TimeP@CKを組み合わせ勤怠管理をスムーズに！

CLOUZA導入前の課題を教えてください

ユー花園は本社オフィスを中心に、4つの支社と、5つのフラワーショップ、8つのホテル内店舗から構成されています（※2020年4月時点）。従業員は関連会社やパートタイムの方もあわせると500名近くとなり、全ての人の勤務状況をリアルタイムに把握できないことが長年の課題でした。

ユー花園様は、一般的なオフィス環境の本社・支社の他、フラワーショップ、ホテル内店舗などの店舗拠点が13拠点あります。（写真：ユー花園下北沢本店）

以下の図は、以前の勤怠管理の仕組みです。本社および4つの支社にアマノ社製タイムレコーダー「TX-300」を設置し、打刻情報をリアルタイムに本社の「TimePro-XG」に連携していました。

問題は、フラワーショップとホテル内店舗における勤怠管理でした。店舗には通信機能を持たない紙カードタイプのタイムレコーダーを設置していたので、月次の勤怠締めのタイミングに、打刻データを担当者にメールで送付してもらう必要がありました。

また、従業員の中にはイベント会場に直行直帰することが多い職務内容の者もおります。彼らはタイムカードに打刻ができないため、自己申告でタイムカードに出退勤時刻を手書きで記入してもらい、月次の勤怠締めのタイミングで集計していました。

しかし、この管理方法では、勤務状況の把握が常に後手を踏むため、適切な労務管理ができませんでした。この状況をなんとか脱したいと考えていました。

勤怠管理の課題を解決するため、どのような方法を検討されましたか？

目指したのはリアルタイムの勤怠管理です。本社の管理部門はもちろん、店舗の管理職が所属従業員の勤務状況を週単位でチェックし、翌週のマネジメントに活かせることを目標にしました。

仕組みとしてまず検討したのは、フラワーショップやホテル内店舗にも、支社と同じ「TX-300」を設置することでした。しかし、13を超える拠点すべてに同じ機器を配備するのは、インフラ面の手配も含めて非常にコストがかかります。「TX-300」以外にも、コストがネックとなり導入を断念した仕組みはいくつかありました。

新たな勤怠管理システムを導入し、PCで出退勤の打刻を行う方法も検討しました。しかし、当社では全従業員に個人用PCが割り当てられているわけではありません。共用PCを利用する事も検討しましたが、店舗においてPCや勤怠管理システムが適切に取り扱われるか不安がありました。

解決策がない状態が長く続いていましたが、2013年にCLOUZAがリリースされた時、「これなら課題を解決できるかもしれない」と思い、検討を始めました。

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

まず、打刻端末が選べる点が魅力的でした。CLOUZAは個人所有のスマートフォンはもちろん、タブレットやPCでも打刻ができます。1名からでも利用が可能で、サーバー購入等の準備も必要ありません。当社の課題を解決できる仕組みが、低コストで構築できる点を評価しました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

早速、直行直帰が多い従業員4～5名を対象に、CLOUZAのトライアル利用を始めました。1ヶ月間の無料体験に申し込み、ナビに従って設定を行い、自分のスマートフォンで利用を試してみました。その後、現場に展開しましたがインターフェースもわかりやすいので、現場からは特に抵抗もなくスムーズに乗り換えることができました。

その後、店舗スタッフ全員をCLOUZAのスマートフォン打刻に切り替えることも考えたのですが、利用者数があまりに多くなるため、不正打刻のチェックなど管理が追いつかないだろうということで、店舗では引き続き以前の方法を続けることにしました。

その状況を変えるきっかけとなったのが、ICカードで打刻ができるTimeP@CKのリリースです。TimeP@CKの勤怠データはCLOUZAに連携することができ、本社からでもリアルタイムに打刻データを確認することができます。そこでCLOUZAとTimeP@CKの併用を検討することにしたのです。

店舗スタッフの場合、他の店舗をヘルプするため、出勤時の店舗と退勤時の店舗が異なるケースが多々あります。ICカードを使ったTimeP@CKでの打刻なら、店舗スタッフのヘルプ移動などフレキシブルなワークスタイルにも対応できます。こうして出来上がったのが、現在の勤怠管理の仕組みです。

店舗内のTimeP@CKで打刻をしても、スマートフォンを使いCLOUZAタイムレコーダーで打刻をしても、そのデータはリアルタイムにCLOUZAに集約されます。こうすることで、支社、フラワーショップ、ホテル内店舗も含めた「リアルタイムの勤怠管理」を実現することができました。

CLOUZAは、社員様にスムーズに受け入れられましたか？

各店舗の管理職には、CLOUZAの勤怠データ集計画面を適時確認してもらい、打刻忘れのチェックや、勤務情報の修正作業をしてもらっていますが、こちらが想定したほど問い合わせは発生しませんでした。

操作マニュアルを作って配布したことが影響しているかもしれませんが、元々CLOUZAの操作方法やインターフェースがわかりやすくできているのだと思います。また、仮にわからない点があれば、CLOUZAのサポートセンターに問い合わせることを推奨しています。

サポートセンターの対応がしっかりしているのは、アマノグループの素晴らしいところだと思います。もし仮に、サポートセンターが繋がりにくい、問題が解決しない、という事であれば、問い合わせは私のところに殺到していたはずです。当社にとって、サポートセンターの対応品質が良いことはサービスを利用する上で重要なポイントでした。

今後のCLOUZAに期待することはありますか？

例えば、TimeP@CKに打刻をすると、CLOUZA上のデータを自動参照して、その人の累計残業時間をTimeP@CKの液晶画面に表示するなど、TimeP@CKとCLOUZA間で双方向の通信機能があると良いですね。

現在、そういったチェックや従業員へのアナウンスは管理職の者が担当しています。この作業をシステムが自動で行い、出勤時あるいは退勤時に、従業員に意識付けまでしてくれるようになれば、働き方改革もより浸透していくのではないかと思います。