CLOUZA COLUMN

勤怠管理コラム

社員を採用した際に必要となる入社手続きは、経営者・総務・人事労務担当者が必ず知っておかなければならない業務です。
入社した社員が安心して働けるように、会社は必要な書類の準備や社会保険(健康保険や厚生年金保険)、雇用保険の手続きを期日までに速やかに行わなければなりません。
今回は入社前の準備や必要書類、社会保険や雇用保険などの手続き方法について解説します。

 

入社前の準備と必要書類

内定者の入社が決まった場合、速やかに入社案内の手続きに取り掛かる必要があります。
認識相違によるトラブルを回避するための一般的な入社前の準備と必要書類は次のとおりです。

1.労働条件の確認と決定

採用が決まった社員の雇用形態(正社員・契約社員・パート・アルバイトなど)、労働時間や日数・職種・仕事内容・給料など入社する社員の労働条件を一つ一つ確認し、決定します。
労働条件は採用通知書(内定通知書)や雇用契約書(労働条件通知書)に記載する必要がありますので、間違いや漏れがないように注意が必要です。

2.採用通知書(内定通知書)、入社承諾書、入社時の誓約書の発送

(1)採用通知書(内定通知書)
正式に採用をお知らせする書類です。
基本的には以下の内容が記載されていれば問題ありません。

 

  • 入社年月日
  • 勤務地
  • 配属予定先(部署)
  • 労働条件
  • その他会社が連絡したい事項
  • 会社の問合せ先
(2)入社承諾書
内定者の入社意思を確認するための書類です。
この入社承諾書により、入社意思の確認が確実にできると共に万一入社を辞退された時に求人を出すなどリカバリー対応のスピードも変わります。
(3)入社時の誓約書
入社後のトラブルを抑制する役割があり、在職中に業務上知り得た会社の秘密情報・機密情報・個人情報などについて、その使用や第三者への開示、漏洩しないことを誓い、誠実に勤務することを約束する書面です。

一般的には、これら3点の書類を内定者に返信用封筒を添えた上で郵送し、署名・捺印後返送を依頼します。

 

3.雇用契約書(労働条件通知書)の作成と締結

内定者の署名・捺印がされた入社承諾書、誓約書が届いたことが確認できたら、雇用契約書(労働条件通知書)の作成に取り掛かります。
労働基準法第15条に基づき、以下の内容を必ず記載し、会社控えと本人控えの2部を用意した上で、署名捺印を双方で交わしたのち、各々1部保管します。

  • 労働契約の期間に関する事項
  • ※契約期間がある場合はその期間、ない場合にはその旨
    ※契約期間がある場合は更新の有無および更新の基準

  • 就業の場所に関する事項
  • 従事する業務に関する事項
  • 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換(交替期日あるいは交替順序等)に関する事項
  • 賃金、賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切り・支払の時期に関する事項
  • 昇給に関する事項
  • 退職に関する事項
  • ※解雇の事由も記載

また、入社日までに社員証、制服、名刺、机・椅子・電話・パソコンなどの備品を確保しておくことも必要です。

 

社員に提出してもらう入社手続きに必要な書類

入社手続きでは、社員に提出してもらう書類が以下のとおり多数あります。
入社が決まった場合は速やかにお伝えし、入社日までに入手しましょう。

 

入社時に必要な社会保険や雇用保険などの手続き

会社がまず対応すべきは、社会保険や雇用保険、住民税の手続きです。
手続き方法については次のとおりです。

社会保険(健康保険、厚生年金保険)の手続きについて
会社(事業所)単位で社会保険の適用事業所となり、その事業所に常時使用される人(事業主のみの場合を含む)は、国籍や性別、賃金の額等に関係なく、すべて被保険者となります。(原則として、70歳以上の人は健康保険のみの加入となります。)

 

社会保険の手続きは、日本年金機構の都道府県ごとの事務センターまたは管轄の年金事務所に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出することで、入社した社員が健康保険と厚生年金保険の被保険者の対象として認められます。

 

提出期限は雇用開始から5日以内であり、配偶者や子どもの有無や年金受給の有無を確認します。
その際、配偶者や子どもがいる場合「健康保険被扶養者(異動)届」を同時に提出します。
社員の配偶者が「国民年金の第3号被保険者」である場合、被扶養者(異動)届の3枚目にある、「国民年金第3号被保険者該当届」も合わせて提出します。

雇用保険の手続きについて
雇用保険は、俗に「失業保険」と呼ばれる社員が失業した際の基本手当を受け取るための重要な保険です。

 

雇用保険の手続きは、「雇用保険被保険者資格取得届」を事業所管轄のハローワークに社員を雇用した日の翌月10日までに提出します。
合わせて、「賃金台帳」、「労働者名簿」、「出勤簿」などの添付資料が必要です。
前職がある中途採用者で雇用保険に加入していた場合には、「雇用保険被保険者証」の提出を依頼する必要があります。

 

雇用保険は1週間の労働時間が20時間未満、または継続して31日以上雇用する見込みがない社員は雇用保険の対象にはなりませんので、手続きは不要です。

住民税について
住民税の手続きは、「普通徴収(社員が直接居住する自治体に納付)」あるいは「特別徴収(会社の給料から控除する)」の二つの方法がありますが、原則は特別徴収の方法にて会社が手続きをする必要があります。

 

会社に各自治体から「納税通知書」が送られてきますので、記載されている住民税額を毎月控除し、納付しなければなりません。

>>日本年金機構 従業員を採用したときの手続き

>>厚生労働省 事業主の行う雇用保険の手続き

>>東京都主税局 特別徴収推進ステーション

 

まとめ

今回は会社が対応すべき入社時の手続きについて解説しましたが、いかがでしたか。

社員を雇用した際は、さまざまな手続きを正しく速やかに行う必要があります。
雇用保険や社会保険の加入に関する手続きなどをしっかり済ませることで、社員が安心して働くことのできる環境を作り、仕事に一早く集中できる社員へと導くことも重要な人事労務の業務の一つです。

漏れやミスが無く、スムーズな入社時の対応ができるよう今一度再確認してみてはいかがでしょうか。

【原稿執筆者】
社会保険労務士法人ユニヴィス 社会保険労務士
池田

 

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