社員の労働時間を適正に管理していなければ、過重な長時間労働や割増賃金の未払いといった問題が発生する危険性があります。
したがって多くの会社では、確実に労働時間を把握することができる勤怠管理方法としてタイムカードを導入しています。

しかし最近では、タイムカードには非効率な点・不便な点が数多くあることが意識されてきています。
そして現在ではIT技術の進化により、タイムカードのデメリットを解消できる「勤怠管理システム」が登場しており、その利用者を増やしてきています。

そこで今回は、勤怠管理システムとタイムカードの違いについてご紹介します。

タイムカードのメリット・デメリット

手書きによる勤怠管理や、エクセルによる勤怠管理と比べると、タイムカードによる勤怠管理は以下のようなメリットがあります。

• 客観的に勤務時間を把握することができる
• カードを機械に通すだけで、簡単に打刻ができる

このようなメリットがあるから、タイムカードによる勤怠管理が広まったと言えるでしょう。
しかし実は、タイムカードには以下のような多くのデメリットがあることが最近意識されるようになってきています。

・営業職など、タイムカードを押せない社員に、事業場外みなし労働時間制を導入しがちになる。

営業職など外に出ることが多い社員は、社内でタイムカードを押すことができません。
携帯などで労働時間を連絡すれば十分労働時間を把握できる場合もあると思うのですが、それを避けて安易に事業場外みなし労働時間制を導入することも少なくありません。
しかし事業場外みなし労働時間制は必ずしも認められるものではなく、裁判でその適用が否定されることも考えられます。
したがって、できる限り営業職などの社員についても正確な時間管理をすべきであると言えます。

・3年間保管しなければいけないため場所を取るうえ、消失するリスクがある。

労働基準法では、タイムカード等の書類につき、3年間の保管義務が定められています。
しかし3年分ものタイムカードを保管するのは場所を取るうえ、管理が大変です。
また火災や紛失などによって、記録を失ってしまうリスクもあります。
したがって、紙でタイムカード等を保管するのはあまりおすすめできません。

・細かい休憩などを労働時間に反映することができない。それによって不公平感が発生する。

タイムカードでは、細かい休憩などの際に気軽に押すことができません。
その結果、喫煙などの休憩が多い人でもその休憩時間は労働時間とカウントされてしまいます。
休憩の少ない人は、それに対して不公平感を覚えることも少なくないでしょう。
したがってできる限り細かな休憩なども勤務時間に反映できる方が、社員間の公平を図ることができます。

・月末まで打刻しなければ労働時間が集計されないため、月途中での労働時間を把握できない。

月途中での労働時間を把握することができれば、働きすぎている社員を発見し、他の社員に仕事を回すなどして、加重労働を防止することができます。
しかしタイムカードでは月末まで打刻しなければ労働時間が集計されないことが多いため、業務量の適切な分配を図ることができません。

・複数拠点ある場合、給与計算の際の合算がとても面倒である。

タイムカードによる勤怠管理の場合、給与計算の際には、複数拠点分のタイムカードを合算しなければならないため、とても労力がかかってしまいます。 タイムカードはそのような意味でも不便な側面があります。

勤怠管理システムで、タイムカードのデメリットを解決できます

タイムカードに以上のようなデメリットがあるとしても、他により良い勤怠管理方法がなかった頃は、結局タイムカードを使う他ありませんでした。
しかし現在では、IT技術の進歩により、勤怠管理クラウドシステムが登場しています。

勤怠管理クラウドシステムならば、以下のように、タイムカードのデメリットを解消することができます。

・スマホ等から外出先でも打刻が可能

勤怠管理クラウドシステムならば、スマホ等で外出先からでも簡単に打刻ができます。
その結果、営業職のように外出が多い社員の労働時間も正確に管理することができます。

・細かな休憩時にも簡単に打刻することができる

スマホやPCから簡単に打刻できるため、細かな休憩も労働時間に反映することができます。これによって、社員間の不公平を解消することができます。
※細かい休憩時の打刻につきましては、上位モデルのCYBER XEED就業で打刻が可能です。
>>CYBER XEED就業特長

・データ保管はクラウド上で行われるため、紙を保管する必要がない。また消失するリスクもない。

データ保管であれば紙が発生しないため、保管によって場所を取られる、あるいは消失のリスクがあるという問題は発生しません。

・ネット環境さえあれば、いつでもどこからでもその日までの集計結果を確認することができる

いつでも社員の労働時間集計結果を確認することができるため、業務の最適な分配を図ることができます。

・自動で計算されるため、複数拠点の合算が面倒という問題が発生しない

打刻したデータに基づいて自動で労働時間が計算されるため、拠点が複数あっても合算の手間という問題が発生しません。

また勤怠管理クラウドシステムでは、外出先から打刻した場合、GPS機能により位置情報を取得することが可能です。
その結果、不正な打刻を防止し、また災害時に社員の居場所を把握できるといったメリットがあります。

以上のように、タイムカードを廃止して勤怠管理クラウドシステムを導入することで、会社の勤怠管理上の問題を解決することができます。
また勤怠管理を効率化することで、会社にとって重要なサービスに時間を割くことができるようになります。この機会にタイムカードから脱却されてはいかがでしょうか。