勤怠管理を効率化しお客様サービス向上を目指す！

CLOUZA導入前の課題を教えてください

私がとらじ亭の店舗運営に関わるようになった頃は、まだ上野御徒町本店しかありませんでした。当時は従業員も少なかったので、勤怠管理は紙のノートに手書きで行っていました。

その後、神田店、日暮里店、大塚店と店舗が増え、アルバイトスタッフも増えたので、各店舗にアマノのタイムレコーダーを導入しました。手書きノートに比べて勤務時間を正確に把握できるようになりましたが、店舗から紙のタイムカードを回収し、給与計算を手作業で行う煩わしさは変わりませんでした。

飲食店が注力すべきはお客様サービスであり、こうした管理業務は極力省力化すべきというのが私の考え方です。勤怠管理をもっと楽にしたいと思い、タイムレコーダーに変わる勤怠管理サービスを探すことにしました。

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

インターネットで情報収集して、CLOUZAをはじめ数社のサービスをトライアル利用してみました。その中でCLOUZAが特に良いと感じたのはユーザーインターフェースです。文字の大きさ、ボタンの押しやすさ、色味など、デザインのわかりやすさが際立っていました。

タブレット向けアプリ「CLOUZAタイムレコーダー」。「出勤」「退勤」「外出」「戻り」が大きなボタンで配置されています。

とらじ亭のアルバイトスタッフはほとんどが外国人です。このインターフェースなら、日本語がわからない彼らでも問題なく使えるだろうと考え、CLOUZAを選びました。選定の基準はとにかく「わかりやすさ重視」でした。

元々、タブレットPOSレジを利用していたので各店舗のタブレットを打刻端末として利用でき、新たな投資がいらない点も選定のポイントでした。使用していたタイムレコーダーがアマノ製だったので、アマノブランドへの信頼感も決め手になりました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

【一般社員の場合】
従業員は出勤と退勤の際に、店舗内のタブレット端末でCLOUZAアプリを立ち上げ打刻をします。

アルバイトスタッフは他店舗にヘルプに行くことがあるので、出勤時の店舗と退勤時の店舗が違うことがあります。そういう場合も各店舗のタブレットでCLOUZAアプリを立ち上げ、自分のアカウントで打刻をすればＯＫです。店舗間の移動時間も勤務扱いにしているので、「外出」「戻り」のボタンは押さない運用にしています。

【管理者の場合】
各店舗の店長にはお客様サービスに専念してほしいので、勤務状況のチェックなどの業務は私が行っています。

打刻忘れがないか、シフト通りに出勤しているか、有給休暇を使用しているか、などをCLOUZAの集計画面でチェックします。チェックは主に月末で、給与計算を行う際にあわせて行っています。

【給与計算担当者の場合】
給与計算業務はアウトソースしているので、月末になるとCLOUZAの勤怠データをCSVデータ出力して協力会社に送ります。

データ出力画面で、締め日、出力形式などを指定すると、CSVファイルがダウンロードできるようになります。あとはこれを送るだけなので、以前のように所定内労働や深夜労働を集計し、それに応じた給与計算をして、という手間はなくなりました。

CLOUZAの導入で苦労したことはありましたか？

以前は労務の知識が全然なかったので、「まるめ」などCLOUZAの初期設定にはわからない点が多々ありました。そういったことはCLOUZAのサポートセンターに電話をして、一つ一つ聞きながら解決していきました。

電話はかなりの本数をかけさせてもらいました。どんな質問でも辛抱強く聞いてくれますし、ちゃんと答えてくれるので助かりました。私もそうでしたが、飲食店経営者は労務の知識が不足していることが多いので、電話で直接質問できるのは良いと思います。

当店はいろいろなサービスを導入しているので、普段からサポートセンターを利用することが多いのですが、他社の場合は電話がなかなか繋がらなかったり、回答に時間がかかったり、たらい回しにされることも多いです。CLOUZAのサポートセンターはすぐに電話が繋がりますし、対応の品質が良いのでユーザーとしては嬉しいです。

今後のCLOUZAに期待することはありますか？

CLOUZAに限らずWebサービスの場合、今利用している機能だけで満足してしまい、もっと便利になる使い方を知らないまま利用しているユーザーも多いと思います。

特にCLOUZAは勤怠管理サービスなので、利用方法がルーチン化しやすいと思います。せっかくの良いサービスなので「この機能はこんな風にも使えます」「新機能がリリースされました」といった案内やフォローを定期的にいただき、業務効率化に繋がる気づきをもっといただけるとさらに良いかと思います。

最後にCLOUZAをご評価ください

シンプルにお薦めできるサービスですね。飲食店経営をされている方、特に複数店舗を展開されている方はすぐにでも検討した方がいいと思います。1人あたり200円/月で始められますし、勤怠管理がこんなにも簡単になるので、やらない理由はないと思います。

人手不足など飲食店業界を取り巻く環境を考えると、飲食店経営者は集客やお客様サービス向上だけでなく、スタッフの働きやすさや管理業務の効率化など、もっと生産性の向上にも目を向けていくべきだと思います。

そういった意味で、CLOUZAは費用面や設備面で導入ハードルが低く、効率化の効果が出やすいので、生産性向上の第一歩として有効なツールになるのではないかと思います。

※記載内容は取材当時のものです。