担当者が職場を巡回し、居残り者をチェックするとともに、勤怠管理システムの退社時刻と照らし合わせるなどして偽装がないか確認することもポイントとなります。