人に寄り添う福祉をCLOUZAで実現！

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

1つ目は、スマートフォンやパソコン、タブレットなどさまざまな端末で打刻できることです。当社ではスタッフに情報漏洩やプライバシー侵害等の教育を実施し、BYOD※を取り入れています。専用の機器に縛られずに簡単に出退勤や休憩の打刻ができることは、必須の要件でした。

※BYOD…従業員が個人保有のデバイスを業務で利用すること

休憩時間の打刻をしっかり取ることには理由があります。ひとつは、労働基準法の遵守のため、休憩時間も含めて勤怠記録を正確に残す必要があること。もうひとつは、休憩の不足による疲労から思わぬミスや事故につながるリスクを避けるためです。スタッフが休憩を満足に取れない状況が続くようであれば、業務の最適化、もしくは人員配置の見直しが必要になります。こうした検討をするうえでも、休憩時間の打刻管理は重要だと考えています。

2つ目は、申請と承認が行えるワークフロー機能があることです。残業申請や打刻修正などの処理は、ワークフローを使い可能な限り申請者であるスタッフと現場の管理職者の間で完結させたいと考えていました。

3つ目は、コストです。当社は今年で創業3年目の小さな企業ですので、できるだけコストは抑えたいと考えていました。CLOUZAは一人あたり毎月300円※で利用できる点が魅力的でした。

※オプション費用含む

最終的な決め手はアマノブランドの信頼感でしょうか。スタッフの勤怠情報は5年間保存する義務があるので、システムを一度導入したらできれば乗り換えたくありません。その点、社歴も導入実績も豊富にあるアマノグループのサービスであれば、安心して利用できると判断しました。

実際に1ヶ月間の無料トライアル中にアプリの利用感やサポートセンターの対応に十分満足できたので、そのまま正式導入を決めました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

当社では生活支援員、職業指導員、看護職員、リハビリ職員、調理員、相談支援専門員、嘱託医などさまざまな職種のスタッフが正社員・パートとして働いています。それぞれのシフトをCLOUZAに登録し、全員に打刻をしてもらっています。

打刻方法は職種によって異なります。現場で働くスタッフは個人のスマートフォンにインストールしたCLOUZAのアプリで打刻し、事務所で働くスタッフは従来と同じICカードで打刻しています。CLOUZAは以前使用していたICカードタイムレコーダーと連携ができたので、社員証ICカードも以前のものをそのまま使用しています。

月末になったら打刻もれや打刻ミス、年次有給休暇や特別休暇の有無、残業申請の有無を現場の管理職者がチェックします。それと同時にスマホのタイムカードでスタッフにセルフチェックしてもらい、エラーがある場合は、その画面から申請し承認されることで修正が反映されます。

現場での修正が終わったら、私が最終的なチェックを行い、翌月5日までに勤怠締めを行います。その後に勤怠データをエクスポートし、会計ソフトに取り込んで給与計算を行うという流れになっています。

CLOUZA導入の効果を教えてください

まず打刻管理がとても効率化しました。休憩の開始・終了時はその場で打刻ができるようになり、スタッフには大変好評です。直行直帰の際もスタッフがスマートフォンアプリを使い出先から打刻ができるので、正確な位置情報と出退勤時間を管理できるようになりました。またスマートフォンアプリの画面は非常にシンプルでわかりやすいので、現場に混乱なくスムーズに移行ができました。

現場で勤怠の修正ができるようになったことも大きな変化です。以前は私1人が修正対応に追われていましたが、今ではスタッフ自身が勤務表の打刻もれを確認し、ワークフロー機能を使って修正を行うようにしています。打刻もれ・打刻ミスを自分で確認・申請し、現場の管理職者が承認するルールにしたことで、打刻を忘れないようにしようというスタッフの意識づけにもつながっていると思います。

これまでは毎月の勤怠締め作業に半日ほどかかっていましたが、勤怠の確認・修正作業の大部分を現場に任せたことで、勤怠締め作業から給与明細書の作成まで約1時間で終わるようになりました。私自身も時間を有効に活用できるようになった効果を実感しています。

最後に、CLOUZAをご評価ください

私たちのような障害福祉サービス事業者がもっとも重視すべき業務は、やはり対人ケアです。利用者様やそのご家族の悩みや不安を傾聴し、そこにしっかりと向き合う──このことが最も大切で現場には求められていますが、実際には優秀なスタッフほどデスクワーク業務が集中しがちで、十分な対人ケアができないジレンマを抱えており、心苦しく思っています。

CLOUZAは、こうした現場の悩みを解消してくれるサービスだと思います。事務作業の効率化によって、私たちは利用者様やそのご家族への対応に充てる時間をより多く確保でき、利用者満足度を向上することができました。また、医療・福祉の業界では人手不足が深刻な課題ですが、CLOUZAのおかげで労務管理の体制をこれまで以上に整備でき、人材採用の場面でも求職者にアピールすることでプラスになると思っています。

そういえば、先日知り合いの同業者から勤怠管理について相談を受けた際に、早速CLOUZAの導入を薦めておきました。私たちと同じ現場ならではの課題を持つ福祉サービス事業者様には自信を持ってお薦めできるシステムだと思います。