CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

例えば従業員数10名~20名程度等、従業員数が多くない会社では、エクセルやタイムカードで勤怠管理をされていることが多いです。

しかし実のところ、それらの方法による勤怠管理は、不便な点が多くあります。特に、事業拡大等で従業員数が増えた場合、それらの勤怠管理方法では勤怠管理の負担が大きくなってしまい、会社の核となる人事業務に割ける時間が減ってしまう懸念があります。

そこで今回は、勤怠管理を効率化することのできる勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」について紹介いたします。

 

中小企業になぜ勤怠管理システムが必要か?

中小企業では、エクセルによって勤怠管理をされていることがあります。
しかし従業員数が増えた場合を考えると、エクセルでの勤怠管理は得策とは言えません。
なぜならば、エクセルによる場合、数字を人間が入力しなければなりません。手打ちの作業がある限り、間違った数字を入力してしまったり、入力する場所ではないところに書いてしまったりなど、必ずミスは発生します。
また場合によっては、複雑な関数を用いて労働時間を計算しなければならないこともあり得ます。

勤怠管理担当者が変わったりした場合は、関数が分からず、エクセルをメンテナンスできない場合も発生します。
さらに従業員が増えてきた場合は、入力や計算が正しく行われているかという、確認作業だけで多くの時間が必要となります。

 

タイムカードでの勤怠管理におけるリスク

エクセルの他に、タイムカードによって勤怠管理をされていることもありますよね。
しかしタイムカードであっても、やはり従業員数が増えると不便な点が出てきます。
例えば、タイムカードでは打刻できる場所や個数が限られるため、出勤時に行列ができてしまう恐れがあります。
この点、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」ならば、従業員のスマートフォンから簡単に打刻ができるため、朝行列ができるようなことはありません。
また、タイムカードによる打刻は、不正のリスクもあります。

例えば、遅刻しそうなとき、すでに出社している同僚に自分のタイムカードを打刻してもらう、あるいは、残業代を増やすために自分よりも遅く退社する同僚にタイムカードを打刻してもらう等の不正行為です。
この点についても、CLOUZA ではIDとPWを入力してからの打刻やスマートフォンアプリからの打刻が可能であり、かつスマートフォンで打刻する場合は、位置情報サービスの設定をすることで打刻時の位置情報が分かるため、不正な打刻はできないようになっています。

 

クラウドで勤怠管理することで解決!

以上のように、勤怠管理クラウドサービス「CLOUZA」にはエクセルやタイムカードには無い利点が数多くあります。

主な利点を説明しますと、以下のようになります。

(1)簡単に打刻できる
前述のように、パソコンやタブレット、従業員のスマホなどから簡単に打刻ができます。

(2)計算が容易
CLOUZAでは表計算ソフトのようにわざわざ関数を組む必要がありません。従業員の打刻データは即時集計されるため、計算・確認・修正の手間を大幅に省くことができるでしょう。

(3)主要な給与計算ソフトと連携
勤怠管理クラウドサービスCLOUZAは主要な給与計算ソフトに対応しています。したがって、給与計算を大変効率的にすることができます。

(4)不正打刻の防止
前述のように、CLOUZAではIDとPWを入力してからの打刻やマートフォンアプリからの打刻が可能であり、かつスマートフォンアプリで打刻する場合は、位置情報サービスの設定をすることで打刻時の位置情報が分かるようになっています。

(5)セキュリティ性能が高い
CLOUZAに登録されたデータは、堅牢なデータサーバーで厳重に保管されます。万が一、パソコンやタブレットが壊れてしまった場合でもデータはしっかりとサーバーに記録されているので安心です。

(6)インターネット経由で日本全国どこからでもリアルタイムな勤務状況を確認可能
いつでもどこでも各従業員の勤務状況をチェックすることが可能であるため、働きすぎている社員がいる場合など、締め日前でも把握することができます。

(7) 管理画面から日々の打刻データを確認/変更可能
打ち間違いなどがあっても、管理画面から簡単に修正することができます。

(8)導入費用がかかりません
前述のように、タイムレコーダーアプリを導入すれば従業員のスマホから打刻が可能になります。
その場合、打刻用にパソコンやタブレットを購入する必要がないため、導入のための初期費用をかけることなく、効率的な勤怠管理システムを使用することができます。

その他、CLOUZAについて詳しくはこちらをご覧ください。