交通費の清算は、会社の中でも不正の起きやすい分野であると言えます。実際、従業員が交通費を不正に申請する、というようなことは少なくありません。

また、不正が起きるのは交通費についてだけではありません。
例えば外出時の不正打刻やタイムカードの改ざんといったことが考えられます。

これらの不正が行われると、会社に不必要な経費が発生することになり、非常に問題です。
不正を行うような従業員がいることも当然会社にとって望ましい状況ではありません。

そこで今回は、労務管理を効率化し、勤怠の不正の機会をなくすことができる、勤怠管理クラウドシステム「CLOUZA」をご紹介します。

交通費精算における不正とは？

従業員が会社に対して行う、交通費清算における不正には、以下のような事例があります。

・交通費精算の時、最安値を申請しない

例えば当初よりも安く効率的に通勤できる経路を見つけ、その後はその経路で通勤しているにも関わらず、元のままの金額を申請しているような場合です。

・定期区間を控除しない

例えば営業や出張などの際に、自身の定期を利用することができるためその区間について電車賃がかからないにも関わらず、その区間を控除しないような場合です。

・届け出た住所に住んでいない

当初住んでいた住所から引っ越したため、通勤の走行距離や経路が変わったにも関わらず、その変更を会社に知らせずにそのまま交通費を申請しているような場合です。

以上のような不正のパターンは、通勤方法の変更を知らせるべきだと気づかなかった、控除をするのを忘れていたなど、不注意によることが少なくありません。したがって、経理担当者等が、従業員に対して、日頃から適切に注意喚起することで改善が見込まれます。

また交通費精算に関するルール及びその違反に対する罰則等を、就業規則等に明記することも有効だと思われます。
さらに研修や朝礼等の機会に、交通費精算に関するルールを指導することも考えられます。

不正問題は交通費精算だけじゃない。労務管理上の必要な不正防止策

不正が起きるのは交通費についてだけではありません。労務管理上の不正も起こりえます。
例えばタイムカードによって勤怠管理を行う場合、従業員が会社に対して行う、労務管理上の不正には、以下のような事例があります。

・外出時の不正打刻

出張の場合や、自宅から直行直帰する営業の場合、従業員はタイムカードを押すことができないため、会社はその正しい勤務時間を把握することができません。
したがってこのような場合、労働時間の管理は従業員の申請に委ねる他なく、不正が起こりやすくなります。

・タイムカードの改ざん

タイムカードを用いた勤怠管理の場合、タイムカードが改ざんされる危険性もあります。 また同僚等に協力してもらい、代わりに打刻してもらうという不正もあり得ます。

このような労務管理上の不正をなくすためには、そもそも不正する機会をなくしてしまうことが有効です。 
この点、CLOUZAならば、本人のIDカードやスマホから出社・退社時刻を登録することが可能であり、かつスマートフォンで打刻する場合は、位置情報サービスの設定をすることで打刻時の位置情報が分かるようになっています。

これにより、会社外でも打刻が可能になり、かつ位置情報によって場所を補足することもできるため、不正防止に役立ちます。
また打刻できる場所を限定したい場合は、所定のパソコンからのみ出社・退社時刻を登録できる設定にすることも可能です。

複雑な労務管理は、システム導入で管理工数を削減

勤怠管理クラウドシステム「CLOUZA」の利点は、不正防止だけではありません。

1.簡単に打刻できる

出張の場合や、自宅から直行直帰する営業の場合、従業員はタイムカードを押すことができないため、会社はその正しい勤務時間を把握することができません。
したがってこのような場合、労働時間の管理は従業員の申請に委ねる他なく、不正が起こりやすくなります。

2.計算が容易

CLOUZAでは表計算ソフトのようにわざわざ関数を組む必要がありません。従業員の打刻データは即時集計されるため、計算・確認・修正の手間を大幅に省くことができるでしょう。

3.セキュリティ性能が高い

CLOUZAに登録されたデータは、堅牢なデータサーバーで厳重に保管されます。万が一、パソコンやタブレットが壊れてしまった場合でもデータはしっかりとサーバーに記録されているので安心です。

4.インターネット経由で日本全国どこからでもリアルタイムな勤務状況を確認可能

いつでもどこでも各従業員の勤務状況をチェックすることが可能であるため、働きすぎている従業員がいる場合などはいち早くそれを把握することができます。

5.管理画面から日々の打刻データを確認／変更可能

打ち間違いなどがあっても、簡単に修正することができます。

6.導入費用がかかりません

前述のように、タイムレコーダーアプリを導入すれば従業員のスマホから打刻が可能になります。
その場合、打刻用に多くのパソコンやタブレットを購入する必要がないため、導入のための初期費用をかけることなく、効率的な勤怠管理システムを使用することができます。

「CLOUZA」には以上のようなメリットがあるため、労務管理の効率化したとのお声を多くいただいています。実際に使われた方のご感想については、以下のページをご覧ください。 
>>CLOUZA導入実績

またCLOUZAは主要各社の給与計算ソフトと連携しているため、勤怠管理だけでなく、給与計算も効率化することができます。
これを機に、勤怠管理クラウドシステム「CLOUZA」を導入し、複雑な勤怠管理をシステム化されてはいかがでしょうか。