勤怠管理にはエクセルを用いる方法もありますが、その方法だと場合によっては勤怠管理が複雑化し、多くの時間を取られてしまうことがあります。

例えば、交通機関の遅延による遅刻、体調不良による早退の場合などが問題になります。また、できるだけ勤怠管理を簡易化しようと、15分単位で管理する会社もありますが、これには重大なリスクが含まれています。

そこで今回は、勤怠管理や労務をを安全かつ効率的に運用するために、勤怠管理クラウドサービス「CYBER XEED就業」について紹介いたします。

労働時間の管理が毎日15分単位、タダ働きになってしまうリスク

さて冒頭でも述べたように、勤怠管理の簡易化などの目的から、15分単位での勤怠管理を採用している会社があります。
そのような会社では、勤怠管理の運用方法として、例えば9時1分に出社した場合、勤怠管理上は9時15分から就業したことにしている、また18時59分まで残業した場合に18時45分まで残業したことになっている、といったようなやり方が少なくありません。

しかしこれは法律上問題があります。
なぜならば、9時1分から9時15分、18時46分から18時59分までそれぞれ働いている以上、その間の賃金や残業代を支払わなければならないのに、その部分が切り捨てられてしまっており、違法となってしまうからです。

違法だといわれても1分単位での勤怠管理は、集計をより複雑にさせます。
その点、勤怠管理システムを使用すると集計が自動化されるため、おすすめです。

交通機関の遅延による遅刻、体調不良による早退の勤怠管理方法

勤怠管理のお悩みとして多く上げられるのが、交通機関の遅延による遅刻及び体調不良による早退の場合の勤怠管理方法についてです。それぞれどのような扱いをすれば良いのでしょうか。

まず交通機関の遅延による遅刻について、例えば電車の遅延により、本来ならば定時に間に合うよう出勤できるはずが、定時に遅れて出勤した場合を考えてみます。
これについて、電車の遅延という理由にせよ、実際に定時から働けていないのは事実であることから、遅刻扱いとして賃金を控除しても、法律上問題はないと考えられます。

しかし一般には、「遅延証明書を持って来れば遅刻扱いにしない」という運用をしている会社が多いという印象があります。特にひどい遅延の場合は、時間に余裕をもって家を出たとしても間に合わないこともあり得るため、こういった対応の方が、社員の納得を得られるかもしれません。

いずれの方法を用いるにしても、運用時に混乱が生じないよう、自社ではどのような扱いをするか、就業規則等に明記し、社員に周知しておくことが大切と言えそうです。

次に体調不良による早退について、例えば9時に出勤後、10時まで働いた後、体調不良により早退した場合を考えてみます。
まずは通常の早退として扱い、働けなかった時間の全てを、給与から控除する方法があります。
さらに、半日単位の有給制度を導入している場合であり、かつ従業員が半日の有給取得を望む場合は、午前中を出勤扱いにし、午後から有給扱いにすることも考えられます。その場合、午前のうち働けなかった時間数については、給与から控除をすることになります。

遅刻・早退などの勤怠管理をエクセルでする場合

以上のように遅刻や早退があった場合、勤怠管理上複雑な処理が必要となることがあります。
これをエクセルで処理しようとすると、関数を用いた計算が必要になる等、とても面倒な処理が必要になりかねません。
その点、このような複雑な事案であっても、勤怠管理システムクラウドサービス「CYBER XEED就業」であれば、簡単に処理することができます。

「CYBER XEED就業」とは
CYBER XEED就業は、企業の運用ニーズに合わせたカスタマイズが可能な就業管理システムです。
様々な勤務形態、雇用形態に柔軟に対応。また、Web上からの入力や、FeliCa、スマートフォン、指静脈認証など、様々な入力方式に対応可能です。
タイムカードの打ち忘れがあった場合、翌日メールアラートを送るなどの機能も搭載。
遅刻・早退・休暇・交通機関遅延による遅刻等の届出申請承認業務のワークフローをWeb上で行っていただけます。
さらに就業時間の集計結果は、CSV形式のデータファイルとして、お客様が現在ご利用中の給与システムと連携が可能です。これにより給与計算の手間を大幅に削減することができます。

また、同シリーズの給与計算アウトソーシングサービス、人事管理クラウドサービスを組み合わせていただければ、データの一元管理が可能となります。

従業員のタダ働き、サービス残業を避けるためにも、「CYBER XEED就業」で勤怠管理を安全かつ効率的に運用されてはいかがでしょうか。
その他、CYBER XEED就業について詳しくはこちらをご覧ください。