直行直帰の多いイベント業ならではの活用術！

CLOUZA導入前の課題を教えてください

当社はイベントのディスプレイのため、営業担当者が土日にイベント会場に立ち会う機会が多く、また、イベント直前には特に残業が多く発生するような職場環境です。

そこで以前から、土日出勤や長時間残業が続いている社員には振替休日を取らせたり、仕事を分担したりして早めに退勤させるなどのマネジメントを行い、社員の健康には最大限配慮をしてきました。

しかし、イベント会場への直行直帰が続くと社員の勤務状況把握が難しくなり、さらに、お客様への対応に追われている営業担当者は出退勤時刻の報告がアバウトなものになりがちです。勤務状況を正確に把握できない状態では、適切なマネジメントを行うことができません。

こうした課題意識から、社員一人ひとりが労働時間を意識し、健康で長く働き続けられる環境を実現するために勤怠管理のあり方を見直すことにしました。

勤怠管理の課題を解決するため、どのような方法を検討されましたか？

勤務状況をリアルタイムに、正確に把握できる方法はないかと考えました。現場への直行直帰が多い当社のワークスタイルを考えると、タイムカードのような紙媒体ではそれは実現できません。そこでWebを活用した勤怠管理の仕組みを検討しました。

1ヶ月ほどかけて各社の製品・サービスを調査する中で、CLOUZAのことを知りました。スマートフォンやタブレットを使い外出先でも打刻が可能で、その情報をリアルタイムに集約できることに魅力を感じました。

位置情報の取得も当社の求める機能でした。当社では直行の場合、現場への到着時刻を出勤時刻とするルールとなっています。位置情報の取得ができれば出退勤のルールを正しく適用することができると考えました。

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

スマートフォンで打刻が可能で、なおかつ位置情報の取得機能も持った勤怠管理サービスはCLOUZA以外にもありましたが、そちらは社歴の浅いITサービス企業が提供するものでした。一方、CLOUZAは勤怠管理専門メーカーのアマノグループが開発したものなので、システムの完成度やサポート対応の品質において高いものが期待できるだろうと考えました。

実際に、1ヶ月間の無料トライアル中に2回ほど電話問い合わせをしましたが、サポートの品質の高さには驚きました。まず、オペレーターに繋がるまで何十分と待たせるサポートが多い中で、CLOUZAはすぐに電話が繋がる。これはユーザーにとって嬉しいものです。

オペレーターの方には「こういうことがしたい」と要件を伝えると、1つ1つ電話口で確認しながら丁寧に解決まで導いてくれます。ソフトウェアのマニュアルを読みこなす作業は大変ですから、わからないことを電話で聞いてすぐに解決できるというのは良いと思います。

CLOUZAの利用方法を教えてください

【一般社員の場合】
直行直帰の場合、社員は外出先でスマートフォンもしくはタブレットのアプリを立ち上げ打刻します。ボタンは４つだけのシンプルなインターフェースなので、特にレクチャーの必要もなく、新しいやり方はすぐに定着しました。

iPad/iPhone/Android向けアプリ「CLOUZAタイムレコーダー」。打刻のしやすさを考慮し、シンプルなインターフェースを採用しています。

直行ではなくオフィスに出勤する場合は、社内に設置したTimeP@CKに勤怠用ICカードをかざして打刻します。TimeP@CKのデータはCLOUZAに連携されるため、全ての出退勤データがCLOUZAに集約されます。

【管理者の場合】
管理者はほぼ毎日の頻度でCLOUZAの打刻情報と勤怠集計結果を確認します。全社員の情報がリアルタイムに集約されるので、誰がどのぐらい働いているかを一目で把握することができます。

以前は、タイムカードに打刻がない日があった場合、それが打刻忘れなのか直行直帰なのか、すぐには判別できませんでした。今では簡単に勤務状況がわかるので、社員のマネジメントをタイムリーに行うことができています。

【給与計算担当者の場合】
給与計算担当者は、月末になると給与計算のためCLOUZAから勤怠データをCSV形式で取り出します。これを給与計算ソフト「SMILEα」（※）に連携させて給与計算を行います。この時、勤怠データに若干の修正・調整を行う必要がありますが、それほど大きな手間もなく給与計算を行えています。

※「SMILEα」は株式会社大塚商会のソフトウェアです。

打刻時の位置情報取得を行う目的を教えてください

位置情報の取得については、働き方の実態を正確に把握し、健康で長く働き続けられる環境を実現するための仕組みと捉えています。社員一人ひとりが労働時間を意識し、過重労働などにより社員の健康を害すことがないようにできれば幸いです。

最後に、CLOUZAをご評価ください

人事や経理といったバックオフィス業務は、年々複雑化していると個人的に感じています。中小企業の中には、この複雑さに対応することに労力が割かれ、本業への集中が阻害されるようなケースも多いのではないかと思います。

CLOUZAは、そういった企業がバックオフィス業務に取り組む際、特に真価を発揮するサービスだと思います。実際CLOUZAは、機能性の高さ、導入の容易さ、サポートの充実などによって、当社が抱えていた勤怠管理の課題をピンポイントで解決してくれました。コア業務以外についてはこういったサービスを積極的に活用することで、事業がより円滑に回っていく仕組みを構築できるのではないかと思います。