店舗の勤怠管理を効率化し月末業務の繁忙を解消！

CLOUZA導入前の課題を教えてください

40名近くいる店舗スタッフの労働時間の集計にとても苦労していました。以前は各店舗に設置したタイムレコーダーでタイムカードに打刻をして、これを手作業で集計していました。まず各店舗の店長がスタッフ全員分の集計をし、そのデータとタイムカードの原本をエリアマネージャーが回収してチェックし、それを本部に郵送して最終チェックを行います。

集計データに不備や不明な点があると、本部→エリアマネージャー→店長→スタッフへと確認が下りていきますが、これにはものすごく時間がかかります。月末・月初は売上の締め作業などがありエリアマネージャーや店長はただでさえ忙しい状況なのに、こういった確認作業に時間を取られていました。残業も発生していましたし、月末・月初の事務作業がもう少し楽にならないものかと不満の声も聞こえていました。

2019年に10店舗目をオープンしたタイミングで、こういった状況を抜本的に改善しようと勤怠管理の効率化を進めることにしました。

CLOUZAをお選びいただいた決め手は何でしたか？

当初は労働時間の自動集計ができるタイムレコーダーを購入し、これを全店舗に置くことを考えていました。しかし、タイムレコーダーを購入しなくても今ならもっとスマートで便利な方法があるのではないかと思い、インターネットで検索しました。

そうして見つけたのがCLOUZAです。WEBサイトを見る限り、操作がすごくカンタンそうで、これなら店舗スタッフも問題なく使いこなせるだろうと思いました。

タイムレコーダーが不要でPCやスマートフォンがあれば利用できるところや、WEBサイトからすぐに申し込みできるスピーディーなところも魅力でした。導入は1日でも早い方がいいと思い、即決でトライアル申し込みを決めました。

CLOUZAの1か月無料体験はいかがでしたか？

勤怠管理や給与計算業務は以前から私が1人で担当しています。CLOUZAの無料体験申し込みをした後、初期設定でいくつかわからないことはありましたが、サポートセンターの方がとても丁寧に対応してくれたので問題なく利用開始できました。サポートセンターはいつ電話しても待たされることなくすぐに対応してくれるので、すごく助かっています。

初期設定が終わると、早速全店舗で利用したいと思い、エリアマネージャー、店長たちにメールをして、操作方法とあわせて「これからCLOUZAを使います」と伝達しました。

使い方がわからないという問い合わせはほとんどなかったです。「これならミスなく使えそうです」と店舗スタッフからは好意的な反応がありました。トライアル申し込みをしてから数日後には全店舗で利用開始することができました。

CLOUZAの利用方法を教えてください

出勤・退勤時の打刻は、各店舗に設置しているPCでCLOUZAにアクセスして行っています。スマートフォンでの打刻も考えたのですが、店舗にいなくても打刻ができてしまうため、不正を防止するためPCでの打刻のみ認めています。

打刻忘れなどなんらかのミスがあると画面にエラーが表示されるので、各店長はエラーが出ていないかを毎日チェックして、その都度対応しています。月末になると店長とエリアマネージャーがエラーを含めすべての勤務状況をチェックし、月初第1営業日の午前11時までに勤怠を確定させます。

その後は本部で最終チェックを行い、問題がなければ「弥生給与」（※）に取り込む勤怠データを出力するという流れです。

※「弥生給与」は弥生株式会社のソフトウェアです。

「年次有給休暇管理オプション」「申請承認ワークフローオプション」はどのように利用されていますか？

以前は、年次有給休暇の残日数だけを「弥生給与」で管理していました。スタッフには私から定期的に有給休暇の残日数を個別連絡して、有給休暇を使用したいスタッフには紙の「有給休暇申請書」を提出させていました。アナログなやり方だったので、有給休暇残日数を管理する手間、連絡する手間、申請する手間が発生していました。スタッフも紙での申請は煩わしかったと思います。

CLOUZAの「年次有給休暇管理オプション」と「申請承認ワークフローオプション」を導入してからは、有給休暇に関連する事務作業は自動化できました。

有給休暇の付与や利用にともなうシステムへの反映など、管理はCLOUZAが自動で行いますし、残日数の確認もCLOUZAにアクセスすればカンタンにわかります。当社では有給休暇申請についてのみスマートフォンでの利用を認めています。紙の申請書類を送付する手間がなくなったので、以前と比べて有給休暇を取得しやすくなっていると思います。

CLOUZA導入の効果を教えてください

まずは月末・月初の給与計算業務が格段に早くなりました。労働時間はCLOUZAが自動集計してくれるので、あとはエクスポートした勤怠データをそのまま「弥生給与」にインポートするだけです。スタッフ約40人分の給与計算を2時間程度で一気にできるようになりました。

以前なら給与計算は丸1日がかりの作業でした。タイムカードの集計データにミスがあれば現場に確認する手間もありましたし、集計データを「弥生給与」にインポートできるよう整える作業もありました。店舗の方でも、労働時間の集計作業はベテランスタッフが電卓片手に30分間集中して取り組む必要がありました。月末に業務負荷が集中することへの不満もCLOUZA導入である程度解消されていると思います。

CLOUZAによって不要な残業が抑止されたことも効果の一つです。「不要な早出や残業はしないように」とスタッフには指示していましたが、以前のタイムカード管理では出勤・退勤の確認がリアルタイムにできなかったため、チェックの目が届きにくく、残業がこっそり行われていました。

CLOUZA導入後は、店長、エリアマネージャー、代表の私が、全スタッフの勤務状況をすぐに確認できるようになったので、「隠れて残業をしてもすぐにチェックされる」という事実が抑止力となり、以前のような不要な残業がなくなったのではないかと思います。

不要な紙の出力、保存がなくなり、ペーパーレス化も進んでいます。以前はタイムカードの原本を保管しなければいけませんでしたが、CLOUZA導入後はすべてのデータがクラウド上に保存されているので、必要なデータはその都度出力すれば対応できるようになりました。

CLOUZAは、他のアパレルショップにもお薦めできる勤怠管理サービスですか？

当社は利用開始からもうすぐ1年になりますが、機能面でもサポート体制面でもCLOUZAには良い印象を持っています。経費面に余裕のあるショップならば導入を十分にオススメできるサービスです。

個人的には「シフト管理」機能が改善されれば、もっと使い勝手が良くなると期待しています。当社は変形労働制を採用しているので、変形労働制に対応したシフト作成にはぜひ対応いただきたいです。当社のように多店舗展開しているサービス業にはニーズのある機能だと思うので、開発を検討してもらえれば幸いです。

※記載内容は取材当時のものです。