CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

平成30年6月29日に政府が今国会の最重要法案と位置づけた働き方改革関連法が参院本会議で可決、成立しました。

これにより、2019年4月の施行で大企業では、平均的な月の残業時間は1日当たり2~3時間が上限の目安となり、長時間労働の是正や同一労働同一賃金などを実現させるための実行計画もまとめられています。
無駄な残業をなくし、時間ではなく成果を評価する働き方を実現するために企業は、業務の効率化を図り、生産性の向上を実現していかなければいけない時代に入ったと言えます。

企業が従業員に対して適切な労務管理を行っていくことは、生産性を向上させ利益を伸ばすという視点からも重要度の高い業務です。
労務管理を取り巻く法律や世の中の考え方などが変化しているのに、企業での労務管理が何も変わらず昔ながらやり方のままでは、効率化を図ることは難しいと言えます。
企業は積極的に、時代に即した労務管理方法を柔軟に取り入れていく姿勢が求められているのです。

今回は、労務担当者の業務効率化と次世代システムの連携について解説します。

 

そもそも「労務管理」とは何ですか?

労務管理は、人事管理と合わせて、企業の経営資源である「ヒト」に関する管理を行う仕事です。
「ヒト」以外の経営資源である「モノ」、「カネ」、「情報」は、「ヒト」によって動かされることで初めてその本来の役割を果たすことができると言えるため、組織の更なる飛躍のために人事労務管理は重要なものであり、会社を存続させ大きくしていくためにも、長期的で経営者的な視点の対応が必要です。

労務管理の仕事の範囲は非常に幅広く、労働条件・就業規則等の管理、各種保険手続き、勤怠管理、給与計算、福利厚生等、従業員が仕事をしていく上での労働条件や環境、社内の規律整備などがあります。
これ以外にも、労働環境の健康や安全管理体制の視点から、メンタルヘルス・ストレスチェック対応、「充実した生活」が「質の高い仕事」を生み、「やりがいのある仕事」が「人生の満足度」を高めるために、ワーク・ライフ・バランスを推進していくことも対応していくべき事項にあげられると言えます。
また、人事管理は、採用による人材確保、人員配置の検討、研修の実施、人事考課制度の運用等があげられます。
それぞれの管理は、企業業務を支えるためのバックオフィスとして、会社の形態や規模によって、さらに細かい業務が発生します。

 

労務管理の効率化は?人的ミスや作業時間軽減するためのツール導入やマニュアル化

労務管理の場合、多くの作業を人による手作業に頼っていることが効率化を阻む原因のひとつです。

勤務時間集計作業や給与計算を行う際に発生する問題点については以下をご確認ください。

クラウド勤怠管理システムを使用して給与計算作業を効率化する!

従業員の出退勤時間の記録をシステム化し管理することで、従業員が打刻した勤怠データを給与計算に取り込みを行い、煩雑な給与支給項目については、給与計算システム側であらかじめ計算式設定を行い、自動計算させることが可能となります。
また、給与明細書をWeb配信することで、今まで従業員一人ひとりに手渡ししていた時間を省略することができます。
勤怠集計から給与計算までの定型業務の流れをスムーズに進めることが可能となります。
また、事前に登録してある各種条件にあわせて自動計算され、有給休暇付与や各種保険料の徴収漏れなど、人的な処理ミスを軽減することができます。
時間短縮し、間違いを防ぐためには、自動化やシステム化を積極的に取り入れることが重要となってきます。
ただし、人がきちんと見てチェックを行うべき作業も存在するので、その場合は、労務管理に関する手順やチェック項目が記されたマニュアル(手順書)やチェック体制を確立し、担当者が変更になったとしても、一定レベルで誰でも業務の進行が可能となります。

ツールとしての労務管理システムを導入する際に気をつけたいのが、その作業は、人が手作業でやるべき作業なのか、ツールを使用して自動化できる作業なのかを業務内容を分析して切り分けをおこなうことです。
また、自社にとって本当に必要な機能は何であるかを考慮した上で、使い勝手の良いものを選択すべきです。豊富な機能が揃った製品でも、操作が分かりづらいようであれば、現場やエンドユーザーが使いこなすことができないために、導入しても使いモノにならない・・・という結果を産むことになります。

 

システム導入を考えているのなら・・・労務管理の次世代システム「HR Tec」に着目!

「HR Tech (HRテック)」とは、クラウドやビッグデータ解析、人工知能(AI)などテクノロジーの活用によって、人事領域の業務の改善を行うソリューション群を指す言葉で、HR(Human Resources)とテクノロジー(Technology)を組み合わせた造語です。
その領域は、給与計算などの労務処理の効率化や業務改善から採用管理、従業員情報の一元管理と分析によって戦略的な人材育成と配置を実現しようとするタレントマネジメントなど、多岐にわたっています。

このような次世代システムの中には、それぞれのクラウドサービス同士のデータ連携により、業務の効率化を図ることが可能です。
ご検討されてみてはいかがでしょうか。

一例を以下にご紹介します。

「desknet’s NEO(Webグループウェア)」×「CLOUZA(勤怠管理クラウドサービス)」

「desknet’s NEO」は、誰でも直感的に操作できる画面表示等を用いて、組織内の複数のスタッフの間で情報の共有やメッセージのやり取りをスムーズに行うことができ、スケジュール管理や掲示板機能やWeb会議などが可能なグループウェアです。

「CLOUZA(勤怠管理クラウドサービス)」と連携することにより、出退勤の打刻をdesknet’s NEOのポータル画面上から1クリックで行うことができるので、グループウェアと勤怠管理システムのそれぞれにログインする必要がなくなり、リアルタイムでポータル画面から確認することが可能となります。
>>desknet’s NEOとの連携