紙を使ったタイムカードや出勤簿による勤怠管理。一見シンプルで何のムダもないように見えます。

「システムを導入してペーパーレスにするメリットがあるのか？」という疑問を感じる管理職の方も多いのではないでしょうか。

しかし、紙を使った勤怠管理には、目に見えない部分で驚くほどの人的リソースが消費されています。
勤怠管理にかかった費用を人件費に換算してみると、「当社は勤怠管理にこんなにもコストをかけていたのか！」と驚くかもしれません。

ここでは、紙を使った勤怠管理とペーパーレスの勤怠管理システムとを比較して、どれくらいのコストダウン効果があるのかを検証してみましょう。

度重なる「人手間」作業により勤怠管理の工数が発生している

およそ100人の従業員が働く製造業のA社。作業スタッフは10人程度の班に分けられており、約7人の班長が勤怠管理を行っています。

A社では多くのパート、アルバイトの従業員が働いており、それぞれが3交代のシフト制で業務にあたっています。一人ひとりの職能に基づき時給にも違いがありますし、スタッフの事情によるシフトの調整も必要です。
作業に遅滞が生じないようスタッフを適正に配備するのは班長の重要な仕事です。

A社は毎月15日を給料の締め日としており、25日が支給日となっています。職場にはタイムカードが導入されています。
タイムカードは、締め日を過ぎると班長が回収し、シフト表と比較しながら間違いなく打刻されているかどうか目視によるチェックが行われます。

締め日から2営業日以内にタイムカードをチェックして、打刻ミスなどがあればただちに修正するという作業に毎月の貴重な業務時間が割かれているのです。

タイムカードの集計作業における人件費のロスも課題

班長によるタイムカードのチェックが終わると、次は人事部または総務部の集計担当者が再確認・再計算を行います。
この段階で打刻ミスなどが発覚した場合、ただちに現場への問い合わせと事実確認をしなくてはなりません。
毎月、班長だけではなく人事部または総務部も「タイムカードの集計」という、決して生産性が高いとはいえない作業に時間を取られていたのです。

仮に、集計担当者の労働コストを1時間あたり1,500円とした場合、3日間(24時間)の作業を2人で行うと

1,500円×24時間×2人＝7万2千円

もかかっている計算になります。

これに加えて、7人の班長が2時間、タイムカードのチェックに時間を費やしたとしましょう。
班長の労働コストも1,500円／時間とするならば、

1,500円×2時間×7人＝2万1千円

これらを合計すると、

2万1千円+7万2千円＝9万3千円

A社はタイムカードの集計だけにトータル9万3千円ものコストを費やしていることになります。

タイムカードや出席簿などの書類管理保管も大変

またタイムカードにまつわる問題は人件費のロスだけにとどまりません。
タイムカードを保管する必要なところも忘れてはならないでしょう。

労働基準法第109条によれば、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」と定められています。

このため、タイムカードや出勤簿などはその月の月末から最低でも3年間は保存しておく必要があります。
A社のように100人が働く職場では、100人×12か月×3年間で、3,600枚ものタイムカードを保管しなければなりません。
オフィスは重要書類なども多く、ただでさえ圧迫されがちです。

A社と同じく、大量のタイムカードを収納する場所に頭を悩ませている企業も少なくないのではないでしょうか。

勤怠管理のペーパーレス化ですべて解決し、資料が経営データに

このような悩みを抱えるA社ですが、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」を使用してペーパーレス化を図ることが可能になります。

解決1　シフト作成時間の短縮で人件費の問題を解決

勤怠管理におけるペーパーレス化の最大のメリットとして、シフト作成時間の短縮が挙げられます。
CLOUZAでは、スタッフごとに勤務時間帯や休憩時間、休日などを入力していくだけなので、従来パソコンの表計算ソフトなどで作成していたシフト表が簡単に短時間で作成することが可能です。

直接会社の利益に結びつかない業務に従事する従業員をできるだけ減らし、経営的に重要な部門などに人材を集中して経営スピードと経営効率を高めることができるでしょう。

>>CLOUZAシフト管理機能

解決2 保管資料が経営データに変わる

さらに打刻データはリアルタイムで自動集計される機能がありますから、月半ばでも「今月の労務費の推移はどうなっているか？　先月や前年同月と比較して、生産性は向上しているか？」といった貴重な経営データが即座に把握できます。

今までは単なる「保管資料」だったタイムカードを、こうした経営データとして活用できるという点も、勤怠管理クラウドサービスによるペーパーレス化の大きなメリットといえるでしょう。
班長の負担はもちろん、人事部または総務部の作業時間も大幅に削減することが可能になります。

解決3 タイムカードや出席簿などの書類保管もなくなる

またCLOUZAを導入すれば勤怠管理をデータ上で行えるようになるため、タイムカードの保管問題も解決します。

データそのものはタイムカードと同様に3年間の保存が必要ですが、タイムカードのように物理的に保管スペースを圧迫するというような心配がなくなります。

勤怠管理作業には既存のパソコンなどを利用できるため、新たな機器を購入する必要はありません。
クラウドなのでサーバーも不要。管理にかかる手間も省けます。

気になるCLOUZAの月額利用料は、その月に打刻した人数×200円(税抜)です。
100人の従業員が働くA社では100人×200円で2万円。初期費用及びその他の費用はかからないため、気軽に導入できるのも魅力といえるでしょう。

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