勤怠管理をCLOUZAで刷新、従業員の意識改革も実現

CLOUZA導入前の課題を教えてください

三光不動産グループは札幌市内全域を対象に、賃貸仲介や賃貸物件の管理・売買をサービスとして提供する不動産会社です。従業員はパート従業員を含めて約140名在籍していますが、勤怠管理をアナログな方法に頼っていたため、事務処理の負担が大きいことが課題でした。

出退勤時刻の記録は、紙の用紙に従業員が毎日手書きで申告する仕組みでした。勤怠の締め日になると、その記録をExcelに手作業で転記して勤務時間を集計します。私が担当する部門には約60名が在籍しているので、集計は半日がかりの作業でした。Excelへの転記は手作業のため常に打ち間違いの不安が付きまといます。時間的拘束だけでなく、精神的なプレッシャーも感じるような作業でした。

このような状況の改善に向けて、勤怠管理システムの導入を検討することになりました。

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

勤怠システムの選定にあたっては、「勤怠時間をシステムで簡単に集計できること」「集計したデータを給与計算などに連携できること」の2点を前提条件としました。

この条件を満たすシステムはいくつかありましたが、最終的にCLOUZAを選んだ決め手は、従業員が自分自身の勤務状況を確認できる仕組みが備わっていたことでした。

CLOUZAには、IDとパスワードを入力すればどのデバイスからでも利用できる「個人用Webタイムレコーダー」があり、従業員はここにログインすることで自身の勤務状況や残業時間などを確認できました。さらに、当社にとって魅力的だったのは、CLOUZAはグループウェア「desknet’s NEO」との連携機能があり、desknet’s NEOでも同じように個人が勤務状況や残業時間を確認することができました。

従業員自身に勤務状況を確認させたい理由は、打刻もれや長時間労働を抑制するためです。近年は長時間労働対策の重要性が高まっており、当社でも残業が常態化しないよう取り組んできました。この取り組みをさらに強化するため、労務管理担当から働きかけるだけでなく、従業員が自身で勤務状況を確認し、セルフコントロールできる仕組みがあればと考えていました。その仕組みを従業員が使い慣れているdesknet’s NEO上で提供できる点は理想的でした。

早速、CLOUZAの1ヶ月無料トライアルに申し込みました。トライアルでの利用感も満足いくものだったので、CLOUZAの正式導入を決定しました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

従業員はICカードを使って毎日の出退勤打刻を行います。私はその記録を毎日CLOUZAで確認し、打刻もれがあるスタッフには個別に連絡をして修正を指示しています。

勤怠の締め日は毎月15日です。その5日前になったらCLOUZAの月次集計データや打刻集計データを利用してデータを出力し、当社で作成した専用マクロに貼り付けて帳票を作成します。この帳票は、スタッフの残業状況や休暇取得状況を事前に確認するためのものです。

当社ではみなし残業制度を導入しています。帳票を確認し、みなし残業時間を超過している従業員がいれば本人に注意喚起の通知を行います。同様に、休暇を取得していながら有休申請がもれている従業員がいれば申請を指示します。これらは勤怠締め作業をスムーズに進めるための事前準備といえるものです。

そして、勤怠の締め日の翌日には、CLOUZAから1ヶ月分の週報月報PDFを出力し、従業員全員に送付します。各自が自分の勤怠に誤りがないか、残業や有休の申請もれがないかを最終チェックしたうえで勤怠を確定します。その後、給与計算担当にデータを渡して月次の勤怠締め作業は完了となります。

CLOUZA導入後の効果を教えてください

以前は紙に手書きの勤務情報をExcelに転記していましたが、この作業だけで毎月半日ほどの時間を費やしていました。CLOUZA導入後は、勤務情報の集計から従業員へのチェック依頼までわずか20分程度で完了するようになりました。

当社では、CLOUZAの「年次有給休暇管理機能」と「申請承認ワークフロー機能」を利用していますが、従業員からは「有給休暇の確認・申請がとても楽になった」と好評です。有給休暇申請は毎月70～100件ほど発生しますが、以前は紙とハンコで運用していたため、決裁者が不在の場合は処理が滞り、勤怠の締め作業に影響することもありました。CLOUZA導入後は、決裁者が外出先からスマートフォンで承認できるようになり、処理がスムーズになっています。

CLOUZAの「勤務パターン登録機能」も便利です。不動産業界はパート従業員の活用が多く、当社でも内勤業務はパート従業員が大きな役割を担っています。パート従業員は出勤曜日や時間帯に様々なパターンがありますが、それらをすべて勤務パターンとして登録することで、残業や遅刻・早退の判定が容易になりました。給与計算のミス防止にもつながり、大変助かっています。

最後に、CLOUZAをご評価ください

以前の私たちのように、紙やExcelを使ったアナログな勤怠管理を行っている企業にとって、CLOUZAは非常に便利なサービスだと思います。入力や集計の負担が減るだけでなく、労務管理の精度も向上し、従業員の意識改革にもつながるのではないでしょうか。

特に、desknet’s NEOユーザーはCLOUZAとの連携機能が利用できるので、より効率的に勤怠管理が行えるのではないかと思います。不動産業に限らず、あらゆる業界にお薦めできる勤怠管理サービスだと思います。