勤怠管理を効率化し診察に専念できる体制を確立！

CLOUZA導入前の課題を教えてください

西村友香様（獣医師）：開業してからの数年間は、紙の出勤簿にスタッフ自身が手書きで出退勤時刻を記録していました。労働時間の集計作業に煩わしさはありましたが、当時はスタッフが少なかったので、事務作業もそれほど苦ではありませんでした。

大変になってきたのは人が増えて、シフトにも様々なバリエーションが出始めてからです。特に残業の集計が大変で、スタッフ複数名分の残業時間を1人で集計していると時間もかかりますし、計算ミスをすることもありました。私には労務管理の経験がないので、有給休暇の管理なども大変でした。

西村力也様（院長・獣医師）：彼女自身も獣医師で、しかも当院で唯一、エキゾチックアニマルを専門とする先生です。本来なら事務作業ではなく、本業である診察に集中してもらいたいところでしたが、少ない人員で医院を切り盛りするため、仕方なく事務作業を頑張ってもらっていました。 開業から数年が立ち、スタッフが増えてきたこと、また、法人化を検討していたこともあり、労務管理の体制を整えるために勤怠管理システムの導入を考えるようになりました。

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

西村友香様：法人化に向けて先行して「弥生給与」（※）を導入していたので、弥生給与とデータ連携ができるという条件で勤怠管理システムを探しました。当初はタイムレコーダーの導入も考えていましたが、1台数万円と導入費用が高かったので、すでにあるパソコンを使って打刻ができる、クラウド型の勤怠管理サービスに候補を絞ることにしました。

※「弥生給与」は弥生株式会社のソフトウェアです。

「弥生給与と連携可能」「クラウドサービス」という条件を満たすサービスは他にもありましたが、新興企業が提供するものがほとんどでした。データをクラウドに預ける以上、社歴が長く、経営的にも安定している会社が良かったので、アマノグループのCLOUZAを試してみることにしました。

「CLOUZAはサポートセンターの対応が良い」「電話が繋がりやすい」というネットの口コミも参考にしました。私たちの場合、労務管理の経験を持つスタッフが誰もいないので、サポートの評判が良いというのは安心できる材料でした。

CLOUZAの1ヶ月無料体験はいかがでしたか？

西村友香様：私たちにもちゃんと使えるサービスかどうかを無料体験でしっかりと確認したいと思っていました。初期設定には不安がありましたが、サポートセンターの方が優しく一緒に設定を行ってくれたので、その点はまったく問題ありませんでした。

打刻画面がシンプルでわかりやすいので、スタッフもすぐに利用できました。出勤した後、途中で外出休憩に入るパートの方もいるのですが、その方もスムーズに「出勤」→「外出」→「戻り」→「退勤」と操作でき、問題なく利用することができました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

西村友香様：パソコンのブラウザにCLOUZAをブックマークしています。スタッフは出勤するとCLOUZAにアクセスして打刻をします。労働時間の集計はリアルタイムに行われているので、以前のように電卓で計算する必要は一切なくなりました。

私は普段診察で忙しいので、勤怠データのチェックは月末にまとめて行っています。CLOUZAの管理画面は打刻忘れを赤く表示し、二重打刻を一覧で表示してくれるので、チェックすべきところが視覚的にわかります。その部分だけスタッフに直接確認をして修正を行います。

勤怠データの確認が終わり、締め作業を行った後は、弥生給与にデータをインポートして給与計算を行います。CLOUZAの出力データを基にして、弥生給与から出る給与明細に有給休暇の残日数などを表示することができます。以前は「有給休暇の残日数を教えてほしい」とスタッフから問い合わせを受けるたびに調べていましたが、その手間もなくなり助かっています。

複数のシフトをCLOUZAでどのように設定されていますか？

西村友香様：当医院には正社員が3名、パートスタッフが5名います。パートスタッフのシフトは終日勤務や午前勤務・午後勤務があり、終業時間も17時の場合、18時の場合とさまざまです。

CLOUZAは、シフトごとに定時や休憩時間、時刻のまるめ単位など細かく設定できるので、人が増えて新しいシフトができるたびにシフト設定を追加していきました。最初の頃はCLOUZAのサポートセンターに教えてもらいながらシフト設定していましたが、今では自分たちで登録を行っています。現在合計8つのシフトが登録されています。

西村力也様：動物病院は午前の診察と午後の診察の間、2～3時間受付窓口を閉めているところがほとんどです。そのため、スタッフの勤務時間や休憩時間が一般企業と違い変則的であるケースが多いのではないかと思います。CLOUZAは変則的なシフトでも事前に登録しておけば、労働時間の集計に自動的に反映してくれるので、私たちのような動物病院にはとても助かります。

CLOUZA導入の効果を教えてください

西村友香様：CLOUZAを導入してから、月末の勤怠締め作業・給与計算作業は2時間程度で終わるようになりました。もし今と同じスタッフの人数で、以前のように紙の出勤簿で管理をしていたら、締め作業に丸1日以上かかっていたかもしれません。

少し前に年金事務所の調査があり、従業員の勤務実績を提出するよう言われたのですが、その時はCLOUZAのPDF帳票をそのまま提出することで対応できました。これも以前の紙の出勤簿だったら、対応に相当な時間がかかっていたはずです。

西村力也様：CLOUZAのおかげで、彼女の貴重なリソースを事務作業ではなく診察により多く充てることが可能になり、診察を回すことがだいぶ楽になりました。エキゾチックアニマルの診察を多くこなせるようになったので、飼い主様にも喜ばれているのではないかと思います。

CLOUZAは、他の動物病院にもお薦めできる勤怠管理サービスですか？

西村友香様：十分お薦めできるサービスだと思います。私たちもそうでしたが、動物病院には労務管理の知識や経験がある人が少ないのではないかと思います。CLOUZAは操作方法がとてもシンプルですし、サポートセンターも親切で丁寧なので、知識や経験の不足を補えると思います。

今あるパソコンやタブレットで打刻できるので、初期投資がほとんどかからないのも良いですね。災害や故障などでパソコンがダメになっても、クラウド上にデータが残っているので、その点でも安心だと思います。