自宅で情報通信技術を用いて労働する「在宅勤務」、顧客先や移動中にパソコン、スマートフォン、タブレットなどを活用して働く「モバイルワーク」、勤務先ではないオフィススペースで仕事をする「サテライトオフィス勤務」など、近年は働き方が多様化しています。

こうした働き方に対して、従来のタイムレコーダーを利用した勤怠管理では制約が多くなってしまいます。そこで今、注目されているのが勤怠管理クラウドサービスです。

遠隔地の勤怠管理ができない企業にありがちな「3つのムダ」

勤怠管理が難しい例の1つとして、在宅勤務、外出先、展示会などの社外で勤務している従業員や地方の支店や支所、事業所といった遠隔地の管理が挙げられます。

勤怠管理の重要性は知りつつも、管理がおろそかになってしまっている企業も多いようです。
しかし、もし遠隔地での勤怠管理ができていない場合には、以下のような「リスク」「ムダ」「トラブル」の可能性があるのです。

●不正打刻のリスク

監視が届きにくい遠隔地では、労働時間を正確に把握するのが困難です。
遅刻しそうな人のタイムカードを誰かが代理で押したり、残業代をもらうためにわざと遅れてタイムカードを押したりするなど、従業員による不正な打刻のリスクもあります。その場合には給与の不正受給につながります。
逆に従業員が被害を受ける不正打刻も存在します。データ上では法定労働時間内であるのに対して、実際の現場ではそれ以上の残業が発生している場合もあるからです。
この場合は社員に訴訟を起こされて初めて本社が気づくということも少なくないようです。

●時間・コストのムダ

本社では勤怠管理サービスを導入している一方で、従業員が少ない遠隔地ではアナログな勤怠管理を行なっている企業も少なくありません。
このようなダブルスタンダード体制になっている場合、データをデジタルに変換するために、手打ちで入力し直す手間がかかります。
ほかにもデータ入力後の見直しや、タイムカードが押されていないところは確認のために電話をかけるなど、余計な工数がかかってしまいます。

●人材のトラブル

遠隔地では、人材の過不足に気づきにくい傾向があります。
出勤簿上では問題がないようにみえる一方で、現場では人員が足らないためにサービス残業が多くなっている事態に陥っていることがあります。
逆に人手が多すぎて人件費だけがかかっている場合もあります。このようなトラブルを抱えているケースは少なくなくありません。

遠隔地の勤怠管理を正しく行なう方法

ではどうすれば遠隔地に対して適切な勤怠管理を行なうことができるのでしょうか。
それには以下のような5つの方法があり、メリットとデメリットがあります。
それぞれの方法をみていきましょう。

1.タイムレコーダー

メリットは機械による正確な打刻です。
打刻データが直接パソコンに記録されるタイプもあり、利便性も高まっています。
デメリットは物理的にタイムレコーダーを設置できない場所では利用できないことです。
タイムカード用紙や収集時のコストもかかります。

2.出勤簿

手書きで出勤・退勤時間を記録する方法です。
現場や顧客先など、タイムレコーダーが設置できない場所で主に利用できるのがメリットといえます。
手書きのため不正を容易に行なえてしまうのが欠点です。

3.電話

電話によって出勤・退勤を記録する方法です。
ITに強くない人でも簡単に利用できます。
ただし、電話をかけるだけなので簡単に不正ができてしまうのがデメリットです。
また電話回線が引かれていない場所、電波が通じない場所では利用できないのも欠点でしょう。

4.パソコン

出勤・退勤時間をパソコンに入力する方法です。
担当者が手打ちで入力し直す時間を省けるだけでなく、タイムカード用紙を保管・郵送する必要もないため、コストダウンにつながるのがメリットです。
ただし、営業中は常にパソコンを起動させておく必要があります。
一方でパソコンの盗難をはじめとするセキュリティ上のリスクなどがデメリットです。

5.勤怠管理クラウドサービス

タブレットやスマートフォンなどを利用することで、どこでも打刻ができるサービスです。
位置情報によって打刻した場所が分かるため、自宅で打刻をするなどの不正を防止できるのが利点です。
ただし、利用にはインターネット環境が必須であることが短所になります。
遠隔地での勤怠管理には主にこの5つが採用されています。
場所によっては利用できないものもあるので、採用する方法によっては十分に検討する必要があるでしょう。

勤怠管理クラウドサービスを選ぶ際に気をつけること

紹介した5つの管理方法の中で現在、最も注目されているのが勤怠管理クラウドサービスです。
すでに数多くの商品が登場しているため、比較検討の際に、どのような機能に注目すればよいのか迷ってしまう方も多いようです。

勤怠管理クラウドサービスを選ぶ際に最も重視したいのは「セキュリティ体制」です。
インターネット環境があれば、パソコン、携帯電話、スマートフォンなどを通して勤怠管理ができるのですが、重要なデータをサービス会社のサーバーに置くことになるため、ウイルス対策などの不正アクセス対策がしっかりしているかどうかチェックする必要があります。

いざというときのために保証内容についても調べておくと安心です。

また「既存ソフトウェアとの互換性」にも注意しましょう。勤怠管理クラウドサービスを利用したとしても、すぐに業務を最適化できるわけではありません。
たとえば勤怠管理データを給与計算ソフトや統合管理ソフトに反映させるとき、互換性がない場合は手作業でデータを入れる必要があります。データを入力する時間がかかるだけでなく、確認や見直し作業も発生するため、効率化を図るつもりが、結果的に作業量がほとんど変わらなかったというケースもあるようです。

勤怠管理クラウドサービスでは、ほかのソフトやシステムとの連携ができていないサービスも多いことから、導入時には注意する必要があります。

「CLOUZA勤怠データNET収集サービス」の魅力

勤怠管理クラウドサービスの導入では、機能・価格・デザイン・サポート体制など、さまざまな点を比較する必要があります。その中でも特に重視したいのが「連携機能」です。

当社が提供する「CLOUZA勤怠データNET収集サービス」は、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」とアマノの就業情報システムTimeProとを連携させることができるサービスです。

WAN環境がない事業所・支店・店舗でも、インターネット環境があれば打刻データを収集することができます。
専用のサーバーへ転送・蓄積されたデータはTimeProで自動的にダウンロードされるため、遠隔地での勤怠管理状況を一括管理することも可能です。

本社ではTimeProを使用している一方、予算などの都合上で人数の少ない事業所では手書きなどアナログな方法での勤怠管理を行なっている企業様も多いようです。

しかしCLOUZA勤怠データNET収集サービスを利用すれば、クラウドを介して本社と事業所の勤怠管理をTimeProで一本化することが可能となります。特別な設備・設定は不要。
「CLOUZA」はひとり月額200円と少ない投資で導入できます。手書きの勤怠記録をデータ化する手間も省けるので一石二鳥といえるでしょう。

また、CLOUZA勤怠データNET収集サービスは勤怠管理を簡単にするだけではありません。

リアルタイムで情報の収集が可能なクラウドの特徴を生かして就業状況が即座に把握できるため、月ごとの分析では見えてこなかった人事問題を把握したり、原因を究明したりできるでしょう。
その結果、状況に応じて人員を動かしたり、増員させたりするといったスピーディーで柔軟な人材戦略にも役立ちます。

勤怠管理クラウドサービスの導入をお考えの企業様は、ぜひ連携機能に注目してみてください。

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