親身で丁寧なサポートがあるから安心して利用できる！

CLOUZA導入前の課題を教えてください

以前は勤怠管理にタイムレコーダーを使用していました。タイムレコーダーはオフィスに据え置きなので、社員が直行直帰する場合には当然打刻ができません。そこで直行直帰する社員には出退勤時刻のメモを残して、後でまとめて申告してもらっていました。しかし、その時刻が正しいかどうかを検証する方法がないので、事務方としては社員の申告内容を信じるしかありませんでした。

紙のタイムカードを使っていたので、月が変われば新しいカードを用意して社員一人ひとりの名前を手書きしなければなりませんでした。また、当社は変形労働時間制を採用しているので、週によって土曜日に出勤する社員、しない社員がいます。土曜日に打刻がない場合、それが休日なのか打刻忘れなのかを判別するため、タイムカードに「休日」のハンコを押す作業を行っていました。地味ながらこういった事務作業も煩わしいものでした。

以前のタイムレコーダーは導入からかなり年月が経っていたこともあり、時刻がいつのまにかズレてしまうことがありました。こういったことが積み重なって、タイムレコーダーに変わる新しい勤怠管理の方法を検討するようになりました。

総務担当　藤谷様

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

紙のタイムカードのようなアナログな方法ではなく、PCやスマートフォンを使ったデジタルな方法で何とかしたいなと考えていました。そんな時、仕事の関係先からクラウド型の勤怠管理サービスがあることを教えてもらい情報収集をしました。

選定の条件は事前に決めていました。「スマートフォンで打刻できる」「GPS機能が付いている」「導入費用が安い」の3点です。これを満たしたいくつかのサービスが候補に挙がりました。

最終的にCLOUZAを選んだ理由の1つは「打刻画面のわかりやすさ」です。当社が勤怠管理サービスに求めていたのは、とにかくシンプルに、わかりやすく打刻できることでした。他の勤怠管理サービスは打刻画面が複雑だったので、わかりやすいCLOUZAを選びました。

もう1つの理由は「利用料金の安さ」です。他のサービスは「1ユーザー月額300円」でしたが、CLOUZAはそれよりも安い「1ユーザー月額200円」でした。わずか100円の違いですが、長いスパンでみるとその差が大きなコストになります。特に勤怠管理システムは一度導入すれば乗り換える機会がほとんどありませんので、検討していた候補の中でもっとも利用料金の安いCLOUZAを導入することにしました。

CLOUZAの無料体験はいかがでしたか？

いろんな機能を試すというより、問題なく打刻できるかをチェックしたかったので、無料トライアルでは最低限の設定だけを行い、まずは利用してみることにしました。

打刻端末としては、オフィスの入り口にアプリタイムレコーダーをインストールしたiPadを設置しました。直行直帰がある社員には個人のスマートフォンにアプリをインストールして、直行直帰時にアプリで打刻してもらうようにしました。

無料トライアル中は念のため、以前使っていたタイムレコーダーでも並行して打刻していましたが、CLOUZAでしっかり打刻データが取れることがわかり、正式に移行することにしました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

社員はiPadやスマートフォンで打刻を行い、私の方では時折、打刻忘れがないか、残業時間がどれぐらい発生しているかなどをCLOUZAの集計画面で確認しています。

スマートフォン打刻については、最初の頃はGPSの位置情報も確認していましたが、今はそれほど確認していません。打刻場所が確認できるというだけで、不正の抑止としては充分かなと考えています。

勤怠の締めを行った後は、CLOUZAに登録されている打刻データを給与計算用の表計算ソフトに転記して労働時間の集計と給与計算を行います。CLOUZAの方で労働時間の集計から、給与計算ソフトに取り込み可能な勤怠データの出力までできることは知っていますが、今のところは、正確な打刻データを得ることをメインにCLOUZAを利用しています。

CLOUZA導入の効果を教えてください

まず、勤怠管理の正確性が向上しました。以前のタイムレコーダーでは時刻がズレることがありましたが、CLOUZAではそのようなことがないので正確な打刻データが取得できています。

CLOUZAを導入したことで、直行直帰の多い社員は勤怠管理の負担がだいぶ軽くなっています。以前は直行直帰のたびに日付と業務の開始・終了時刻をメモさせていましたが、今はスマートフォンで打刻するだけでOKになりました。忙しさのせいでメモを忘れてしまい、後から思い出すのに苦労するといったことがなくなっています。

月の初めに社員全員分のタイムカードを用意する手間もなくなりました。以前の給与計算ではミスがないようにタイムカードに「休日」ハンコを押すだけでなく、付箋やマーカーで目印をつけていましたが、こういった事務作業の手間もなくなっています。

今のCLOUZAの利用方法は正確な打刻データを取ることに主眼を置いています。今後、労働時間の自動集計や、給与計算システムに取り込み可能な勤怠データの出力機能を使えば給与計算がもっと速くなるかと期待しています。先日サポートの方に教わって設定を行ってみたので、少しずつそういった使い方にもトライしていきたいです。

最後にCLOUZAをご評価ください。

CLOUZAはサポートセンターの対応がすごく親身でわかりやすいので、とても助かっています。打刻のまるめ設定とか、休憩時間の設定とか、マニュアルを読んだだけではピンとこないことも、サポートの方が丁寧に説明をしてくれたおかげで理解することができました。

一度、「さすがにこういう設定は無理かなあ？」と思いながらも質問をしたことがあったのですが、サポートの方が一緒に考えてくれて「こういう方法なら可能です」と代替案を提案してくれたことがありました。出来ないと思って諦めかけていたのでその対応はとても嬉しかったです。

電話をしても待たされることなくすぐにオペレーターに繋がるので、今後何か困ったことがあってもサポートセンターに電話をすればきっと大丈夫だろうという安心感があります。CLOUZAの機能面、サポート面、どちらにもとても満足しています。

※記載内容は取材当時のものです。