従来の勤怠管理システムはオンプレ型（on-premise＝企業などが情報システムを自社で保有し、自社の設備において運用すること）が主流でした。

しかし、最近ではクラウド型（cloud computing＝インターネット上に情報システムを置き、ネット経由で利用すること）の勤怠管理システムも導入率が高くなってきています。

オンプレ型とクラウド型の違いを知り、それぞれのメリットを理解することで、自社に適切な勤怠管理システムはどちらかといった判断がしやすくなります。

ここでは2つの形態について、その特徴を詳しく解説していきます。

オンプレ型勤怠管理システムの特徴とメリット

オンプレ型の勤怠管理システムは、ほかの一般的な情報システムと同様、自社にサーバーを置くなどして自社専用のシステムを開発・構築したものです。

自社の専用システムですから、ニーズに応じて仕様や機能を策定することができ、給与計算システムと連動させるなど高度なシステムを構築することができるといったメリットがあります。

また、基幹システムやERP（統合業務パッケージ）の一部に勤怠管理システムを導入し、川上から川下まで一貫性のある、完成度の高い業務システムを構築することも可能になります。

オンプレ型のメリットとして「大規模になればなるほどコスト面で有利になる」という点があげられます。これは利用者が増えることによって打刻者一人あたりの設備投資コストが少なくなっていくからです。

ただし、サーバーなどの機器を自社で購入して自社に設置する関係上、機器の性能の上限を超えるまでに規模が大きくなると、機器の交換やシステムの拡張で新たな費用が発生するということも理解しておくべきでしょう。

また、オンプレ型の勤怠管理システムの注意点としては、システムを開発する際に「管理部門と利用部門、双方の意見をしっかりすり合わせておく必要がある」という点があります。
「集計・管理しやすいから」という理由で管理部門の要求だけに耳を傾けてシステムの開発を行ってしまうと、実際に打刻が行われる現場で使いにくいシステムになってしまう可能性があるからです。

もちろん、自社システムなので、こうした不都合に対するシステムの改修・アップデートも可能ですが、一度作り上げてしまったシステムの改修には新たに費用が必要です。

クラウド型勤怠管理システムの特徴とメリット

クラウド型の勤怠管理システムは、クラウドサービス事業者が開発した勤怠管理システムをインターネット経由で利用する形式になります。

システムの運用に必要なサーバーやネットワーク機器などはクラウドサービス事業者の設備を借りて使う形となるため、機器の購入・設置、システム開発といった初期費用が圧縮できるといったメリットがあります。

また、既存のシステムを利用するために開発期間が必要ないというのも大きなメリットになるでしょう。
もちろん、設定や調整、テスト、従業員教育などには若干の時間がかかりますが、一から開発するオンプレ型に比べると圧倒的に短い期間で導入し運用を開始することができます。

一方、クラウド型の勤怠管理システムの注意点としては「規模が大きくなるにつれて、オンプレ型と運用費用の差が小さくなる」という点があげられるでしょう。
これは、クラウド勤怠管理サービス提供会社やサービスの違いによって価格設定は異なりますが、一般的にはオンプレ型は「従業員（打刻者）が多くなるに従って一人あたりの料金が反比例的に下がる」のに対し、クラウド型は打刻者の人数に比例して課金額が高くなるからです。

数十～数百人規模であれば料金の総額はクラウド型のほうが安い場合が多いのですが、打刻者がそれ以上になってしまう場合にはオンプレ型と料金の比較をしたほうがよいかもしれません。

クラウド型の導入に際しては、製造業などで閑散期と繁忙期の従業員数に著しく差がある場合や、急成長中で「今後打刻者の数がどこまで増えるかわからない」といった企業の場合には、打刻者数にシステム的な制限のない、つまり柔軟性の高いクラウド型のほうが適しているといえます。
また、クラウド型の勤怠管理システムを選定する場合は、導入実績が多く長年にわたって研究・改良が重ねられたサービスが安心です。

一般に、クラウド型はオンプレ型に比べてシステムや機能のカスタマイズ性が高いとはいえません。
しかし、多くの導入実績に基づき改良が重ねられたサービスであれば「勤怠管理システムにどのような機能が求められるか」について研究が進んでおり、現場で考えられるさまざまな使い方に適応できるよう改良・改善が施されています。
そのようなサービスは使い勝手にもすぐれており、「誰にでも直感的に操作しやすい」ように工夫されているシステムが少なくありません。

「まずは体感してみる」ことが重要

「まだ勤怠管理システムを使ってみたことがない」あるいは「クラウド型システムに対してあまりなじみがなく、オンプレ型の勤怠管理システムと、どう違うのかをイメージしにくい」という方であれば、まずは実際にシステムを体験してみることが重要です。

可能であれば、最新のオンプレ型とクラウド型、それぞれのシステムを試用しみて比較するのが一番ですが、難しいようであれば、クラウド型の勤怠管理システムを試してみましょう。

クラウド型システムは社内に新たにネットワークや機器の設置をしなくても、インターネットに接続できる環境があれば利用できるため、手軽に試すことができます。
当社では、CLOUZAの無料体験版をご用意しております。ぜひお気軽にお試しください。

そして、クラウド型勤怠管理システムを実際に試してみることで、勤怠管理システムとはどういうものか、自社に対してどんなメリットがあるのかを体感することができます。
もしオンプレ型の既存の勤怠管理システムを利用している企業であれば、クラウド型とのシステムの違いを十分に理解することができるでしょう。

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