5つの拠点の勤務状況をリアルタイムに把握！

CLOUZA導入前の課題を教えてください

●川守田様：当社はLPガスや灯油の卸売・小売を営んでいます。基本的に毎日同じ時間に出社し、営業巡回に出て、終わると帰社します。残業はほとんど発生しないので、以前は紙の出勤簿を使い、出勤日にマルをつけるだけの管理を行っていました。勤務状況のチェックは5つある拠点の責任者に任せて、本社では申告された勤務状況をそのまま承認していました。

この管理方法を改めるきっかけとなったのが、当社が「変形労働時間制」を採用したことです。ガスや灯油という商材の性格上、夏場と冬場の繁忙の差はとても大きくなります。また、青森は豪雪地帯なので、拠点のある地域によって雪の積もり方が異なり、営業巡回の日程にも影響が出てきます。そのため、地域や季節の実態にあった働き方をきちんと管理しなければと考えました。

しかし、タイムカードの機械を買って管理するとなると、数十人分を集約するのに手間がかかってしまうのでそれは避けたいという想いがありました。そこで、この機会に紙の出勤簿による勤怠管理を脱却し、毎日の労働時間を正確に把握できる仕組みを導入したいと考えました。

代表取締役社長・川守田様

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

●川守田様：当初はタイムレコーダーの導入も考えたのですが、タイムカード回収の手間が紙の出勤簿とそれほど変わらないことから、労働時間をリアルタイムに集約できるクラウド型の勤怠管理サービスを検討しました。

数あるサービスの中から最終的にCLOUZAを選んだ決め手は、タブレットで打刻ができることでした。当社の従業員は平均年齢が50代で、パソコンに苦手意識を持つ社員が多くおります。CLOUZAはタブレット画面上の出勤・退勤ボタンを押すだけで打刻ができるので、どんなにITが苦手な年配社員でも問題なく使えるだろうと考えたのです。

CLOUZAがグループウェアの「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」（※）と連携できる点も選定理由の一つでした。当社では以前から従業員の情報共有やワークフローシステムとして「desknet’s NEO」を利用しています。将来的に従業員の打刻を「desknet’s NEO」のインターフェースに一本化することもできるため、CLOUZAの導入を決めました。

※「desknet’s NEO」は、株式会社ネオジャパンのソフトウェアです。

CLOUZAの無料体験はいかがでしたか？

●川守田様：無料トライアルの期間を利用して、ITに苦手意識のない社員数名に協力してもらいCLOUZAを試してみました。

社員は離れた拠点におりましたが、タブレットで打刻ボタンを押してもらうと、そのデータがすぐにCLOUZAの管理画面に反映されました。以前の紙の出勤簿ではあり得ないことで、それだけでもう感動しました。その後、本契約に移行して全社での利用をスタートしました。

拠点に打刻用のタブレット端末を配備して、私がすべての拠点を回って操作方法をレクチャーしました。CLOUZAはもともと説明不要なほどシンプルなので、レクチャーもカンタンなものでした。「出社したらこのボタンを押す」「退社したらこのボタンを押す」といった内容です。

●柏崎様：打刻時に従業員番号とパスワードが必要になるので、そこだけは社員に毎日利用しながら覚えてもらいました。パソコンを使うソフトウェアに比べたら格段にわかりやすいので、年配社員でも特に問題なく利用することができています。

柏崎様

CLOUZAの利用方法を教えてください

●川守田様：5つの拠点で約40人の社員がCLOUZAを利用しています。各拠点の責任者は翌月の稼働スケジュールを月末の10日ぐらい前までに立案して本社に報告します。本社ではその予定をCLOUZAに登録します。

新たな月が始まると、各拠点は稼働スケジュールにそって業務を行います。勤務シフトは、季節にあわせて以下の３つをCLOUZAに登録しています。

【シフト1】始業：8時30分～終業：17時30分（春期・秋期）
【シフト2】始業：8時00分～終業：17時30分（夏期）
【シフト3】始業：8時30分～終業：16時30分（冬期）

打刻忘れや出退勤時間に間違いがないかなど、日々の勤務状況チェックは基本的に各拠点の責任者に任せています。打刻の修正を行う場合はCLOUZAの「申請承認ワークフローオプション」を使い、社員個人に申請手続きをさせます。

月末になると本社の経理担当者が勤怠の締め作業を行います。この時に打刻忘れやミスが見つかれば、経理担当者から直接社員個人に連絡して修正します。勤怠の締め作業が終わると、CLOUZAの勤怠データを「弥生給与」に取り込んで給与計算を行います。

※「弥生給与」は弥生株式会社のソフトウェアです。

CLOUZA導入の効果を教えてください

●川守田様：まず、給与計算全体がものすごく楽になりました。以前は5つの拠点40人近くの出勤簿をFAXで送信させたり、原本を提出させて、手作業で労働時間を集計していました。

出勤簿はなかなかすぐには集まらないので、締め日が近くなると前もって「今日までの出勤簿を一旦FAXで送って」と各拠点に催促していました。そうでもしないと給与振込の期日に間に合わないのです。締め日の1週間前から結構な工数をかけて確認作業を行っていました。

今はCLOUZAで労働時間が自動集計されるので、別の仕事をしながら合間に少し給与計算をする程度で回せるようになりました。手作業によるミスも格段に減っています。CLOUZAの導入には経理担当者の負担を減らしたいという狙いもありましたが、しっかりと実現できました。

●柏崎様：勤務状況が「見える化」したことで、勤務状況のチェックを複数人でカバーできるようにもなりました。CLOUZAは管理画面で打刻忘れなどのミスをカンタンに検索することができます。営業巡回で忙しい拠点の責任者に代わって、本社のスタッフが勤務状況のチェックをアシストできるようになりました。

最後に、CLOUZAをご評価ください

●川守田様：当社は一般家庭のみなさまにガス・燃料というライフラインを提供する事業を営んでいます。そのため、2020年4月から5月にかけて新型コロナウイルス対策の緊急事態宣言が発令された時も、通常通りの営業を続けることが求められました。

今後、同様の緊急事態宣言等が発令されるかどうかはわかりませんが、その場合には社員をオフィスに出社させない、営業巡回は直行直帰とする、などの対応が必要となってくるかもしれません。しかし当社にはCLOUZAがあるので、オフィスに出社しなくても個人にスマートフォンを持たせて勤怠管理を行うなど、柔軟な対応を取ることができると思います。

どんな時でも業務を止めることができないエッセンシャルワーカーにとって、CLOUZAはさまざまな状況にもスムーズに対応できる選択肢を与えてくれるのではないかと思います。

※記載内容は取材当時のものです。